Ik lees uw artikel met belangstelling. Ik heb ook met stijgende verbazing gezien hoe een groot aantal collega's bevangen wordt door email en de mobiele telefoon. Inmiddels zijn vele cursussen en curriculi opgezet om op een verantwoorde manier met de stortvloed van ruis met een beetje gegevens en nog minder aan informatie om te gaan. Ik heb ook met verbazing gezien dat mensen zich ook interessant gaan voelen doordat ze ook een goed gevulde mailbox hebben en omdat de telefoom constant van de plaats trilt doordat een ieder op de meest onmogelijke momenten belt. Maar ook mensen die volmaakt ondersneeuwen in hun mailberg en daardoor echt urgente zaken over het hoofd zien en een burnout ten gevolge hebbend.
Een paar tips kunnen en mogen niet ontbreken. Voor email:
Richt de stroom zodanig in dat zakelijke mail naar een belangrijke box gaat en de rest naar een nog net geen spamfolder. Laat de zender rustig en beleefd weten dat de relevantie voor jouw functie minder is. In de praktijk is 85 procent ruis, na een redirect slechts vijf procent.
Houd zaken en privé strikt gescheiden.
Spreek af dat er op bepaalde tijden op mail gereageerd wordt. Ik nam 15 minuten na de koffie 's morgens en 30 minuten na de lunch. Het werk(te) perfect. Het kan echt binnen vier uur, ongeveer honderdzeventig mails. Bij de supermarkt ontstaat immers ook een wachtrij.
Vroeger had men een kleine loop naar de buurman en nu sturen we een mail, Vaak is het lopen beter, spreek wel een tijd af.
Laat echt belangrijke mail begeleiden door een SMS bericht, maar niet zonder eerst een protocol op te stellen voor wat echt belangrijk is, zo twee van de honderd emails, want anders wordt al snel alles belangrijk;
bespreek ook een politiek om het aantal CC'tjes te verminderen, schrijf in een projectgroep twee vaste personen van de zeven aan, zeker wanneer de hele groep in dezelfde gang huist. Natuurlijk mogen er geen continuïteitsproblemen ontstaan bij ontstentenis van een hunner of beider.
Wissel meer gegevens uit via een Intranet applicatie en stuur links mee in een mail ter kennisname. Leg projectfolders aan. Hiermee worden onhandig grote mails voorkomen. Drie tot vijf regels begeleidende tekst moet voldoende zijn. Wees kort, exact en beknopt en noem feiten, plaats, data en tijden.
Na een jaar is het aantal mails met 60 procent verminderd door actief beleid.
Maar er kan nog veel verbeterd worden.
Voor de mobiele telefoon geldt dat deze zeer belangrijk is geworden, immers men kan haast niet meer zonder. Enige tips kunnen helpen.
Spreek beltijden af. Scheid ook zaken en privé.
Vraag de gebelde of je gelegen belt. Dit wordt gewaardeerd.
Bel kort en zakelijk.
Pen en papier, agenda bij de hand. Men vermijdt dan nog eens te moeten bellen.
Spreek korte voicemails in.
Verzorg een persoonlijke korte welkomsttekst.
Bovenstaande zaken maken deel uit van een beletiquette, welke in elke organisatie anders kan zijn.
Ik heb er in ek geval knap wat van opgestoken in 20 jaar kantoorwerk, maar ook voor zelfstandigen kunnen deze tips waardevol zijn. En ik geloof in nog veel meer nuttige wenken.
Reactie: Ik ben het deels eens met Jeroen, namelijk dat de initiatie, maar ook de uiteindelijke keuze vanuit de business moet worden geïnitieerd. Jammer vind ik het wel dat hij uithaalt naar mensen die de trajecten begeleiden. Ook in deze vorm van consultancy is er kaf en is er koren, maar de stelling dat alle externe consultancy er op is gericht om standaard, niet werkende aanpakken te gebruiken is mijns inziens straf. Blijft overeind dat, zowel geoutsourced als intern, ICT in toenemende mate het hart van de business vormt en dat hier secuur mee om moet worden gegaan.
Reactie: Het artikel op zich is wel erg grappig. Als we deze eens praktisch beschouwen, zonder overigens de inhoud geweld aan te doen. Het impliceerd dus dat we met zijn allen massaal onder de scan moeten om te laten bepalen of we 'het' al of niet in ons hebben.
