Reactie: Als er geen budgetten in organisaties aanwezig waren, zou dit een eerlijk artikel zijn. IT-ers moeten inderdaad roeien met de riemen die ze hebben, maar in organisaties hangt aan iedere riem een prijskaartje; zowel bij proactief als bij reactief gebruik. Oftewel: er is geen oneindig budget en dus zullen er keuzes gemaakt moeten worden. En dan liefst geen pay peanuts keuze.
Ik rechtvaardig geen \\\\\\\\\\\\\\\'blunders\\\\\\\\\\\\\\\' als bij KPN en Vodafone, maar ik pleit wel voor meer begrip voor IT-ers: zonder financiële grenzen kan er meer voorkomen worden, maar uiteindelijk zijn ook IT-ers mensen waar spaanders omheen kunnen liggen om het simpele feit dat ze mensen zijn en hakken. Het probleem is vaak dat mensen die zelf geen verstand hebben van IT wel praten alsof spaanders voorkomen hadden kunnen worden als ze zelf de IT-hakbijl vast hadden gehad. Maar een voorstel in die richting wordt ook niet in dank afgenomen. Ik ben nog op zoek naar een update om dit probleem aan te kunnen pakken...
Reactie: Niet elke deadline is een echte deadline, maar als we geen echte deadline krijgen dan stellen we die zelf (zie ook www.malotaux.nl/?id=goalofaproject bij ‘at the time he needs it’).
Tipje van de sluier (zie ook www.malotaux.nl en www.malotaux.nl/booklets boekje#2 en #7):
We werken in wekelijkse TaakCycli, waar we bepalen hoeveel tijd we hebben, wat we denken dat het belangrijkste is om te doen, hoeveel tijd dat kost, en afspreken te doen wat past en niet te doen wat niet past. Hierdoor verdampt de stress van alles wat we ‘moeten doen maar eigenlijk te weinig tijd voor hebben’. We bepalen namelijk wat we gaan doen en wat dus niet. De energie de door de stress werd verbruikt kunnen we nu productief aanwenden. We vragen ons vooraf af of wat we gaan doen echt nodig is, echt nu nodig is, hoeveel er van nodig is, wie er op zit te wachten en nog wat meer. We vragen on ook af hoeveel tijd ervoor nodig is, hoeveel tijd we er aan zouden mogen besteden en hoeveel tijd we onszelf als timebox geven om het juiste te doen. Door een betere focus op wat echt nodig is besteden we onze tijd veel efficiënter.
Daarnaast hebben we een TimeLine proces om te bepalen wat er gaat gebeuren als we met de huidige mensen, met onze huidige efficiency, in onze huidige omgeving, aan het huidige probleem werken. Dan blijkt meestal dat het te lang gaat duren (veel projecten duren immers langer dan gewenst). Vervolgens bepalen we wat we daar aan gaan doen, want “Falen is geen optie”.
Klink allemaal triviaal. Dat doet toch iedereen? Blijkbaar niet.
Er is nog meer, maar je vroeg om een of twee tipjes. Als je wil, kan ik nog uren doorgaan.
Ik kom meestal weerstand van projectmanagers en doorgewinterde uitvoerders tegen: “Ik doe dit werk al zovele jaren. Ik heb alle diploma’s en enorme ervaring. Wat kun jij daar nu nog aan toevoegen?” Binnen een uurtje krijgen ze door dat er toch nog wat te leren valt en binnen enkele weken zijn ze door de resultaten overtuigd. The proof of the pudding is in the eating.
Mensen werken voor een groot deel op intuïtie. Intuïtie is gebaseerd op ervaring. Als intuïtie ons altijd de juiste reactie zou geven, dan zou alles perfect lopen. Niet alles loopt perfect, dus wijst onze intuïtie ons blijkbaar soms de verkeerde weg (zie www.malotaux.nl/?id=pdca bij ‘If intuition would be perfect’).
Doordat sommige dingen die we moeten doen contra-intuïtief zijn, gebeuren ze niet, integendeel, ook al hebben we allemaal slimme mensen in ons team. Coaching geeft nieuwe ervaring, waardoor nieuwe intuïtie kan ontstaan. Hoe slimmer de mensen, hoe sneller ze het oppikken.
Eigenlijk denk ik wel dat deadlines soms een probleem vormen, bijv de mentaliteit waarmee ze behandeld worden en het sneeuwbaleffect dat optreedt als ze niet worden nageleefd zonder dat hierover een signaal wordt afgegeven. Zeker als een hooggeplaatste ermee wegkomt een deadline te negeren, zal de voorbeeldwerking effect hebben in de hele organisatie.
Wat jij beschrijft is iets anders, dat ook heel relevant is: prioriteitstelling en efficiency. In dit geval ervaar ik het van jouw kant als vrij algemeen. Kun je één of twee tipjes van de sluier oplichten: wat is hieraan te doen?
Reactie: Deadlines zijn het probleem niet. Die zijn vrijwel altijd te halen.
