11 maart 2021 -
De coronapandemie heeft het afgelopen jaar gezorgd voor grote veranderingen in het werkproces binnen veel bedrijven. Waar er al jarenlang aandacht was voor onder andere thuiswerken, is dit in een stroomversnelling gekomen door de maatregelen om de verspreiding van het coronavirus onder controle te houden.
Sommige medewerkers en bedrijven omarmden dit snel en gemakkelijk, anderen moeten er nog steeds wennen. Is dit laatste het geval binnen uw team? Stefan Janssen van Geld-verdienen-online.be geeft drie tips om de online samenwerking met uw team te verbeteren.
Gebruik een urenregistratie in combinatie met prouctmanagementsoftware
Nu er minder mensen daadwerkelijk op de werkvloer aanwezig zijn, ligt het risico op de loer het overzicht over de uitgevoerde werkzaamheden te verliezen. Janssen: "Dit was ook vooral het belangrijkste argument waarom nog niet eerder op meer thuiswerken is overgeschakeld, ondanks de andere voordelen.
Maar dit is eigenlijk onterecht. Ook met minder direct contact kunnen prima de effectiviteit en efficiëntie van een team in de gaten worden gehouden. Bijvoorbeeld door gebruik van een urenregistratie gecombineerd met een prouctmanagementsysteem. Er kan goed gemonitord worden of de werkzaamheden volgens planning verlopen, en wie welke werkzaamheden uitvoert. Het voordeel is bovendien dat de data in deze systemen direct gebruikt kan worden voor facturatie en loonbetaling."
Focus op doelstellingen, niet op ‘online aanwezigheid’
Thuiswerken geeft medewerkers meer vrijheid, ze zijn immers minder gebonden aan vaste werktijden. Janssen: "Om de online samenwerking te verbeteren is het dan ook goed mensen gebruik te laten maken van deze vrijheid. Verplicht ze niet om op bepaalde momenten aan het werk te zijn, maar bepaal doelstelling over wanneer bepaalde werkzaamheden afgerond moeten zijn. Om de samenwerking te verbeteren is het overigens wel handig om voor alle teamleden inzichtelijk te maken wanneer mensen aan het werk zijn, zodat ze elkaar niet onnodig storen buiten werktijd.U kunt met uw team wel afspraken maken over wat redelijk is. Het moet immers ook weer niet zo zijn dat een teamlid alleen maar heel laat ’s avonds nog aan het werk is omdat hij of zij dat fijn vindt of het niet anders kan, maar overdag niet bereikbaar is voor andere collega’s."
Videobellen met zowel het team als een-op-een
Tot slot benoemt Janssen dat ondanks het uitblijven van face-to-face contact, het juist wel belangrijk is in contact met iedereen te blijven. "Programma’s waarmee mensen kunnen videobellen worden momenteel zakelijk veelvuldig gebruikt. Videobellen heeft als voordeel ten opzichte van telefonisch bellen dat u elkaar toch kunt zien, en non-verbale communicatie overkomt. Met videobellen kunt u met het team regelmatig de voortgang van werkzaamheden bespreken. Vergeet niet daarnaast geregeld met uw teamleden een-op-een te videobellen, zodat ze kunnen aangeven wat er wel goed gaat en waar ze tegenaan lopen."
