Reactie: In de bedrijven waar ik gewerkt heb. Deze waren administratief zeer ingewikkeld (dus ook qua informatietechnologie) was een afdeling systeembeheer.
De systeembeheerder kan personen beperkte bevoegdheden toekennen om van programma's maar ook delen van het internet gebruik te maken.
Hij kan kortom blokkers inbouwen.
Dit is de beste manier lijkt mij.
Ik zou dan elders - b.v. in een kamertje waar ook t.v. en kranten en koffie is (niet de kantine - een aparte ruimte) ook een of meer (afhangkelijk van het aantal werknemers) een aantal p.c.'s neerzetten waarop iedereen alles op internet mag doen wat hij/zij wil.
Dit lijkt mij de goedkoopste en efficientste oplossing. Je kunt er een persoon als toezicht neerzetten - of niet afhankelijk van de betrouwbaarheid van je personeel.
Voor alle duidelijkheid, je mag ook prive email controleren om malicious code, er zijn tegenwoordig veel systemen die gewoon alles op de gateway controleren. Let wel op dat je er rekening mee houdt dat niet alleen smtp verkeer wordt gecontroleerd maar ook pop3, html en niet te vergeten httpS verkeer. De meeste webportals zijn tegenwoordig, om wille van privacy, https toegankelijk.
Inzage in prive email boxen mag je enkel na expliciete toestemming van de gebruiker, of een opsporingsambtenaar.
Als het goed is heeft het bedrijf waarvoor jij werkt beheer procedures opgesteld, een daarvan is natuurlijk (hum hum) de what-if scenarios. Daarin hoort te staan hoe je in noodgevallen (rokende mailbox) dient te handelen.
Als je de technische en juridische zaken op een rijtje wil hebben moet je anders gewoon eens bellen voor een afspraak. ;)
Reactie: De virusscanner zal vroeg of laat op hol slaan als iemand porno, plaatjes en aplicatie's privé doet mailen.
Het lijkt mij dan ook een goed moment om via de systeembeheerder eens te kijken wie dat, hoe veroorzaakt.
Op het moment dat het virus uit iemands mailbox komt lijkt me dat een goede reden om in ieder geval toegang te vragen tot zijn mail. Het computersysteem is voor veel bedrijven van vitaal belang geworden. Een bank die drie dagen ''plat'' gaat is ten dode opgeschreven.
Misschien een beetje simplistische vergelijking maar als er rook uit een locker of kast komt dan zal de bedrijfsbrandweer deze toch ook gaan blussen en eventueel openbreken omdat anders het hele bedrijf kan afbranden.
Waarom zou men dan een virus niet mogen bestrijden op een creatieve manier? Bijvoorbeeld door de gebruiker af te koppelen en wijzen op zijn potentieel gevaarlijke mailbox en pc. gebruik.
Verder zie ik niet zo'n probleem als iemand af en toe een privé mail stuurt mits dit het bedrijf niet schaadt. Het mailtje is immers wel via, en in naam van het bedrijf verstuurt. Toegang tot het internet kan hier een oplossing zijn. Daar zijn genoeg mogelijkheden te vinden om privé te mailen onder eigen naam.
Beoordeel de medewerkers verder op hun prestaties en verantwoordelijkheid bij en wijs de mensen op de gevolgen die onverantwoord mail en internetgebruik kan hebben voor het bedrijf en voor hen zelf.
Het lijkt me duidelijk dat ik voorstander ben van sanctioneren als iemand het bedrijf in gevaar brengt door zijn internet/mailgebruik.
De grens tussen werk en privé zal echter steeds meer vervagen.
Helaas ben ik geen jurist. Ik zou echter graag willen weten of je een mailbox mag openen als het bedrijf in gevaar gebracht wordt.
