Een gesprek is niet alleen een manier om feitelijke informatie uit te wisselen. Het heeft ook tot doel uw gesprekspartner beter te leren kennen. Tussen de regels door voorziet u uw gesprekspartner van feedback en onthult ook iets over uzelf. Door te laten weten wie u bent, wat u vindt en wat u voelt, groeit de onderlinge betrokkenheid en waardering. Maar zelfonthulling is nog niet zo gemakkelijk.
"Ik ben onlangs aangesteld als teamcoach van het team waarin ik al werkzaam was. Door de wijze waarop de keuze is gemaakt om mij als coach aan te stellen en een niet adequate communicatie, voelt een aantal mensen zich gepasseerd. De algemene stemming in het team is er een van teleurstelling en teamleden staan niet open voor mijn komst in deze, nieuwe functie. Hoe zorg ik ervoor dat de teamleden een positieve kijk krijgen op mijn komst?"
"Ik zit in een langslepend conflict met mijn directeur. Ik werk als hoofd onder haar en daaronder zitten leidsters. Ik vind haar lastig te peilen en we zijn het vaak oneens. In mijn ogen houdt ze zich niet met de juiste zaken bezig. Ik stoorde me daar vaak aan. Uiteindelijk ben ik daardoor in de ziektewet beland. Sinds kort werk ik weer maar als ik haar is het weer mis. Er moet echter iets veranderen, anders lig ik eruit. Heb je tips?"
Over alles is al gescheven en alles is al eens gezegd. Wat u te vertellen heeft hoeft niet altijd zelfbedacht te zijn. Een oude boodschap kan nieuw zijn voor een andere luisteraar. Sprekers maken daarom graag dankbaar gebruik van andermans woorden door die te herhalen of te citeren, al dan niet met bronvermelding. Herhalen wat een ander heeft gezegd is weinig origineel. Toch heeft papegaaien in veel gevallen een positief effect op de relatievorming en de communicatie.
"Ik geef leiding aan een team van elf mensen met wie ik regelmatig één op één spreek en vier keer per jaar een beoordelingsgesprek voer. Ik zou graag de rollen eens omdraaien. Ik wil weten hoe zij vinden dat ik het doe en waar mijn verbeterpunten liggen. We hebben binnen het bedrijf wel een medewerkertevredenheidsonderzoek, maar dit vind ik veel te algemeen. Hoe zorg ik dat ik alle feedback krijg, zonder dat mensen 'bang' zijn dat het invloed heeft op hun functioneren?"
De moderne manager is van veel markten thuis. Hij of zij heeft een inspirerende visie op de toekomst van het bedrijf; zet de strategie uit en weet ook op kortere termijn resultaten neer te zetten. Daarnaast is de leider van nu energiek, moedig en evenwichtig en verplaatst zich moeiteloos in de gevoelens van anderen. Hij of zij en brengt mensen in beweging. Bent u zo'n type of valt er hier en daar nog wat te verbeteren? Hier is een checklist.
"Zoals zoveel bedrijven kampen wij met een groot tekort vakmensen. Recentelijk heb ik op een receptie gehoord van een bedrijf dat haar eigen medewerkers ingezet hadd bij de zoektocht naar nieuwe arbeidskrachten. Bij succes werden de aanbrengers bedankt met een geschenkenbon. In België is dit concept nog onbekend. Ik ken in elk geval niemand die op deze manier werft. Hoe kan ik dit goed aanpakken?"
"In onze organisatie huldigen wij vanuit het management het principe dat naaste medewerkers advies kunnen uitbrengen betreffende een sollicitant. Daarbij wordt een aantal door een sollicitatieteam geselecteerde sollicitanten bevraagd door medewerkers van de afdeling. De medewerkers beslissen uiteindelijk niet over welke nieuwe medewerker aangenomen wordt, maar weegt wel zwaar mee in de beslissing van de directeur. Is dit een goed systeem?"
"Ik ben werkzaam in een inhouse contactcenter en benieuwd naar uw suggesties. Ik ben hard na aan het denken over 'zachte' teamtargets die mijn team meer als team binden. Wij werken met flexplekken, waardoor de mensen zich niet een team voelen. Dat blijkt slecht te zijn voor de motivatie en de kwaliteit van het werk. Ik ben op zoek naar een doel waardoor ze zich meer gaan inzetten voor de klant of in ieder geval zich meer een team kunnen gaan voelen. Wat te doen?"
Of een inhoudelijke boodschap aandacht trekt, wordt steeds meer bepaald door de verpakking. De manier waarop de inhoud gepresenteerd wordt, krijgt daarom steeds meer belangstelling. Persoonlijke uitstraling is in deze tijd belangrijk. U bent in toenemende mate ook zelf een communicatie-instrument. Iedereen heeft inspraak in alles. De manier waarop u leiding geeft, zegt iets over hoe u uzelf ziet in relatie tot anderen. Maar ook leiderschapsstijlen zijn aan de mode onderhevig.
"Ik heb een dakdekkersbedrijf met op dit moment vijf medewerkers. Ik kamp echter met het probleem dat ik heel moeilijk vakmensen kan vinden. De echt goede vakmensen beginnen uiteindelijk voor zichzelf. Hierdoor blijft het in mijn hoofd rondhangen of we er wel goed aan doen. Moet ik de zaak verkopen of steeds weer opnieuw op zoek gaan naar ander personeel?"
"Ik ben in diverse leidinggevende posities werkzaam geweest, onder andere als salesmanager. Ik heb alleen één overheersende zwakke plek: ik word namelijk onzeker in nieuwe situaties en met name als ik een grote groep onbekende mensen moet toespreken of aanspreken. Dan sla ik dicht en wordt verlegen, ik voel mijn gezicht rood worden, en ik voel dat mensen naar mij kijken en word dan nog onzekerder. Het gebeurt mij bijvoorbeeld vaak op trainingen. Wat kan ik hieraan doen?"
Een goed verstaander heeft maar een half woord nodig. Helaas denken slechte verstaanders ook vaak dat ze het met een half woord wel afkunnen. Zonder eerst goed te luisteren, gaan ze ervan uit dat ze wel weten wat de ander bedoelt. Deze mensen interrumperen anderen voortdurend en reageren vanuit veronderstellingen en verwachtingen.
"Ik geef leiding aan een team van 16 personen in de horeca- en evenementenbranche. Deze mensen werken al lange tijd bij het bedrijf. In de loop der tijd zijn er bij hen een aantal slechte gewoontes ingesleten, zoals het nemen van ongeoorloofde pauzes, onder werktijd naar de kapper gaan, het meenemen van koffie en thee van de zaak, het meenemen van kinderen naar het werk etcetera. Binnenkort gaan we het team fors uitbreiden. Ik wil voorkomen dat zij deze gewoontes overnemen. Wat kan ik hier aan doen?"
