Reactie: Aanvullend op de acht tips (bijna 100% mijn eigen methodiek) en de feedback hierboven:
- Inbox bevat alleen email waarmee ik nog iets moet doen. Eerdere emails van een emaildraad naar archief.
- Elk behandelde email komt in archiefmap Archief 2009 Ontvangen
- Elk verstuurde email komt in archiefmap Archief 2009 Verstuurd.
- Indien ik email stuur waarop ik reactie of actie van een ander verlang, stuur ik mezelf een BCC. D.m.v. een outlook rule komen deze emails automatisch in de map Openstaande Vragen. Deze map check ik dagelijks.
- Na afhandeling van email in Openstaande Vragen verhuisd deze naar de archiefmap Archief 2009 Afgehandelde vragen
- Is mijn (zakelijke) email omgeving vol, dan verplaats ik oude emails (maand of ouder) naar een Outlookbestand met dezelfde mappen indeling (Archief 2009 Ontvangen, ...Verstuurd, ... Afgehandelde Vragen).
- Zet wel de automatische archivering van Outlook uit als je bovenstaande gaat doen.
Verder nog:
- Pas elke email map aan qua koppen (welke en volgorde). Voeg b.v. bij Verstuurd de kop Aan toe. Hierdoor makkelijk te sorteren op Van, Aan, Onderwerp en (Datum) Ontvangen.
- Houd je zoveel mogelijk aan de regel bij toezenden van emails. Aan betekent ik richt me tot jou (jullie) en vraag iets, wil iets of laat iets weten. CC betekent altijd ''ter kennisgeving - geen reactie vereist''.
Ik gebruik email nu al zo'n 10 jaar op bovenstaande manier en is heel bruikbaar omdat het EN overzicht EN rust biedt en oude emails altijd vindbaar zijn.
sinds een half jaar werk ik bij een typisch mannen bedrijf.. maar ik heb geen klik met mijn baas..terwijl ik hiervoor ook 3 jaar voor een mannenbedrijf heb gewerkt, en ik heb zoiets nooit met andere werkgevers gehad.. tot nu toe.. ik weet er niet mee om te gaan.. hij verwacht van mij dat ik met een oplossing kom en dat heb ik aan hem verteld, maar zelf komt hij niet met een oplossing..
wat moet ik doen? ik wil hier graag blijven werken, maar niet als er een afstandelijkheid is tussen mij en mijn baas..
Reactie: Het hele begrip Cloud Computing is allang weer aan een verfrissing toe. Momenteel heet het SaaS (Software as a Service) en wordt dat begrip uitgehold door de IT-leveranciers om ALLES as-a-service aan te bieden. Logischerwijs dat de afnemers terughoudend zijn; ik zou ook kreten als PaaS, LaaS, HaaS niet meer begrijpen. Daar is nu een nieuwe kreet bijgekomen: Software plus services. Hierbij ga je weer (voor een deel) terug naar het feit dat je ook een stukje software op de eigen computer hebt zodat je niet altijd verbinding met het internet (de cloud) hoeft te hebben. Er zijn partijen, zoals NetSourcing die zich in deze materie gespecialiseerd hebben en vanuit Microsoft ook een kwaliteitspredicaat hiervoor ontvangen hebben. Ik heb het boek (nog) niet gelezen maar ik hoop dat ALLE facetten, do's en dont's en valkuilen ook niet geschuwd worden. Voor de aanbieders: Hun business model zal drastisch moeten veranderen om succesvol te kunnen blijven. Voor afnemers is het van belang betrouwbare partners hiervoor te zoeken die hun kunnen adviseren over de te volgen route en het beheer van de oplossing(en).
Reactie: - deel je mails op in ''wachten'' (e-mails die een actie van anderen verwachten) en ''actie'' (e-mails die een actie van jou verwachten)
- daarnaast heb je nog een archief dat je naar wens kan indelen met een dozijn categorieën; hierin komen alle afgehandelde e-mails
Reactie: Een handige tool om te gebruiken is XOBNI een handige search tool en laat tevens zien op welke tijdstippen mensen e-mailen en of ze LinkedIN account hebben en nog vele andere mogelijkheden!
Dat maakt naast een goede indeling de structuur helemaal af.