De helft (+-30%) van wat we in projecten doen blijkt later niet nodig te zijn geweest. Als we de dingen die later blijken niet nodig te zijn geweest achteraf herkennen, dan is de tijd al verbruikt. Als we ze voordat we ze doen herkennen, kunnen we nog zorgen dat we ze niet doen. Daarmee is al een heleboel tijd te besparen. Als we zoveel tijd besparen met niet doen van wat niet nodig is, dan hebben we veel meer tijd om wat wel nodig is nog beter te doen. Resultaat: tevreden klanten.
Ik heb de afgelopen jaren een techniek ontwikkeld om dit in zeer korte tijd in projecten operationeel te maken. Binnen enkele weken gebruikt men 30% minder tijd voor betere resultaten.
Als we, ondanks deze tijdsbesparing, een deadline echt niet kunnen halen, dan kunnen we dit met deze techniek veel eerder voorspellen en ook vertellen wanneer we wel klaar kunnen zijn en dat vervolgens waarmaken. Ik noem dit “Predictable Projects”. Projecten zijn veel beter te voorspellen dan men over het algemeen aanneemt.
Reactie: Dank Michel, op deze maandagochtend (het is hier 8 uur) maakte mijn hart een sprongetje bij het lezen van de titel van je artikel, en toen ging ik eerst eens even een lekker bakkie koffis zetten begeleid door binnenpret over het artikel dat ik zou gaan lezen. Maar al te vaak helaas worden deze begrippen misbruikt voor goedkoop meesurfen op een modieuze golf.
Maar dat van die buren dat valt me tegen, dat ze je toch zover kregen! Je strategie daarin echter vergoedt veel. Fijne dag nog.
Reactie: Bij het omgaan met deadlines in een bedrijfsblad (bijv een personeelsblad) heb ik dit artikel geschreven http://www.eenbedrijfsbladmaken.nl/content/view/182/74/ Naast het zinvolle artikel van Asha hierboven, kan dit een aanvulling zijn die ingaat op vragen van Niels.
Ik zie het vooral als een praktisch probleem in de organisatiecultuur waarvoor je met enig psychologisch inzicht duidelijkheid kunt verschaffen. Uiteindelijk heeft iedereen daar baat bij.
Reactie: Essentieel is kennis en de kwaliteit van de kennis. Zonder deze zaken kan je een klant ook niet uitdagen. De dialoog komt op gang als je vertrouwen krijgt en je een geschikte sparringpartner blijkt te zijn. Goed stuk.
Marco
Reactie: Dit artikel is wel erg algemeen gesteld, zonder aan te geven hoe je het dan doet.
Bijvoorbeeld : ”Het rendement kun je verbeteren door effectiever te werken.” Natuurlijk. Maar hoe doe je dat dan in de praktijk?
Vanuit mijn praktijk als project coach weet ik dat een situatie zoals geschetst (\\\\\\\\\\\\\\\'\\\\\\\\\\\\\\\'We werken met een klein team aan complexe projecten…. etc\\\\\\\\\\\\\\\'\\\\\\\\\\\\\\\') binnen enkele weken kan worden opgelost door de mensen zelf, met hulp van slechts enkele dagen coaching en een beproefde aanpak.
De oplossing is namelijk helemaal niet moeilijk. Waarom komen deze slimme mensen er dan zelf niet op? Omdat de dingen die je moet doen weliswaar eenvoudig zijn, maar contra-intuitief. En omdat het relatief eenvoudig is, kunnen dezelfde slimme mensen het zich wel zeer snel eigen maken.
Reactie: @R.F. Bedankt voor uw reactie. Ik geloof niet dat ik zeg dat het alleen maar verblindend werkt. Het kan (en doet het ook regelmatig) verblindend werken. Denk dus dat wij het met elkaar eens zijn.
Reactie: Beste Michel, Het is mooi dat je (soms) een passie herkent. Het is jammer dat je denkt dat Passie alleen verblindend werkt. Maar dat is het onderscheid tussen harmonieuze en geobsedeerde passie. En dat laatste is juist niet goed. Wil je niet hebben. Net zo goed als je geen workaholics voor je wil laten werken.
Reactie: Prima artikel.
Ik geef aan dat ook een acquisitiegesprek gevoerd moet worden op basis van gelijkwaardigheid. Om de klant te laten investeren is een sterk punt.En wat betreft een voorstel maken het volgende. In het begin van mijn trainingscarriëre maakte ik zeer uitgebreide voorstellen. Zo uitgebreid dat het bijna een routeplanner was. Zowel klant zelf als conculega kon er mee aan de slag. Nu vertel ik wat het doel is en de weg erheen, maar niet hoe en niet exact de onderwerpen. Vele malen meer bevredigend.
Annemiek
Reactie: Ja Michel, ik ben het met je eens. Probeer niet aleen maar aardig te zijn, dat vergeet de klant snel, of hij went er aan.
Ik denk dat het wel belangrijk is om snel het vertrouwen van een klant te winnen en dat doe je onder meer door open en eerlijk te zijn. Kom met de klant in dialoog en dat doe je niet door alleen maar te pleasen. Je moet echter wel rekening houden met de emotionele (niet rationele) kant. De juiste balans van ratio en emotie zorgt ervoor dat je met de klant als team verder kan.
