zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
nieuws
 

´Het Papierloze Kantoor´ puilt uit van het papier

25 oktober 2012 - Vandaag is het ´World Paper Free Day´. Maar ´Het Papierloze Kantoor´ ligt nog ver buiten bereik van de meeste Nederlandse en Europese bedrijven. Uit nieuw onderzoek van Iron Mountain blijkt dat papieren dossiers en documenten uiterst belangrijk zijn en dat voorlopig blijven. Slechts een procent van de ondervraagden heeft een ´papierloos kantoor´.

De onderzoekers ondervroegen informatiebeheerders in de juridische, farmaceutische, financiële en industriële sector in Nederland, Duitsland, Frankrijk, Hongarije, Spanje en het Verenigd Koninkrijk. Het onderzoek toont aan dat de meeste onderzochte bedrijven problemen ondervinden met hun informatiebeheer en de grote papieren archieven die zij in het eigen kantoor aanhouden. Overvolle en ongeorganiseerde opslagsystemen stellen bedrijven bloot aan verhoogde risico´s op gegevensverlies en schade, en maakt dat de waarde onbenut blijft die de informatie vertegenwoordigt. 



Waterschade, schimmel en muizen
Meer dan de helft van de onderzochte bedrijven (58 procent) slaat zijn papieren bestanden grotendeels op in een eigen archief in het eigen kantoor. In veel gevallen is dat in de kelder, waar gevoelige klantgegevens en essentiële bedrijfsinformatie blootstaan aan verhoogde risico´s op waterschade door overstroming, verwering en schimmel, en het aanvreten door muizen en ander ongedierte.
Ruim de helft (51 procent) van de bedrijven die Iron Mountain onderzocht, geeft aan dat belangrijke klantencorrespondentie grotendeels op papier is gearchiveerd. Liefst 45 procent van de respondenten zegt dat de toegangs- en opslagmogelijkheden van zijn archief ´aanmerkelijk onder druk´ staan, waardoor informatie niet snel genoeg kan worden opgevraagd. 37 Procent gaat zelfs zo ver de opslagfaciliteiten als ´chaotisch´ te bestempelen, met weinig tot geen structuur, en soms onvindbare bestanden. Alarmerend is de twee procent van de bedrijven waarbij amper enige structuur in de klantencorrespondentie zit.
Veel bedrijven maken zich ernstig zorgen over de zakelijke gevolgen die het beheer van hun papieren informatie heeft. Minder dan een kwart (24 procent) vindt de toegang tot klantinformatie toereikend voor een goed klantbeheer. 49 Procent vreest het verlies van de documenthistorie en een kwart denkt geen informatiebeheer-strategie te kunnen invoeren die zowel papieren als digitale formaten omvat. 

Papier-Efficiënt

"´Het Papierloze Kantoor´ is vaak een onhaalbare doelstelling, maar ´Papier-Efficiënt´ moet wel haalbaar zijn," zegt Jeroen Strik, commercieel directeur van Iron Mountain in Nederland, België en Duitsland. "Bedrijven produceren en kopiëren papieren documenten en slaan die op, en blijven dat voorlopig nog doen: ons onderzoek toont aan dat slechts een procent van de Europese bedrijven een paperloze werkomgeving heeft gecreëerd." 

Digitaliseringsaanpak

"Ons advies is om niet overhaast alles te digitaliseren wat je hebt, maar eerst te begrijpen hoe informatie wordt gebruikt en de veelgebruikte documenten dan te digitaliseren," zegt Strik. "De beste aanpak om problemen beheersbaar te maken, is door u eerst te richten op documenten die van kritiek belang zijn, zoals bedrijfsdocumenten, klantgegevens en zakelijke bedrijfsinformatie, of business intelligence. Daarna kan het overige voor een overeengekomen periode extern worden opgeslagen en beheerd. Opgevraagde informatie kan vervolgens op afroep digitaal worden aangeleverd. Het is praktisch en waardevol om zo te komen tot een goed Corporate Information Responsibility-programma."

 
 Doorsturen   1 reactie  

 

Laatste nieuws

 Met uw team in het buitenland werken: vijf tips
 Vijf procent werknemers Zuid-Limburg komt uit buurlanden
 Een vijfde van de beursgenoteerde bedrijven heeft een positieve impact
 

Gerelateerde nieuwsitems

 Papierloos kantoor is een illusie
 Papieren vacature verliest terrein
 Papieren ‘to-do-lijst’ blijkt populair
 Klantcommunicatie wordt digitaal en interactief
 
 
reacties
 
GMS - Matthijs  |   | 
20-04-2015
 | 
10:38 uur
''Ons advies is om niet overhaast alles te digitaliseren wat je hebt, maar eerst te begrijpen hoe informatie wordt gebruikt en de veelgebruikte documenten dan te digitaliseren.''

Precies. Een opvatting die ik steeds waar ik merk dat veel organisaties mee te maken hebben is een ''of alles of niets'' situatie. Het is niet realistisch en al helemaal niet praktisch om decennia aan documentverzameling binnen een korte periode te digitaliseren.

REAGEREN

Naam:
Emailadres:
URL: (niet verplicht) http:// 
 
Reactie/Opmerking:
Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
 
Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
Meer dan 100 gratis checklists voor ondernemers. Op Brisk Magazine, internetmagazine voor ondernemers.
Ontwikkelingen in de markt van drukwerk
Vergroot uw rendement in 2019 door reviews op NederlandReview Review marketing
reacties
Fors minder jongeren gebruiken desktop pc om te internetten (1) 
Werk beďnvloedt privéleven negatief  (1) 
Nederlanders onderschatten beveiligingsrisico’s van computers (1) 
Belangrijke handelspartners Nederland minder stabiel (1) 
Vier apps verantwoordelijk voor 82 procent van mobiel dataverbruik iOS (1) 
Klimaatakkoord zet Nederland in beweging richting duurzame economie (2) 
Evenveel vrouwen als mannen met hbo- of wo-diploma (1) 
top10
Wat organisaties verwachten van de financiële afdeling van 2025
Een derde van de werkenden vindt zichzelf slimmer dan zijn of haar baas
'Er is een cyberoorlog gaande'
Energie en klimaat prominent in provinciale verkiezingsprogramma’s
Helft C-level leidinggevenden voert transformatie-initiatieven door zonder duidelijke strategie
Dit zijn de drie meest voorkomende spearphishing-aanvallen
Verzekeraars streng bij schade aan mobieltje
Flexibel werken maakt bedrijven competitiever
Merken willen in 2019 meer grip krijgen op klantgegevens
Nederlandse zakenreiziger reist liever niet naar onveilige landen
meer top 10