Reactie: Nog wat tips:
- maak afspraken hoe je met email omgaat (niet op het laatste moment, geen cc-tjes aan iedereen, enz.);
- beperk het aantal mails dat je zelf stuurt
- plan een paar momenten per dag om je email te behandelen en kijk niet elke keer of je een nieuwe email hebt
Reactie: Ik heb in mijn mailbox 26 mappen (alfabetische mappen) aangemaakt. In deze alfabetmappen maak ik - naar behoefte - per (hoofd)onderwerp een submap aan. Bijvoorbeeld: alles over 'active aging' in een map met die naam in hoofdmap 'A'.
In dit systeem bewaar ik zowel ontvangen als verzonden mail.
Door eenzelfde mappenstructuur in mijn documentmap aan te houden, is het vinden van relevante stukken heel eenvoudig geworden en kost het slechts weinig tijd.
Reactie: @icnivad:
De conclusie van een slecht teamspeler vind ik kort door de bocht. Als je een opdracht krijgt om een verandering te implementeren en je hebt (nog) geen draagvlak, zegt dat niet gelijk iets over de persoon, maar meer over de klus die nog voor je ligt.
@vragensteller:
Uit je (misschien wel ingekorte) brief blijkt voor mij niet wie nu je opdrachtgever is en hoe omvangrijk de verandering is. Is je opdracht vanuit de importeur? Behelst het meer vestigingen? Of is de opdracht van de directeur van een vestiging waar je werkzaam bent.
Een organisatiestructuur veranderen is een project. Dat vereist een opdrachtgever, een projectleider (jij) en vooral een goede projectdefinitie, die omschrijft wat je opdrachtgever precies wil bereiken. In jouw geval (gezien je ervaring en je ''body'' binnen de organisatie, zul je in ieder geval een of meer sleutelfiguren die wel invloed hebben, achter het idee moeten krijgen. Draagvlak creeren is je eerste en nu belangrijkste taak. Om dat te genereren, moet je eerst een duidelijk doel hebben en de opdrachtgever en jij moeten van het nut overtuigd zijn. Dan kun je de energie vrij maken om meer mensen mee te krijgen. Je hebt een lange weg te gaan. Ik vraag me ook af of jij de juiste persoon bent voor de klus. Dat zegt niets over jou, je positie binnen deze organisatie lijkt me een lastige om dit te klarern. Als je dit voor elkaar krijgt mag je heel trots zijn op jezelf.
Over verandermanagement en over projectmatig werken is verschrikkelijk veel theorie beschikbaar en zijn hele cursussen te volgen. Jouw klus is niet gemakkelijk, doe je huiswerk goed en betrek je opdrachtgever bij het genereren van draagvlak. Hij heeft waarschijnlijk de positie in de organisatie wel.
Reactie: Allereerst excuses voor het verkeerd spellen van je naam.
Oke Ad de Beer. Ik snap je punt en ben het deels met je eens. Dat bijvoorbeeld jongeren nauwelijks aan de bak komen, lijkt een voorbeeld van een echt probleem. Zoiets bedoel je toch?
Aan de andere kant: je roept op tot positivisme, maar eindigt negatief, dus daarmee kan ik je niet volgen.
Suggereren dat de recessie een verzinsel is, gaat mij te ver. Een recessie is een economisch verschijnsel. Economie is geen harde wetenschap, maar het gaat wel degelijk om aantoonbare feiten en cijfers. Ook denk ik dat de recessie in Nederland niets te maken heeft met de negativiteit in Nederland.
Op macroniveau speelt Nederland een ondergeschikte rol in de wereldeconomie, dus met een bestraffend vingertje wijzen heeft geen zin.
Mee eens: van Balkenende verwacht ik niets. Dat bespaart me een hoop teleurstelling.
NB Wat is business coaching? Iets anders dan organisatiecoaching?
Reactie: Veranderen is iets dat de organisatie moet willen, en dat begint bij de leiding en niet bij een schoolverlater.
Natuurlijk zul je als leiding input nodig hebben, een onderzoek naar wat mogelijk is is wenselijk. Interpreteer dit niet als opracht deze veranderingen zélf in gang te zetten.
De huidige werkwijze is immers gebaseerd op 'best practices' en niet op educatie.
Zo te zien ben je de enige die verandering wil, dat maakt je tot een slecht teamspeler.