Reactie: Tja, zo'n telefoon heeft voor en nadelen. Persoonlijk vind ik het niet erg om mobiel gebeld te worden maar dan wel voor dringende zaken. Soms loopt het op het werk vast en dan ben ik blij als ik kan helpen en eventueel instructie's of hulp kan verstrekken. Uiteindelijk is het ook mijn werk en is iedereen ermee gebaat als het soepel loopt en als ik er een steentje aan kan bijdragen doe ik dat graag, altijd!
Van de andere kant is het hinderlijk als men in een gesprek steeds weer telefoon krijgt of gebeld wordt voor minder dringende zaken.
Ik denk dat alles te maken heeft met fatsoen en inlevingsvermogen. Wie een gebrek heeft aan deze twee zaken zal ook moderne communicatiemiddelen hinderlijk gebruiken of misbruiken.
De oplossing moet denk ik gezocht worden de communicatie. Spreek mensen aan als ze je bellen voor onzin, zet de telefoon uit in een persoonlijk gesprek waarbij je niet gestoord wilt worden en maak gebruik van de voicemail zoals in het artikel is beschreven.
Als het werkelijk belangrijk is wordt je wel teruggebeld!
Reactie: Probleem is dat de bepaling van Prive mede wordt gedaan door de naam van de emailbox. In mijn email adres staat duidelijk mijn naam, en dus is omvang van het briefgeheim IK.
Ik ken klanten die ook zakelijk en prive willen scheiden, en die hebben dus niet gepersonalificeerde email adressen, en in de kantine een pc met een losse Internet aansluiting van waaruit iedereen los van het bedrijfsnetwerk webmail kan lezen.
s avonds wordt de pc gewist en voorzien van een schone installatie (immage).
Reactie: Wederom reacties waaruit blijkt dat afgeven op techniek die niet werkt het meest makkelijk is om onze eigen tekortkomingen te verbloemen.
Helaas weten veel mensen niet wat de techniek al te bieden heeft, en hoe deze toe te passen. De invulling van uw mobiele infrastructuur zal plaats moeten vinden na een gedegen onderzoek over de noodzaak en kosten. Daarnaast moet u in staat zijn om te bepalen hoeveel de investeringen opleveren
Gaan uw mensen beter presteren als ze in het bezit komen van een mobiele oplossing? Welke mensen hebben echt een mobiele oplossing nodig?
Bent u volledig op de hoogte van de technische mogelijkheden en voordelen? De meeste technische tekortkomingen zoals hier boven vermeld, zijn hedentendage gewoon mogelijk.
Jammer dat afgeven op je eigen tekortkomingen aanleiding moet zijn voor dit artikel.
Reactie: Ik ben het eens met de schrijver en de heer Egberts, ''laat de techniek maar eens werken aan verschillende boodschappen, die ingesteld worden afhankelijk van het moment van de dag of de wens van de ontvanger.''
Maar ''Met soms de botte mededeling: ''Ik heb nu vrij, bel me maar terug op maandag tot en met vrijdag van ... uur tot ... uur!''.'' hoef dan niet meer immers de mogelijkheid bestaat dan om een riendelijke persoonlijke boodschap per klant of beller in te spreken uiteraard alleen diegene welke u verwacht. Uiteraard zonder botheid.
Ook een directe doorschakelmogelijkheid naar het telefoonnummer van uw secretarresse of een medewerker zou zeer prettig kunnen zijn voor de bellende klant.
Geef medewerkers de ruimte om prive te kunnen e-mailen maar hou het gescheiden van de zakelijke mail. Geef medewerkers een eigen beperkte eigen e-mailbox welke maar een maximum per dag of week kan bevatten.
Prive e-mailen kun je verbieden doch daarmee loop je het risico om de sfeer te verpesten. Iedereen heeft wel eens iets belangrijks te regelen of heeft momenten dat hij/zij minder productief is en moet ''lummelen'' om daar doorheen te komen. De een kiest voor een rookpauze, de ander om te ''overleggen'' met een collega, weer een ander om een niet zakelijk ''oppeppend'' telefoontje te plegen en een ander om een prive-mailtje te sturen.
