Binnenkort begint het weer in veel bedrijven, het beoordelingsritueel.
HR of PZ stuurt een stapel papier naar alle leidinggevenden met het verzoek deze stapel ingevuld en wel voor eind november te retourneren.
Voor veel leidinggevers een verzuchting, want ze hebben het zo druk. En waarvoor allemaal, enkel en alleen om de medewerker per 1 januari een salarisverhoging te kunnen toekennen. Dan maar vlug afraffelen, dan is HR tenminste tevreden. Helaas maar al te waar voor veel bedrijven. En dat terwijl juist de beoordeling een van de kerninstrumenten van het HR beleid kan zijn.
Het is net biljarten.
Laten we even een vergelijking maken met biljarten. Met een kromme keu is dat best moeilijk, al is een weergaloze kunststoot niet uitgesloten. Met een hamer wordt het een heel ander spel en is een serie van 100 zo goed als onmogelijk. Spelers met aanleg zullen overigens nog steeds tot betere resultaten komen dan amateurs die niks van het spel begrijpen, geen ruimtelijk inzicht hebben en gevoel voor fysica ontberen.
Ook voor beoordelen is een juist en goed instrument van belang en speelt ook de competentie en vaardigheid van de spelers een belangrijke rol.
Waar voor een biljarter het doel duidelijk is, 100 punten maken bijvoorbeeld, moet ook het doel voor beide spelers bekend zijn. Te vaak is het doel van beoordelen onbekend. Ja, de salarisverhoging wordt vastgesteld, vaak aan de hand van een systeem dat zo ingewikkeld is dat niemand het precies kan begrijpen. En, bij het gros van de bedrijven zijn er geen verdere doelen.
Hoe dan wel?
Managers, of beter leidinggevers, hebben als hoofdtaak de medewerkers optimaal te laten functioneren. Het meest belangrijke instrument daarbij is communicatie. Dagelijks communiceert een goede leidinggevende met al zijn medewerkers. Het belangrijkste element van communicatie is waarnemen. Door te kijken, door te luisteren. Op basis van zijn waarnemingen acteert de leidinggever. Op tijd een complimentje, op tijd een aansporing, op tijd een standje. Informeren waarom de medewerker wat stil is, of luidruchtig.
Met andere woorden, de leidinggever beoordeeld continu de medewerker en reageert en acteert op basis van zijn beoordelingen.
Enkele keren per jaar worden er momenten uitgekozen waarop de leidinggever formeel met de medewerker communiceert. Indien naar aanleiding van zo’n gesprek een beheersbeslissing wordt genomen is er sprake van een beoordelingsgesprek. Beheersbeslissingen zijn alle beslissingen met een arbeidsrechterlijk gevolg. Het kan een promotie zijn, een degradatie, ontslag, verlenging proeftijd, aanbieden vast contract of het toekennen van een periodiek. In dit gesprek verantwoord de leidinggever zijn (voorgenomen) besluit. In principe is er sprake van een machtsverhouding, maar dat wil niet zeggen dat er geen ruimte is voor dialoog. Een beoordeling heeft betrekking op het verleden, is gebaseerd op feiten.
Op basis van een beoordeling kan een score worden vastgesteld. Van een score afwijkend van het gemiddelde wordt de oorzaak gezocht en wordt een plan opgesteld. Dat kan een verbeterplan zijn. Maar ook het besluit dat de medewerker niet geschikt is voor de functie en dat een andere functie moet worden gekozen.
De beoordeling is daarmee het centrale instrument van het HR systeem.
Potentieel Beoordeling
Er zijn bijzondere vormen van beoordelingen. Een leidinggever moet zich een beeld vormen van de medewerker, zijn sterke punten en zijn zwakke punten. Een of twee keer per jaar bespreek de leidinggever zijn indrukken van de medewerker met de medewerker. Waar zijn er verbeterpunten, wat zijn de sterke punten, waar is er ruimte voor groei? In dit geval spreken we over een potentieel beoordeling. De leidinggever bespreek zijn visie met de medewerker en informeert naar de visie van de medewerker. De wensen van de medewerker worden in kaart gebracht en samen wordt een plan voor de toekomst uitgezet. Dit is de potentieelbeoordeling. De potentieelbeoordeling is een iteratief proces, in overleg wordt een loopbaanpad en een trainingsplan opgezet.