Ik ben werkelijk benieuwd hoe dit is te realiseren. Wat te zeggen van die managers die principieel niet onder zo'n apparaat stappen. Ongeacht het waarheidsgehalte van dit onderzoek is het zeer te betwijfelen of dit revolutionaire ooit in de praktijk zal kunnen worden toegepast.
Immers, geen enkele opdrachtgever kan een manager nu eenmaal verplichten mee te doen aan een dergelijk medisch onderzoek. Sterker nog, hier in Nederland mag men niet eens vragen stellen op het medische vlak tijdens een sollicitatie procedure. Dit is nu eenmaal bij wet vastgelegd. Onverlet natuurlijk wie mag opdraaien voor de eventuele kosten want ik kan me voorstellen dat een manager hier vanzelfsprekend niet eens voor op wil draaien.
Ergo, grappig onderzoek maar betwijfeld moet worden of er ook een gedegen onderzoek is gedaan naar de toepasbaarheid hiervan.
RC PM
Reactie: Gelukkig hebben we nog University of Toronto, Harvard University, de University of Hawaii en McGill University, want die hebben het artikel voor de toekomst.
Er waren eens tijden dat we ondernemers hadden, vaak met amper een opleiding, maar wel met eigen creativiteit en behept met een stel gezonde hersens. Ze hadden iets in hun genen, dat ervoor zorgde dat b.v. Vroom en Dreesmann, Heinekens, etc werden opgericht en groot gebracht.
In 2007 kan dat niet meer, want opleiding telt, hoe hoger de graad, hoe betere positie voor de man in een bedrijf.
En werkte dat?
Getuige de vele problemen met managers, die gezonde bedrijven de afgrond in werkten, is het antwoord dus het werkte niet echt!
Dus we gaan weer een instrument uitvinden om te kijken of er een nieuwe supermens kan ontstaan.
Geen risico voor het bedrijf, altijd de juiste man op de juiste plek.
Laten we die mensen maar in de regering zetten, dan blijft het bedrijfsleven ervan verschoond.
Juist de onverwachte en vaak nog niet ontdekte kwaliteiten van de individuele mens zijn verrassend.
Door deze mensen onderscheiden goede bedrijven zich van de grote hoop.
Door als bedrijf hier kansen te scheppen voor hun medewerkers, loop je de kans om de juiste manager te ontdekken. Onderwijs is goed, mits die aansluit op wat het bedrijfsleven nodig heeft en dat ontbreekt er in dit land duidelijk aan, op alle niveaus. Maar we zullen wel weer de Amerikaanse trends gaan volgen, wat de laatste jaren niet succesvol is geweest.
Reactie: Weer een paar kreten en verder geen onderzoek op dit gebied.
Misschien is er wel een onderzoek geweest, dan vraag ik me af waarom Express hier niets over vermeld.
Ja we weten dat er meer mannen op hogere posities zitten dan vrouwen in het bedrijfsleven.
Sinds ruim een jaar beweeg ik me op diverse netwerk bijeenkomsten en daar zie je meer mannen dan vrouwen.
Wat me opvalt is dat de vrouwen die daar zijn, vaak hun eigen bedrijf hebben en maar
weinig vanuit een bedrijf netwerken. Wanneer ze daar dan namens een bedrijf aanwezig zijn, worden ze vaak begeleid door een collega.
In België zijn de vrouwen zeer bedreven in netwerken en ze staan daar gewoon hun “mannetje” tussen de andere netwerkers.
Soms hebben ze er voordeel bij dat ze vrouw zijn, veel mannen gaan juist eerst naar hen toe. Misschien moet Express.be zelf eens meer netwerkdagen bezoeken zoals de netwerken van BNC te Antwerpen en Gent en de clubs van Ecademy en Xing.
Zolang er meer mannen dan vrouwen in het arbeidsproces werken, zal dat ook tot uiting komen op dit soort bijeenkomsten.
Reactie: Ik lees in dit artikel twee verschillende waarheden. Het is al een ouder gegeven dat met het voortschrijden van de technische mogelijkheden de informatieflow en druk enorm is toegenomen. Dat dit voor menig manager een doorn in het oog is, en een aanslag op diens beschikbare tijd, kan.
Ik vraag me hier dan ook tegelijkertijd af of dit niet stelselmatig een probleem van het individu is. Als ik mezelf bekijk zijn er dagen dat ik vrij weinig email krijg, en soms iets meer. Ik ben daar zeker geen 20 uur per week mee bezig. Is iets niet relevant dan lees ik het niet eens en beperk me tot hetgeen er belangrijk is. Daar heb ik tenslotte een agenda voor.
