19 september 2011 -
Steeds meer organisaties en bedrijven maken gebruik van de mogelijkheid om telefonisch te vergaderen. Dat kan omdat de deelnemers thuis of in andere vestigingen of zelfs andere landen werken. Het Nieuwe Werken geeft televergaderingen en teleconferenties nog een extra stimulans. Telefonisch vergaderen betekent ook anders vergaderen.
Voordelen van vergaderen per telefoon
1. Eenvoud
Iedereen kan telefoneren.
2. Het kost minder tijd
En daardoor minder geld.
3. Het spaart het milieu
4. Het is sneller te regelen
Het is immers vaak wel mogelijk om elkaar even te bellen, terwijl bij elkaar komen te lastig is.
Nadelen van vergaderen per telefoon
1. U ziet elkaar niet
Hierdoor mist u non-verbale signalen grotendeels (dit kunt u voor een groot deel verhelpen door via Skype of andere videoconferencingsystemen te vergaderen).
2. U bent sneller afgeleid
3. U heeft te maken met techniek
U moet hiermee leren omgaan en zorgen dat die werkt.
Concentratie
Bij het horen van alleen stemmen is het moeilijk om u te concentreren. Het vraagt dus een andere manier van praten, want u moet de aandacht van uw toehoorders constant met uw stem vasthouden. Dit vraagt ook om een andere manier van luisteren. Wees u daarvan bewust.
Voorbereiding
De voorbereiding is bij telefonische vergaderingen misschien nog wel belangrijker. Doe alles wat van te voren kan ook daadwerkelijk van te voren. De mededelingen en opmerkingen bij de vorige notulen kunnen per mail verzonden worden. Zorg dat iedereen alle stukken ruim op tijd heeft en zich dus goed kan voorbereiden. Schrijf op wat u wilt zeggen en houd het zo kort mogelijk.
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje '10 tips over besluitvorming.