Functioneringsgesprek.
Het beoordelingsgesprek is, zoals eerder gezegd, voor de leidinggever een verantwoording om een beheersbesluit te ondersteunen.
In een functioneringsgesprek bespreekt de leidinggever alle voorkomende zaken met de medewerker. Zowel de leidinggever als de medewerker kunnen agendapunten inbrengen. Het gesprek vind plaats op basis van machtsgelijkheid. Het is medezeggenschap in optima forma. In het gesprek worden afspraken gemaakt en vastgelegd.
Het is verstandig om tenminste één keer per jaar een functioneringsgesprek te houden. Het geeft zowel de medewerker als de leidinggever inzicht in gevoelens, ideeën, voortgang en zo voorts.
Tijdsbesteding.
Een leidinggevende heeft eigenlijk maar één taak, leidinggeven. Een leidinggevende die daar geen tijd voor heeft is verkeerd bezig, geeft verkeerd leiding.
Een goede leidinggevende geeft de medewerkers ruimte voor zelfmanagement, waardoor de medewerkers verantwoordelijkheid krijgen, waardoor de leidinggever weer minder tijd hoeft te besteden aan instructie en machtsgebruik.
Als de leidingever regelmatig wat tijd besteedt aan het opschrijven van belangrijke gedragingen van medewerkers, goed en slecht, dan heeft hij maar weinig tijd nodig om een beoordeling voor te bereiden.
Uitgaande van 46 werkweken, één beoordeling en één functioneringsgesprek per jaar en een potentieelbeoordeling per drie jaar besteedt de leidinggever van 40 medewerkers nog geen 10% van zijn tijd aan deze gesprekken. 10% van de tijd aan het meeste belangrijke onderdeel van zijn taak dus?
Veel inspanning ja, misschien is het werken met ongeïnspireerde en monddode medewerker wel veel effectiever?
Ad de Beer is een gedreven all round business coach en interim manager die organisaties helpt om vanuit de kracht van mensen verbeteringen te realiseren.
Het losmaken van de kracht van mensen is een voorwaarde voor bedrijven en organisaties om succesvol en te zijn en optimaal te presteren. Zijn bedrijf F-ektief Business Coaching begeleidt bedrijven in deze processen.
Over veranderen door mensen schreef hij het boek “klantgericht veranderen”.
Ook is hij een onderhoudend spreker over diverse onderwerpen.
Ook is hij eigenaar van Interim-anders, agamedes, zzp-marktplaats.eu en de community managersenondernemers.nl
telefonisch is hij te bereiken op 0612724659
Ik las ooit eens ergens de quote: Het vreemde van een functioneringsgesprek is dat niemand er ooit beter door gaat functioneren.
Ik denk dat het de kern samenvat van hoe je naar het motiveren van medewerkers kijkt en daarop inspeelt. soms sta ik nog te kijken hoe gemakkelijk werkgevers vanuit hun machtspositie de goed functionerende werknemer benaderen als een klein kind en dan ook nog verbolgen zijn dat deze medewerker besluit om een andere baan te zoeken. Het is krap op de arbeidsmarkt dus ik zou zeggen: ben zuinig op je medewerkers en beoordelings-en functioneringsgesprekken hebben daar weinig effect op volgens mij.
@Lia,
Als je naar de algemene praktijk kijkt dan heb je gelijk.
Kijk eens naar organisaties waar HRM core business is en je ziet je ongelijk.
Goed leidinggeven laat mensen vele malen beter functioneren. Goed leidinggeven gaat overigens niet vanuit een machtspositie, maar op basis van gelijkheid.
helaas zijn er te weinig organisaties die dit begrijpen.