Voicemails krijg ik ook niet zoveel omdat ik vrij snel opneem en als telefoontjes elkaar kruisen, of na een meeting, kan ik er wel eens een enkele verwachten. Al met al is het m.i. gewoon een manier van benaderen en omgang.
Email: Alleen datgeen wat werkgerelateerd is, bevestigingen en afspraken. De rest is onbelangrijk.
Voicemail: Alleen die men ontvangt tijdens meetings.
Het is voor een manager minder relevant om overal over te worden geinformeerd, zeker wanneer het diens terrein niet raakt.
Dat men bij de ICT-er dergelijke getallen hanteerd kan alleen maar als je een operationele functie vervult zoals o.m. ondersteuning. Dan maakt het deel uit van je takenpakket. Mocht anders blijken dan dient men, individueel beter te prioriteren.
Zoals men kan lezen valt er nog veel te verbeteren.
Reactie: Ik frons in enige mate mijn wenkbrauwen bij dit artikel. Indien de stelling is dat men management, met name het directe line en operationele management wil afschaffen dan heeft menig organisatie al snel een probleem.
Het is inderdaad zo dat mensen niet graag 'moeten' kiezen, en het maken van keuzes ligt dan in dit geval bij het management. Dat werknemers vaak het idee hebben voor Jan met de korte achternaam bezig te zijn kan dan ook soms wel worden onderschreven. Daar mag je het management zeker op aanspreken.
Immers, alles valt of staat met een goede verstandhouding tussen datgene wat er op de werkvloer gebeurd en leidinggevenden. Acadmici beredeneren veelal vanuit wetenschappelijk oogpunt en als er al iets is wat weinig wetenschappelijk is, zo blijkt in de praktijk, dan is het wel de mens.
Dat men concludeerd, al weet ik niet zo goed waar dat op is gebaseerd, dat werknemers hun voldoening buiten hun werk halen verbaasd mij ook. Ik denk dat het de kunst en sport is hen voldoening te schenken in de vele facetten die de werkvloer, als die al bestaat, bied door te geven Dat heeft weer met 'Inspireren' te maken, iets wat ook vanuit het management moet komen, evenals een gelijkwaardige beloning.
In de hedendaagse praktijk zien we, gelet op de gespannen arbeidsmarkt, dat veel oppertunisten veel mogelijkheden hebben dat terwijl de werkelijke specialisten het blijven zoeken in hetgeen doen waar ze goed in zijn.
Wanneer men in gedachte neemt dat de top exorbitant wordt beloond, daar kan men hele discussies aan weiden, en de productievelingen er jaarlijks, verhoudingsgewijs karig van af komen, dan is daar zeker iets voor te zeggen. Ik ben zeker voor goede beloningstelsels, zolang die maar in verhouding staan met hetgeen men persoonlijk voor de organisatie weet te bewerkstelligen.
Als we nu dit artikel even tegen dit licht houden dan zitten er een aantal onvolkomenheden en inconsistenties in. Mijn vraag hier is dan ook welke richting men met de huidige generaties op de arbeidsmarkt heen wil. Ik ben benieuwd.
RC PM
Reactie: Weer eens losse tips voor een goed ziekteverzuimbeleid.
Was het maar zo makkelijk.
Tip 1 hoort te zijn, volg de wet Poortwachter goed op, want anders kan het u kapitalen kosten.
Zorg voor een goede Arbo-arts of dienst, die met u mee denkt en u de juiste tips kan geven.
Zorg voor een goed sociaal beleid in uw bedrijf.
Mensen die gemotiveerd in uw bedrijven werken, melden zich niet zo vaak ziek.
Mensen die met motivatie werken leveren u 25 % meer omzet op.
Kortom met 5 tips komt u er gewoon niet.
Wel is het goed dat Managersonline deze onderwerpen regelmatig onder de aandacht brengt.
Gelukkig zijn er ook goede Arbo-diensten die u kunnen helpen.
We kunnen allerlei schema's en terminologieen hanteren die basaal op hetzelfde neerkomt uiteindelijk. Bottom line hier is simpelweg dat zonder IT er nog maar weinig draait op proces gebied. Tot voor kort, en heden nog steeds, leeft er nog steeds de perceptie dat IT een dienstverlener is en als zodanig dient te worden benaderd en behandeld.