Door nu juist een beperkte e-mailbox te geven kun je ook beperkingen opleggen in de zin van alleen ''belangrijke'' mailtje etc. En juist omdat er een scheiding is kun je de zakelijke mail wel controleren..... indien duidelijk en bekend bij de medewerker en indien noodzakelijk en als uiterste middel. Uiteraard is het belangrijk om dit duidelijk weer te geven aan medewerkers indien dit ingevoerd wordt.
Reactie: Wat een treffende situatieschets wordt in dit artikel geplaatst: een romantisch diner voor twee, die beiden in gesprek zijn ... met hun mobiele telefoon. Zouden ze met elkaar aan het praten zijn? Denk het niet! De ''telefoonterreur'' wordt hoe langer hoe erger, zonder dat hieraan paal en perk worden gesteld. Kinderen van acht jaar hebben tegenwoordig al een mobiele telefoon: het zij ze gegund! Maar de moderne manager moet misschien de kunst weer leren om zonder mobiel door het leven te gaan. In ieder geval in de tijd dat hij privé-tijd heeft.
Ronduit ergerlijk is het dat te pas en te onpas, in alle denkbare situaties, de ''heilige'' mobiel aanbeden wordt: vergaderingen worden verstoord, gesprekken onderbroken op het moment dat ze nét interessant werden, in openbare gelegenheden zitten mensen met vol volume tegen hun gesprekspartner aan te schreeuwen, soms zo hard dat ik denk ''ze kunnen het misschien zelfs wel zonder mobiel af!''
''In der Beschränkung zeigt sich die Meister'': een uitstekend gezegde voor eenieder die - zakelijk of privé - gebruik maakt van een mobiele telefoon. En ik ben het met de schrijver van het artikel geheel eens: laat de techniek maar eens werken aan verschillende boodschappen, die ingesteld worden afhankelijk van het moment van de dag of de wens van de ontvanger. Met soms de botte mededeling: ''Ik heb nu vrij, bel me maar terug op maandag tot en met vrijdag van ... uur tot ... uur!''. Het kan toch niet de bedoeling zijn dat we straks rond lopen met drie mobiele telefoons: één voor onze zakelijke relaties, één voor familie en vrienden en één voor onze innig teerbeminde (want die moet mij in ieder geval altijd kunnen bereiken).
Reactie: Het is interessant om deze conclusies te lezen, met als achterliggende gedachte de competenties van een man of een vrouw. Het is geen geheim dat de vrouw in het algemeen tien maal beter de boodschap van haar boodschapper interpreteerd, dan een man. Haar hersenen zijn gewoonweg beter daarop afgestemd. Zij kan daardoor beter reageren op interne problemen die veroorzaakt worden door miscommunicatie, cultuur en sfeer. Een nadeel nadeel kan zijn dat de hersenen van een vrouw in het algemeen vanuit emotie denkt en handelt. Tevens onthouden zij gebeurtenissen in het verleden beter. In beide gevallen loopt een vrouw eerder het risico dat ze het werk niet meer aan kan.
Een man kan dan wel slechter communiceren, maar zal rationelere beslissingen kunnen nemen en er daarna weinig 'last' van hebben.
Ik sluit mij daarom aan bij de reactie van VMaas60: afhankelijk van wat de opdracht is, een vrouw of een man plaatsen. Bij reorganisatie en harde beslissingen een man, problemen oplossen en communicatie een vrouw.
N. Woudstra
Beloningsadviseur
Regio Friesland Zuid
De crux in jou verhaal zit em volgens mij in het einde, Email is vergelijkbaar met briefgeheim. Dus als een email aan een groep is gericht geldt de geheimhouding voor de groep en als het bericht is gericht aan een idividu dan geldt dat voor het individu.
