25 oktober 2012 -
Vandaag is het ´World Paper Free Day´. Maar ´Het Papierloze Kantoor´ ligt nog ver buiten bereik van de meeste Nederlandse en Europese bedrijven. Uit nieuw onderzoek van Iron Mountain blijkt dat papieren dossiers en documenten uiterst belangrijk zijn en dat voorlopig blijven. Slechts een procent van de ondervraagden heeft een ´papierloos kantoor´.
De onderzoekers ondervroegen informatiebeheerders in de juridische, farmaceutische, financiële en industriële sector in Nederland, Duitsland, Frankrijk, Hongarije, Spanje en het Verenigd Koninkrijk. Het onderzoek toont aan dat de meeste onderzochte bedrijven problemen ondervinden met hun informatiebeheer en de grote papieren archieven die zij in het eigen kantoor aanhouden. Overvolle en ongeorganiseerde opslagsystemen stellen bedrijven bloot aan verhoogde risico´s op gegevensverlies en schade, en maakt dat de waarde onbenut blijft die de informatie vertegenwoordigt.
Waterschade, schimmel en muizen Meer dan de helft van de onderzochte bedrijven (58 procent) slaat zijn papieren bestanden grotendeels op in een eigen archief in het eigen kantoor. In veel gevallen is dat in de kelder, waar gevoelige klantgegevens en essentiële bedrijfsinformatie blootstaan aan verhoogde risico´s op waterschade door overstroming, verwering en schimmel, en het aanvreten door muizen en ander ongedierte.
Ruim de helft (51 procent) van de bedrijven die Iron Mountain onderzocht, geeft aan dat belangrijke klantencorrespondentie grotendeels op papier is gearchiveerd. Liefst 45 procent van de respondenten zegt dat de toegangs- en opslagmogelijkheden van zijn archief ´aanmerkelijk onder druk´ staan, waardoor informatie niet snel genoeg kan worden opgevraagd. 37 Procent gaat zelfs zo ver de opslagfaciliteiten als ´chaotisch´ te bestempelen, met weinig tot geen structuur, en soms onvindbare bestanden. Alarmerend is de twee procent van de bedrijven waarbij amper enige structuur in de klantencorrespondentie zit.
Veel bedrijven maken zich ernstig zorgen over de zakelijke gevolgen die het beheer van hun papieren informatie heeft. Minder dan een kwart (24 procent) vindt de toegang tot klantinformatie toereikend voor een goed klantbeheer. 49 Procent vreest het verlies van de documenthistorie en een kwart denkt geen informatiebeheer-strategie te kunnen invoeren die zowel papieren als digitale formaten omvat.
Papier-Efficiënt
"´Het Papierloze Kantoor´ is vaak een onhaalbare doelstelling, maar ´Papier-Efficiënt´ moet wel haalbaar zijn," zegt Jeroen Strik, commercieel directeur van Iron Mountain in Nederland, België en Duitsland. "Bedrijven produceren en kopiëren papieren documenten en slaan die op, en blijven dat voorlopig nog doen: ons onderzoek toont aan dat slechts een procent van de Europese bedrijven een paperloze werkomgeving heeft gecreëerd."
Digitaliseringsaanpak
"Ons advies is om niet overhaast alles te digitaliseren wat je hebt, maar eerst te begrijpen hoe informatie wordt gebruikt en de veelgebruikte documenten dan te digitaliseren," zegt Strik. "De beste aanpak om problemen beheersbaar te maken, is door u eerst te richten op documenten die van kritiek belang zijn, zoals bedrijfsdocumenten, klantgegevens en zakelijke bedrijfsinformatie, of business intelligence. Daarna kan het overige voor een overeengekomen periode extern worden opgeslagen en beheerd. Opgevraagde informatie kan vervolgens op afroep digitaal worden aangeleverd. Het is praktisch en waardevol om zo te komen tot een goed Corporate Information Responsibility-programma."
''Ons advies is om niet overhaast alles te digitaliseren wat je hebt, maar eerst te begrijpen hoe informatie wordt gebruikt en de veelgebruikte documenten dan te digitaliseren.''
Precies. Een opvatting die ik steeds waar ik merk dat veel organisaties mee te maken hebben is een ''of alles of niets'' situatie. Het is niet realistisch en al helemaal niet praktisch om decennia aan documentverzameling binnen een korte periode te digitaliseren.