Helaas moet er juist een tegengeluid komen die dat recht zet. De IT maakt nu al cruciaal en strategisch onderdeel uit van 90% van allerlei procesvormen. Op zich een aardig fenomeen. Nu nog de communicatie daar omtrent het integrale management, IT en NON IT zich ervan laten doordringen dat het één niet meer zonder het andere kan.
Het zg dienstverlenende aspect dient te worden afgebouwd en de IT moet worden gezien als onderdeel van het geheel.
Ik onderschriijf je visie en mening volledig daar waar het het verkoop aspect aangaat. Dat zijn mensen die nog steeds dezelfde fouten maken. Niet communiceren. Als zij dat wel deden dan kreeg je namelijk helderheid en meer waar voor je geld. Dat is dus iets waar ik me zeker sterk voor maak. Geen enkel project waar IT bij betrokken is mag en kan zonder technici en specialisten tot stand komen. Verjopers hebben die kennis domweg niet en denken vaak, om een klant binnen te halen of dienstverlenend te zijn dat je in budgetten en planningen kunt snijden.
Daardoor lopen nog steeds vele projecten budgetair uit de pas. Een tweede fenomeen die zich toont is het gegeven dat minstens 40% van het huidige IT Project Management Contingent, geen werkelijke IT achtergrond en ervarin heeft maar toch het idee dat zij een klus wel even zullen klaren.
Van zowel IT als Non IT moet worden verwacht dat zij leren van fouten van niet alleen zichzelf maar zeker ook anderen. Als je openheid en transparantie betracht zal een klant in de regel ook niet zo snel weglopen maar samen gaan voor een goede langdurige relatie. Door de huidige marktsituatie zie ik dit laatste helaas nog niet 1 2 3 gebeuren.
Niettemin blijf ik wat dit betreft bij mijn ervaringen en standpunt. Eerst zorgen dat je als IT onderdeel van het proces kan uit gaan maken door communicatie. Daar is de eerste winst te behalen.
RC
Ik ben het met je eens, dat je voor je verleden en alles wat je daar misschien in hebt uitgespookt in de huidige maatschappij negatief kan worden veroordeeld. Ik zelf heb even ge-googled en heb geen foute sporen van mijzelf kunnen vinden. Ik zit al sinds de commodore 64 op de computer en internet, heb vele fora bezocht, websites gehad en commentaar gegeven en toch vind ik niets van mijzelf terug wat kwaad zou kunnen hoe onvoorzichtig ik misschien ook ben geweest ben in het verleden.
Als HRM manager zie ik veel kandidaat werknemers en scan ze niet via Google. Mede ook omdat het verleden van toekomstige werknemers niet eens zo relevant voor mij is. Nu werk ik bij de overheid, dus deze neemt de taak wel over met een verklaring van goed gedrag, of niet. Dit maakt het voor mij een stuk makkelijker en tijdsbesparend.
Dat eea toch negatief zou kunnen uitpakken voor jezelf als persoon zijnde, kan ik mij wel heel goed voorstellen. Bezint eer ge begint!
Natuurlijk heeft Ad ook gelijk, het vervelende hier is dat ook door jou Informatica wordt gezien als tool om bedrijfsprocessen vast te leggen met behulp van apparatuur.
Dat is informatica echter niet!
Informatica beschrijft de inhoud van informatie en legt paden van informatiecommunicatie vast. Bedrijfsprocessen zijn namelijk aan verandering onderhevig. Een compleet informatiemodel moet theoretisch voldoen voor alle processen en door compleetheid voldoen aan toekomstige functies.
Informatie wordt tegenwoordig vanuit de procesoptiek bekeken (bottom-up model) maar is eigenlijk niet goed toepasbaar in een veranderende omgeving.
Helaas hebben veel ICT bedrijven zich omgeschakeld naar dit laatste model, liever 10x - betaald - niet goed, dan één keer goed.
De slechte naam van ICT is meer te danken aan hoge verwachtingen geschetst door sales en marketing dan de individuen die in hun opdracht trashware moeten maken.
Reactie: Misschien dat de stijl hier nauwelijks zou werken, maar dat belet mij niet om strikte regels toe te passen.
De gewoonte is hier om mensen per week te betalen en dan mar hopen dat ze de maandag opnieuw verschijnen. Gewoon niet meer opdagen en niks laten weten is een normaal gedrag.
