zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
nieuws
 

Acht do’s & don'ts voor vergaderingen op afstand

30 september 2010 - Tele- en videoconferenties zijn een effectieve en goedkope manier om uw collega’s op andere lokaties te spreken. Maar ze brengen ook uitdagingen met zich mee. Zo zijn er andere dingen waar u rekening mee moet houden dan wanneer u fysiek tegenover elkaar zou zitten.

The New York Times geeft enkele tips, 6Minutes.be vatte samen.



1. Let op uw lichaamstaal
Wanneer u niet in dezelfde kamer bent, gaan nonverbale signalen die wijzen op ongemak, verwarring, instemming of een meningverschil vaak verloren. Wees daarom extra waakzaam zijn voor misverstanden. Kijk recht in de camera en gebruik dezelfde lichaamstaal en gezichtsuidrukkingen als in een face-to-face gesprek. 

2. Wees even verantwoordelijk

Deelnemers aan een virtuele vergadering voelen zich vaak minder verantwoordelijk. Bij een face-to-face meeting komen mensen vaker echt opdagen, niet alleen fysiek maar ook mentaal. In een virtuele vergadering doen mensen soms dingen die ze face-to-face nooit zouden doen, zoals het checken van sportuitslagen, een niet gerelateerd gesprek voeren met iemand anders of zelfs nagels knippen of haren kammen. 

3. Blijf bij de les

Zit u in een virtuele bijeenkomst waar u alleen hoeft te luisteren, dan mag u best een beetje multitasken. In alle andere gevallen is het het beste om niets anders te doen. Als u steeds moet vragen of iets herhaald of verduidelijkt kan worden, wekt u de indruk niet erg geïnteresseerd te zijn en komt u niet professioneel over. 

4. Wees voorbereid

Bereid u voor, wees betrokken, stel vragen en geef uw mening. Vooral in videoconferenties wordt er vaak gewacht tot iemand anders het voortouw neemt. Wees niet om diegene te zijn. 

5. Gebruik de mute knop

Gebruik de mute knop om achtergrondgeluiden te blokkeren. Zeker als u gaat eten of even naar het toilet moet, kan dit genante situaties voorkomen. 

6. Houd rekening met de vertraging

Er zit vaak een korte vertraging op de stem tijdens een videoconferentie waardoor mensen soms door elkaar heen gaan praten. U kunt echter best deel gaan nemen aan een discussie zonder onbeleefd te zijn, door eerst een teken te geven bijvoorbeeld. Zeg iets als ‘excuseer’ of ‘ik heb een vraag’ en wacht dan enkele seconden voor u verdergaat. In een videoconferentie verschijnt de spreker vaak groot in beeld en de rest meestal in een kleiner scherm. In dat geval kunt u ook uw hand opsteken. 

7. Let op uw kleding

Vermijd streepjes, die worden niet goed weergegeven op beeld en kunnen door de camera ook gezien worden als beweging waardoor deze zichzelf blijft ‘refreshen’. Opzichtige blinkende juwelen zijn ook niet aan te raden omdat die op het scherm vaak licht reflecteren. Draag bij voorkeur effen kleding met enkele opvallende accenten (goed vor de herkenbaarheid). Let verder vooral op uw publiek. Bij een advocatenkantoor bijvoorbeeld is een stropdas vaak een must, in de wetenschappelijke wereld niet. 

8. Houd het kort

Virtuele vergaderingen moeten korter zijn dan face-to-face bijeenkomsten. Mensen verliezen namelijk sneller de aandacht. Ziet u dat mensen rond beginnen te kijken of hoort u dat ze aan het rommelen zijn, spreek ze dan aan. Zeg bijvoorbeeld: ‘u lijkt een beetje onrustig, kan ik misschien iets verduidelijken?’


Bron: 6Minutes
 
 Doorsturen   1 reactie  

 

Laatste nieuws

 Citrix onderzoek toont verdeeldheid over werken op kantoor
 Werknemer worstelt met lastige IT-beveiligingsprotocollen
 Gefragmenteerde informatie staat optimale customer experience in de weg
 

Gerelateerde nieuwsitems

 Beperking vliegverkeer leidt tot toename videoconferentie
 Videoconferencing slaat niet aan bij Europese bedrijven
 Vier succesfactoren voor het leiden van virtuele teams
 Vijf tips om te communiceren op afstand
 
 
reacties
 
Leo Salazar  |   | 
30-09-2010
 | 
07:32 uur
Een goed begin, maar met zulke ''virtueel'' gesprekken is de intercultureel dynamiek meerdere malen vergroot. Let ook op jouw cultureel kennis en vaardigheden.

REAGEREN

Naam:
Emailadres:
URL: (niet verplicht) http:// 
 
Reactie/Opmerking:
Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
 
Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
In welke gevallen moet je aan de slag met een BAV
reacties
Nederlanders willen vooral buiten kantoor kunnen werken (1) 
Drie eenvoudige tips tegen SIM-swapping (1) 
Nederlander bang voor misleidende online reviews (1) 
Werknemer wil fiets in arbeidsvoorwaardenpakket (1) 
Nederland positieve uitschieter: 62 procent vertrouwt op huidige pensioenstelsel (1) 
Het grote verschil tussen weten en kunnen (1) 
Onderweg naar meer bevlogenheid  (1) 
top10
Sterk gestegen hypotheekrente zorgt voor impasse op woningmarkt
‘Extended reality’ brengt hybride werkers weer naar kantoor
Koffie op kantoor: dit komt er allemaal bij kijken
Risicofactoren voor bedrijfssucces in een wereld na de pandemie
Onderzoek onthult bloeiende ransomware-marktplaats op het dark web
Kennismigranten buiten EU zijn interessant arbeidspotentieel voor schaarste arbeidsmarkt
Een inclusieve werkplek: vier tips om de volgende stappen te zetten
Een ambitieuze bedrijfscultuur realiseren: 'Succes hangt af van ongeduld'
Diverse organisatie trekt accounting talent aan
Werknemer die moeilijk rondkomt, zoekt naar manieren om extra te werken
meer top 10