4 februari 2008 -
Besprekingen en vergaderingen vullen een flink deel van de week. Vaak hebben deze bijeenkomsten het karakter van een onderhandeling: de deelnemers hebben immers verschillende belangen, botsende meningen en uiteenlopende wensen.
Willem Mastenbroek geeft op Managementsite tien tips om de besprekingen tot een goed einde te brengen.
Vijf tips voor de voorzitter
1. Begin met een verkenning Geef iedereen de gelegenheid om wensen en belangen te verduidelijken door middel van een inventarisatieronde.
2. Houd discussie en debat beperkt
Geef wel ruimte voor verduidelijking van achterliggende doelstellingen en belangen; vraag hier zelf soms op door.
3. Praat over voorstellen, meer dan over argumenten
Het grootste probleem is vaak dat er een slepende discussie ontstaat die weinig tot niets oplevert. De voorzitter kan dit doorbreken door de discussie oplossingsgericht te houden: Wat stelt de een voor, wat de ander? Op welke voorwaarden gaat men misschien akkoord? Wat voor compromis is denkbaar? Als deelnemers niet akkoord gaan met een voorstel, een tekst of een oplossing vraag in deze fase niet naar hun argumenten maar naar de aanpassingen die het voorstel acceptabel maken.
4. Accepteer impasses
Meer ervaren onderhandelaars zien impasses als onvermijdelijk en soms zelfs als gewenst. Het is een soort test van elkaars vasthoudendheid. Het kan helpen als de voorzitter schorst en partijen vraagt met een oplossing voor de impasse te komen. Soms is de voorzitter in de positie om de knoop door te hakken.
5. Matig de achterbannen Achterbannen hebben de neiging hun vertegenwoordigers op te jutten. Houd als voorzitter de achterbannen zoveel mogelijk op afstand. Houd wel rekening met de achterliggende belangen; laat niet toe dat een partij met lege handen moet vertrekken zodat een moeizaam bereikt compromis de kans loopt alsnog afgeschoten te worden.
Vijf tips voor de deelnemers
1. Bereid u voor
Onder andere door van te voren al zoveel mogelijk kennis te nemen van de belangen en ideeën van de andere deelnemers.
2. Blijf flexibel Kom niet te snel met een oplossing maar wees wel duidelijk over uw belangen, ideeën en wensen.
3. Houd initiatief Kom na de verkennende fase of als deelnemers in herhaling vervallen met een voorstel op hoofdlijnen. De voorzitter zal er blij mee zijn.
4. Laat u niet meeslepen in een ‘welles nietes’ spelletje Vraag bij kritiek op uw voorstel met welke concretisering of aanvulling het wellicht acceptabel zou worden.
5. Wek niet teveel verwachtingen bij uw achterban Het matigen van verwachtingen en tegelijk elkaar in de gelegenheid stellen bij de eigen achterban te scoren zijn onderdelen van het spel.
Bron:Managementsite
Allemaal bruikbare tips. Vooral het opjutten door de achterban moet de kop worden ingedrukt. Echter de meeste irritatie bij vergaderingen begint vaak bij het te laat komen van mensen vanwege files. Tenminste bij vergaderingen waar mensen vanuit allerlei provincies moeten komen. Deze vergaderingen zijn zakelijker, to the point, geen files, iedereen om de beurt spreektijd en een échte voorzitter. En bovendien gewoon achter je eigen PC! Geweldig toch? Dus géén of zeker minder welles nietes spelletjes. PLus het verloopt allemaal zakelijker en efficiënter Ik kan het iedereen aanbevelen :)