Het is dus simpelweg niet toegestaan om email verkeer gericht aan individuen te controleren op andere zaken dan technische bedreigingen, zoals virussen, en wellicht op strafbare attachements zoals kinder porno. En let op, de enige die opdracht mag geven tot inbreuk op die regel is de officier van justitie, geen directeur of personeels chef.
De motivatie om mail te gaan controleren bij slecht functioneren van een persoon is natuurlijk maar ten dele legitiem, als ik snel kan typen en tussen de middag 50 mailtjes verstuur, en ik heb verder mijn werk altijd op tijd af, wat zeggen die 50 mailtjes dan nog?
Wij adviseren onze klanten om vooral gebruik te maken van groeps email adressen. Email verkeer van en naar de groep mag (niet doorlopend!) worden geevalueerd, en binnen de groep besproken bijvoorbeeld in het kader van een kwaliteit verbeter traject. Dat voorkomt ook het gedoe als mensen van functie wisselen of het bedrijf verlaten.
Mail van en naar individuele mail boxen moet per definitie als prive worden aangemerkt en als zodanig worden behandeld. Een geadresseerde kan inkomende mail aan hem gericht vrij geven door hem bijvoorbeeld te posten in een crm pakket, of te forewarden naar de groep.
Wij adviseren meestal ook het gebruik van verschillende disclaimers voor beide categorien.
Wat ik in jou verhaal mis zijn de Europeese richtlijnen zoals die zijn vastgelegd in de accoorden van Basel 1 en 2 en meer recente jurisprudentie van het Europeese hof die deze accoorden verder aanscherpen. Mensen die jou advies aangaande afspraken over het gebruik en controle van prive email verkeer opvolgen zouden volgens mij wel eens van een koude kermis thuis kunnen komen als betrokken de rechtsgang (bijvoorbeeld bij ontslag) volgen tot aan de Europeese rechter. Meer en meer no-cure-no-pay advocaten zijn op de hoogte van deze regels en laten soms bedrijven simpel in de val lopen door een mail te sturen naar het mail adres van hun client. Als het een individueel mail adres is en er komt reactie dan hangt het bedrijf. (schending van de persoonlijke arbeidssfeer en privacy)
Er is twee jaar geleden een zaak geweest van iemand die kinder porno verspreide via het bedrijfsnetwerk. De man is ontslagen en dat ontslag is later bij de rechter bekrachtigd, maar hij heeft wel 20.000 euro schade vergoeding gekregen omdat zijn baas inzage heeft gehad in zijn persoonlijke mailbox.
Zoals je merkt is dit een onderwerp waar ik veel mee in aanraking kom. Vooral na 9-11 is de mate waarin privacy beschermd moet worden een bijna dagelijkse discussie die wij als professionals maar beter op de voet volgen..
Met vriendelijke groet.
Hans Wierts
CISO / CTO
Hermes Security
Reactie: Volgens mij gaan we te veel voorbij aan waar het hier oorspronkelijk om gaat: misleiding.
Ik ben van mening dat dit wel een kwalijke zaak is en afbreuk doet aan het kwaliteitsimago van Oger.
Reactie: Ik heb werlekijk genoten van de reactie van mevrouw Akkerma (geen schrijffoutje?): héérlijk nuchter. Kennelijk zijn er bij mannen ook mooie domme blondjes die hun (ONZE) tijd verklooien aan dit soort geneuzel. En dan te bedenken dat er mensen bestaan die al charisma hebben met slechts een lendedoek om.
Reactie: Ik trek de cijfers in twijfel. Ik vermoed dat er een andere definitie van ICT project - en of succes- wordt gebruikt dan in mijn praktijk gebruikelijk. Ook kan het zijn dat men zich heeft beperkt tot de projecten waarbij Ernst en Young betrokken is. In dat laatste geval kan ik me de resultaten wel voorstellen. Schoenmaker hou je bij je leest. Als ICT-er doe ik immers ook geen boekhouding?,
