26 maart 2009 -
Communiceren is goed. Maar eindeloze vergaderingen over zaken die iedereen allang weet, zijn nog erger dan gebrek aan communicatie. Onderzoekers van de University of North Carolina concluderen dat teams waarin heel veel gepraat wordt minder effectief zijn dan teams die gewoon aan de slag gaan.
Uit de analyse van ongeveer 4.800 groepen en meer dan 17.000 mensen blijkt dat de meeste teams een groot deel van hun tijd besteden aan het herkauwen van informatie die allang bekend is. Teams die vooral nieuwe informatie delen, presteren echter beter. In teams waarin de leden open tegen elkaar zijn, zijn de onderlinge verstandhoudingen vaak beter maar het wil niet automatisch zeggen dat ze beter presteren.
Oplossing
Teams blijken bovendien beter te communiceren als er van hen een juist of het beste antwoord verwacht wordt, dan wanneer ze tot een gezamenlijke oplossing moeten komen. Zo zijn teams beter in het selecteren van een sollicitant als ze op basis van hun eigen ervaring en de werkzaamheden de beste kandidaat moeten kiezen, dan wanneer ze zo snel mogelijk een unaniem besluit moeten nemen.
Taak voor managers
Wat kunnen managers doen om de productiviteit van hun team te vergroten? Ten eerste zijn zij de aangewezen personen om het teamoverleg in goede banen te leiden en samenwerking te stimuleren. Daarbij kunnen ze de specifieke kennis en ervaring van de teamleden benadrukken, en zich vooral concentreren op nieuwe informatie.
Haalbare doelen
Verder kunnen managers lering trekken uit de sportwereld op het gebied van teammotivatie. Onderzoekers van de Wharton Business School stelden vast dat sportteams die in de rust een kleine achterstand hebben, de grootste kans maken om de wedstrijd uiteindelijk te winnen. In de zakenwereld werkt dat net zo: werknemers zijn het meest gemotiveerd als ze dichtbij een belangrijk doel zijn maar dat nog nét niet bereikt hebben. Om te zorgen dat uw team de doelstellingen haalt, moet u dus concrete, haalbare doelen op de korte termijn stellen. Dit werkt psychologisch stukken motiverender dan hen vage, onrealistische doelstellingen voorschotelen.
Omdat in de rondvraag vaak de onderwerpen die eerder in de vergadering aan de orde waren door de mensen die toen bakzijl hebben gehaald op nieuw op de tafel worden gebracht is het raadzaam om de rondvraag aan het begin van de vergadering in te plannen. Noem het dan ook vragenronde. 25 tot 45% tijdswinst is het directe gevolg.
Door alleen vooraf schriftelijk vragen te stellen naar aanleiding van het verslag kan ook nog eens 10% tijdswinst worden geboekt.
Zet de MT vergadering op vrijdagmiddag in plaats van op maandagochtend en je ziet dat er ook veel effectiever wordt vergaderd.
Zomaar wat tips.