Aan de andere kant, iemand ontslagen kan leiden tot een proces, en in tegenstelling tot wat 'wij' gewoon zijn, komt de zaak binnen de 5 dagen voor de rechter en is er een uitspraak, gewoonlijk in het voordeel van de 'werknemer'.
Telkens kon ik de rechter overtuigen dat de manier van handelen 'schadelijk' was voor de overblijvende 'werknemers'. Dus 'de rechter' moest die groep in bescherming nemen tegen 1 'individu'.
Nu wordt mijn personeel per maand betaald, moeten ze een opzeggingstermijn in acht nemen, staat alles op papier, opgesteld door een advokaat, afgestempeld en ondertekend door een rechter, wat het geheel volledig 'wettelijk' maakt.
Nu werken de meeste mensen hier voor 'vul in naam van bedrijf'.
Maar al mijn werknemers staan bekend als zijnde werkend voor 'Don Roberto' (mijn tweede naam), en dat geeft géén machtsgevoel, enkel een fijn gevoel.....
En waarschijnlijk ben ik een van de weinige werkgevers hier die meer dan 50 personen op een wervingsreserve lijst heeft staan.
Dat is voor mij geen mentaliteitsverandering, eerder een attitude verandering.
Je leiding geven moet steunen op regels en richtlijnen, niet op mogelijke grillen van enkelingen.
Waar het in het artikel waarschijnlijk om gaat is de realisatie, voor mensen, dat alles wat je plaatst op fora daar blijft staan en met een machine zoals google te vinden en te lezen is. Ik kan me indenken dat je ooit eens iets hebt geplaatst, vanuit een bepaalde emotie, die jaren na dato weer op kan duiken, zonder dat het iets toevoegt maar wel bij kan dragen aan een bepaalde beeldvorming.
Het is van peroon tot persoon hoe een bepaald stukje in,formatie wordt geinterpeteerd maar dit zou ook wel eens een negatieve consequentie kunnen hebben.
Niet iedereen is in staat tussen regels door te lezen maar krijgen een bepaald beeld ergens bij. Voor mezelf heb ik er absoluut geen moeite mee mijn mening en commentaren door anderen te laten lezen. Alleen denk ik wel graag even na bij de formulering daarvan.
Mijn bijdrage is dan ook meer bedoeld als een duidelijke reminder dat men soms ook even na moet denken bij wat men op het net plaatst. Juist ter voorkoming van.
Verder helemaal met je eens, het kan je ook een aardig beeld geven van hoe iemand zich voort beweegt in het leven als manager zijnde en of deze al of niet zou kunnen passen in de organisatie.
Neemt niet weg dat alles vaak een feitelijke tijdmoment is die helemaal niet steekhoudend hoeft te zijn voor de instelling en gedragingen van de persoon op dit moment. Boeiende discussie in elk geval.
RC PM
U haalt hier wel degelijk iets juist aan. Veel van dergelijke 'Coaches' laten graag, en dat is een hele oude truuk overigens, veel van het initiatief liggen bij de genodigden waar zij dan vervolgens weer op voort borduren. Dergelijke wegen zijn zelden een lang leven beschoren.
Waar het ECNO en CITO aangaat zit je met een ietwat ander fenomeen. Namelijk van de genodigde wordt gevraagd een actief stuk aan input aan te leveren voor men aan de slag kan gaan. Het is juist die input die wordt geleverd die wel eens discutabel zou kunnen zijn. Hoe dan ook vraagt dat in elk geval om een inmdividuele benadering.
Met onze methodiek gebeurd dit niet maar wordt er meteen, zelfs in groepsverband, op individueel niveau gewerkt. Zo worden ook de personen naast elkaar, klassikaal, bekeken en uitgelegd, in hele heldere beterming, waar de overeenkomsten zitten en waar de tegenstellingen.
Vanuit de perceptie alle latente eigenschappen individueel inzichtelijk te maken krijg je begrip en samenwerking en kun je vaak bestaande tegenstellingen aardig aanpakken.
Ik heb verschillende vormen en soorten van assessment en coachingsdagen bij mogen wonen en zag juist dat dit laatste onder belicht bleef of men ging over die aspecten bijzonder langdradig doen. Aan het einde van de dag wordt je dan nog even toegefluisterd goed te noteren en te blijven oefenen.
Met hetgeen wij beogen laten wij de keuze integraal bij het individu liggen en spreken die aan op diens niveau en vaardigheden zodat die zelf tot heldere conclusies kan komen. Wat je weergave betreft het helemaal mee eens.
