Vraag "Op ons administratiekantoor vindt veel van het klantcontact per email plaats. Onlangs bleek dat een collega die uit dienst ging, veel privé gebruikt heeft gemaakt van email (en dus op dat moment geen bijdrage voor het werk heeft geleverd). Momenteel vindt er door het afdelingshoofd geen controle plaats op in- en uitgaande email. Hoe kan in onze organisatie dit bespreekbaar gemaakt worden zonder dat er een sfeer van achterdocht ontstaat? Het idee is om bijvoorbeeld van elke collega eens een week lang het emailverkeer te controleren. Wat is hierin aan te bevelen en wat mag wel/niet met het oog op de privacy van de werknemers?"
Antwoord Het gaat vaak niet alleen om de privacy van de werknemer bij (privé) e-mailverkeer of productiviteitsverlies, maar ook om de bescherming van bedrijfsgegevens -virussen, lekken van bedrijfsinformatie-, klantgegevens en illegale activiteiten. Het is dus niet zo gek, dat je vragen omtrent dit onderwerp hebt. Als je de controle alleen zou doen om te kijken hoe vaak men privé e-mailt, dan zou er een onwerkbare werksfeer ontstaan. Ik denk ook niet dat je insteek is. Je bent voorzichtig geworden naar aanleiding van de ervaring met de ex-medewerker. Dat is een leerproces als individu, maar ook organisatie en daar is niets mis mee.
Genoeg redenen
Er zijn genoeg redenen om goed na te denken over het e-mailverkeer. Op 6 juni 2006 meldde Managersonline: "Het blijkt dat inéén op de drie bedrijven in Amerika en Groot Brittannië al eens vertrouwelijke informatie uitgelekt is via e-mail en bij 36,4 procent is de privacy van de werknemers of de bescherming van bedrijfsgegevens geschonden middels de elektronische post. Ondernemingen schatten dat niet minder dan één op de vijf uitgaande e-mailberichten informatie bevat die een juridisch of financieel risico vormt. Bij 34,7 procent van de bedrijvenis ook daadwerkelijk gevoelige bedrijfsinformatie naar buiten gelekt in het afgelopen jaar. 21,1 procent hiervan betrof klantgegevens, 15 procent had betrekking op intellectueel eigendom van de onderneming. Meer dan 25 procent van de ondernemingen had al eens e-mail van werknemers moeten overleggen in de rechtbank."
Er is veel te doen omtrent e-mail en internet, ook in Nederland. Het gebruik van e-mail en internet is enorm gegroeid in organisaties. De voordelen zijn groter dan de nadelen, maar veel organisaties voelen zich genoodzaakt om het gebruik van e-mail en internet in goede banen te leiden. Het CBP (College Bescherming Persoonsgegevens) heeft gedragscodes en gebruiksregels opgesteld, waarbij het ook gaat om de handhaving en controle van die regels en codes. Ik kan je wat richtlijnen geven, waarna jullie zelf beleid kunnen maken over dit onderwerp. Het intern communiceren van dit onderwerp is natuurlijk nieuw, dus breng het ook als zodanig.
