Reactie: Wat dhr Hoetmer hier eigenlijk wil zeggen is: vergeet het belang van een goede planning niet. Hij verwijst naar een artikel waarbij de focus in wezen niet zozeer ligt op het afschaffen van todo-lijsten maar het beter waarderen van een goede planning.
Todo-lijstjes werken prima, maar het is een kortetermijnoplossing om chaos te voorkomen. Ben je daarentegen in staat om je todo-lijst te combineren met je planning, dan heb je een heel effectief middel om efficiënter te werken.
Ook met elektronische todo-lijsten en planning, is het gewoon een kwestie van 'the problem resides between computer screen and chair'. En daar moet je het probleem ook aanpakken.
This is 'a first': dat ik het niet met je eens ben ;-)
Als onverbeterlijke enthousiasteling (en daarmee behoorlijke chaoot) heb ik de afgelopen maanden veel gekeken naar hoe ik wat kan met die chaos en dat drukke hoofd. Inmiddels ben ik een volledige GTD-groupie.
Ik geloof er absoluut in dat:
1. Je je hoofd pas goed kan gebruiken als je werkelijk alle aandacht hebt voor wat je op dat moment doet;
2. Dat een voorwaarde daarvoor is dat je het vertrouwen moet hebben dat wat je op dat moment doet ook het juiste/gewenste is;
3. En dat je daarvoor een taken-/remindersysteem moet hebben waar je volledig op vertrouwt.
(4. En nog een laatste: multitasken bestaat niet, hooguit heel snel achter elkaar dingen doen...)
Resumé: er is maar 1 manier om echt effectief (en leuk) te werken en dat is zorgen voor een goed persoonlijk systeem. Het systeem van David Allen is hiervoor in mijn optiek zeer zinnig, logisch en doorwrocht (en, in tegenstelling tot wat mensen - waaronder ik in het begin- denken absoluut niet ingewikkeld of veel werk).
Voor de sceptici: kijk een paar filmpjes van David Allen (of nog beter, luister zijn seminar) en oordeel zelf.
Reactie: Het komt inderdaad voor dat verkopers de gatekeepers niet betrekken in het proces om de beslisser te overtuigen van de noodzaak. Dat is niet handig. Aan de andere kant, zijn er ook wel gatekeepers die zich nauwelijks verdiepen in het gesprek. Wellicht is het aanbod of de zaak waarvoor gebeld wordt, wel degelijk interessant en wordt de beller te snel afgekapt. Helaas is dat het vaak geval bij antwoordservices. Afkappen dat gesprek, dan hebben we ook weer wat verdiend.
Reactie: Als je fris de dag begint met het lijstje EERST de moeilijke en urgente zaken oplossen. Als je wat vermeoid ben wat routine en dan weer moeilijk.
Reactie: Wat je ook gebruikt papier, digitaal, secretaresse (ja ze zijn er nog) of je eigen geheugen...(ook een optie) het staat of valt met het doen, je moet het zelf doen!
Reactie: Het maken van een lijstje is slechts een onderdeel van een groter geheel dat we Time Management noemen. Het gaat hierbij eigenlijk niet om het managen van tijd maar het managen van jezelf; maar dat terzijde. Het maken van een lijstje, digitaal of anderszins, werkt inderdaad niet als je niet de discipline kunt opbrengen om er consequent mee aan de slag te gaan. Mogelijk dat de link naar het volgende artikel aanvullend kan werken op de discussie. http://www.rentapen.nl/in-vijf-stappen-de-tijd-de-baas/
Reactie: Erg goed artikel in Harvard business review. De spijker op zijn kop. Acties gewoon direct inplannen in je agenda, zodat je door kunt werken en steeds weet waar de ruimte in je agenda zit.
Reactie: Ook ik ben het volstrekt oneens met de kop van het artikel. To do lijstjes zowel papieren of electronische werken wel degelijk. Het schept rust en overzicht. Voeg daarbij een reele planning en het werkt prima. Waar het mis kan gaan, is wanneer je zelf niet de discipline hebt om je aan het lijstje en de gestelde prioriteiten te houden. Dan werkt een to do lijstje inderdaad niet.
Reactie: De meest simpele oplossing om ervoor te zorgen dat mensen mee willen gaan in een verandering, is hen vooraf te betrekken bij het maken van plannen hierover. Geef mensen invloed op wat zij straks zelf moeten veranderen. Dat werkt vele malen beter dat het van bovenaf opleggen van managementvisies, die vaak niet stroken met de praktijk waarin de werknemers zich bevinden.
Reactie: To do lijsten werken alleen als je continue de to do lijst vult en continue prioriteiten stelt wat je wanneer gaat doen. Laat je één van deze zaken verslappen, dan werkt het niet meer. Feit is dat je de hele dag door afgeleid wordt door bijvoorbeeld collega's of klanten. Elke keer opnieuw prioriteit stellen wat ga ik nu doen?
Kortom: het ligt volledig aan jezelf. Leuke methode voor zowel papier als digitaal: Getting Things Done methode.
Reactie: Een melding van mijn elektronische agenda klik ik regelmatig weg, als ik ergens mee bezig ben. Dus lang leve de lijstjes.
Prioriteiten moet je altijd stellen en inderdaad als je het niet voor elkaar krijgt met lijstje, moet je wellicht gaan nadenken of je wel op de juiste plek zit.
Reactie: Rond de jaarwisseling heb je ook van die adviezen en de 'to ignore list' vond ik ludiek genoeg om uit te proberen. Maar helaas hebben de mensen die op je to ignore list komen zelf nog de to do list en gaan ze je toch achter de broek aan zitten. Maar we houden vol.
Reactie: Heel grappig dit artikel, want ik ben juist vorige week aan To-Do-lijstje begonnen i.p.v. tijdverantwoording. En het werkt uitstekend voor mij!
Ik snap ook niet de stelling dat een agendaplanning met alarmeringsfunctie, de indeling van het werk kan verbeteren. Ben je net lekker met iets bezig, gaat er een signaal dat je snel over moet stappen op een andere taak. De andere taak maak je dus vaak maar half af en hup, weer verder een andere taak voor de helft te doen. Dat lijkt mij nu juist erg stressvol en inefficiënt. Het is in ieder geval niet erg flexibel.
Met een to-do-lijstje hoef je simpelweg alleen aan of af te vinken wat je hebt afgemaakt. Je hoeft een dergelijk lijstje ook niet aan het begin van de dag helemaal vol te plempen met allerlei taken. Zet er eerst je standaard, ‘every day to do’-taken in, zoals bijvoorbeeld e-mailbeheer. Dit vul je in de loop van de dag aan met groter taken, eventueel met de aanvulling van een deadline . Zo kun je een grote klus over meerdere dagen verdelen en afwisselen met kleinere taken met grotere prioriteit.
Nu stond commentaar geven op dit artikel niet op mijn lijstje, maar dat zet ik er straks gewoon bij. Dan is de taak al vervult, maar toch een aanvulling op mijn werkzaamheden van vandaag.
Overigens gaat in een agendaplanning volgens mij veel meer tijd zitten, die je beter gewoon aan werk kunt besteden.
Agentschap NL hielp Amsterdance aan contacten op de Amerikaanse markt dankzij een marktscan die door de ambassade werd gemaakt. "Een prima stukje dienstverlening van de overheid". Lees hun verhaal op www.agentschapnl.nl/goedvoorbereid.
Vanaf 2020 is Generatie Z aan zet. Bent u er klaar voor? Of staat u straks schaakmat? Motiveren kunnen we Generatie Z niet, maar inspireren des te meer.
