zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
nieuws
 

Acht do’s & don'ts voor vergaderingen op afstand

30 september 2010 - Tele- en videoconferenties zijn een effectieve en goedkope manier om uw collega’s op andere lokaties te spreken. Maar ze brengen ook uitdagingen met zich mee. Zo zijn er andere dingen waar u rekening mee moet houden dan wanneer u fysiek tegenover elkaar zou zitten.

The New York Times geeft enkele tips, 6Minutes.be vatte samen.



1. Let op uw lichaamstaal
Wanneer u niet in dezelfde kamer bent, gaan nonverbale signalen die wijzen op ongemak, verwarring, instemming of een meningverschil vaak verloren. Wees daarom extra waakzaam zijn voor misverstanden. Kijk recht in de camera en gebruik dezelfde lichaamstaal en gezichtsuidrukkingen als in een face-to-face gesprek. 

2. Wees even verantwoordelijk

Deelnemers aan een virtuele vergadering voelen zich vaak minder verantwoordelijk. Bij een face-to-face meeting komen mensen vaker echt opdagen, niet alleen fysiek maar ook mentaal. In een virtuele vergadering doen mensen soms dingen die ze face-to-face nooit zouden doen, zoals het checken van sportuitslagen, een niet gerelateerd gesprek voeren met iemand anders of zelfs nagels knippen of haren kammen. 

3. Blijf bij de les

Zit u in een virtuele bijeenkomst waar u alleen hoeft te luisteren, dan mag u best een beetje multitasken. In alle andere gevallen is het het beste om niets anders te doen. Als u steeds moet vragen of iets herhaald of verduidelijkt kan worden, wekt u de indruk niet erg geïnteresseerd te zijn en komt u niet professioneel over. 

4. Wees voorbereid

Bereid u voor, wees betrokken, stel vragen en geef uw mening. Vooral in videoconferenties wordt er vaak gewacht tot iemand anders het voortouw neemt. Wees niet om diegene te zijn. 

5. Gebruik de mute knop

Gebruik de mute knop om achtergrondgeluiden te blokkeren. Zeker als u gaat eten of even naar het toilet moet, kan dit genante situaties voorkomen. 

6. Houd rekening met de vertraging

Er zit vaak een korte vertraging op de stem tijdens een videoconferentie waardoor mensen soms door elkaar heen gaan praten. U kunt echter best deel gaan nemen aan een discussie zonder onbeleefd te zijn, door eerst een teken te geven bijvoorbeeld. Zeg iets als ‘excuseer’ of ‘ik heb een vraag’ en wacht dan enkele seconden voor u verdergaat. In een videoconferentie verschijnt de spreker vaak groot in beeld en de rest meestal in een kleiner scherm. In dat geval kunt u ook uw hand opsteken. 

7. Let op uw kleding

Vermijd streepjes, die worden niet goed weergegeven op beeld en kunnen door de camera ook gezien worden als beweging waardoor deze zichzelf blijft ‘refreshen’. Opzichtige blinkende juwelen zijn ook niet aan te raden omdat die op het scherm vaak licht reflecteren. Draag bij voorkeur effen kleding met enkele opvallende accenten (goed vor de herkenbaarheid). Let verder vooral op uw publiek. Bij een advocatenkantoor bijvoorbeeld is een stropdas vaak een must, in de wetenschappelijke wereld niet. 

8. Houd het kort

Virtuele vergaderingen moeten korter zijn dan face-to-face bijeenkomsten. Mensen verliezen namelijk sneller de aandacht. Ziet u dat mensen rond beginnen te kijken of hoort u dat ze aan het rommelen zijn, spreek ze dan aan. Zeg bijvoorbeeld: ‘u lijkt een beetje onrustig, kan ik misschien iets verduidelijken?’


Bron: 6Minutes
 
 Doorsturen   1 reactie  

 

Laatste nieuws

 Vier technologietrends die we de komende jaren steeds vaker gaan zien
 Twee derde organisaties in afgelopen jaar slachtoffer geworden van ransomware-aanval
 Meer dan een derde van de CMO's verliest talent aan concurrenten
 

Gerelateerde nieuwsitems

 Beperking vliegverkeer leidt tot toename videoconferentie
 Videoconferencing slaat niet aan bij Europese bedrijven
 Vier succesfactoren voor het leiden van virtuele teams
 Vijf tips om te communiceren op afstand
 
 
reacties
 
Leo Salazar  |   | 
30-09-2010
 | 
07:32 uur
Een goed begin, maar met zulke ''virtueel'' gesprekken is de intercultureel dynamiek meerdere malen vergroot. Let ook op jouw cultureel kennis en vaardigheden.

REAGEREN

Naam:
Emailadres:
URL: (niet verplicht) http:// 
 
Reactie/Opmerking:
Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
 
Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
advertorial
White paper: E-mail Marketing Automation Trends 2022
Wat kun je in 2022 verwachten op het gebied van e‑mail marketing automation? Welke trends en ontwikkelingen ziet Spotler? En welke thema’s moet je dit jaar in de gaten houden om zoveel mogelijk succes te behalen met je organisatie?
Download het white paper
Lees verder
Kies als MT voor duurzame oplossingen; juist in de bouw
De kracht van buitenreclame blijft bestaan
reacties
Traditioneel kerstpakket populairste extra beloning  (1) 
Thuiswerkers klagen het meest over hoofdpijn, stijve nek en vermoeide ogen  (1) 
Bedrijven verwachten tweedeling kantoorwerkers en thuiswerkers (2) 
Laptop veel milieuvriendelijker dan desktop  (1) 
Om veerkrachtiger te zijn, moeten bedrijven zich op snelheid en schaal richten (1) 
25 procent meer omzet verwacht door face-to-face zakendoen (2) 
Agile werken: een fundamentele cultuurverandering (1) 
top10
Wat verandert er straks door de ‘Wet betaald ouderschapsverlof’?
Bedrijven gaan cyberslag aan in 2022
Vijf strategieën om de leertijd van je medewerkers te maximaliseren
Betere balans tussen werk en privé is goed voornemen nummer één
60 procent IT-securityspecialisten vindt ransomware en terrorismedreigingen vergelijkbaar
Duurzaamheidsmanagers hebben een boeiende baan met toekomstperspectief
Grootste uitdaging IT-afdelingen is digitale transformatie en behoud van technisch talent
Werkend Nederland gaat er minimaal op vooruit
Meeste finance afdelingen beschikken slechts over beperkte digitale basis
Global Networking Trends report: NaaS steeds populairder
meer top 10