Gerrit Michels
|
|
25
-
08
-
2008
|
11
:
01
uur
Beste Ad, jou verhaal is zeer herkenbaar. Als kleine aanvulling op jouw verhaal: wat je in de praktijk regelmatig constateerd, is dat er zelfs de Gauss kromme los gelaten wordt op de eindbeoordelingen. Dit geeft al duidelijk aan in welke dwangbuis managers gedwongen worden. Waarom wordt dit model erop losgelaten? Dit mag ieder voor zich invullen. Van eminent belang is dat je voor beoordelen EQ competenties nodig hebt en die ontbreken er structureel. Dit alles is te veranderen indien de directeur/manager zelf voldoende EQ comptetenties heeft waarmee hij vervolgens middels zijn overuigingskracht de rest van de organisatie meeneemt in het raliseren van een goed functionerende organisatie. Met vriendeljke groet, Gerrit Michels. www.germarmich.com.
Tinus Beckers
|
|
4
-
09
-
2008
|
14
:
32
uur
Beoordelen? Dit is toch allang achterhaald? Of blijven we denken dat beoordelen als beheersinstrument ons iets goeds heeft gebracht? Zolang de huidige trend van disfunctionerende topmanagers optimaal belonen niet gekeerd wordt is het een mooi speeltje. En wat te denken van aandeelhouders die naar resultaten kijken en niet naar duurzaamheid. En in dit kader wordter beoordeeld. Heel bijzonder toch?? Beoordelen is een middel om mensen/medewerkers in een keurslijf te brengen en te houden. En het voorbeeld van het biljarten... prachtig maar met een goede keu en een slechte of zelfs scheefstaande tafel(laken) is het moeilijk carambools maken. Laten we de lijst niet te lang maken met bedrijven waar beoordelen een doel is geworden om de medewerker te beheersen. Kortom zo'n instrument kan alleen werken als er een grote cultuuromslag plaats zal vinden. En dit duurt nog wel even. Beoordelen geeft ook iets aan hoe je naar de mens kijkt. Want waarom zou je anders beoordelen (lees veroordelen)?
Het wordt hoog tijd om te beseffen dat duurzaamheid net alleen om materiele dingen gaat maar ook om mensen. Duurzaam met mensen omgaan en duurzame inzetbaarheid van mensen.
@Tinus,
Je hebt gelijk, te veel bedrijven (lees leidinggevenden) zien beoordelen als een (noodzakelijk) kwaad.
Maar om alles weer in het links populistische denken te plaatsen van de boze baas en de uitgebuite werknemer gaat me te ver.
In een goed systeem is er sprake van een win-win, waarbij de werknemer wel eens de grootste win kan hebben.
Helaas is het in ons land zo dat traditioneel links nog steeds op stokpaardjes van 40 jaar geleden rijdt en dat is niet goed voor de vooruitgang.
Het management is al lang klaar voor de cultuuromslag, het is het conservatieve links denken dat verdere ontwikkeling maar al te vaak belemmerd.
Juist door een goed HR systeem, waarin communicatie met mensen de spil is, wordt duurzaamheid bereikt.
Arvel
|
|
4
-
09
-
2008
|
17
:
28
uur
Ik denk dat veel leidinggevenden graag een goed gesprek met hun medewerkers voeren. Dat is immers de beste manier om te peilen hoe het gaat en wat er beter kan en moet.
De mindere resultaten van de cyclus van functionerings en beoordelingsgesprekken wordt volgens mij vooral veroorzaakt door de enorme -papieren- rompslomp.
Daarom ben ik zo blij dat er tegenwoordig meer en meer instrumenten (software) worden gebruikt die de manager helpen bij het oplossen van dat probleem. Die instrumenten geven de resultaten niet in bolletjesformulieren, maar in heldere tekst en maken tevens visueel helder waar de verbetermogelijkheden liggen.
Het gevolg: de gesprekken zijn in minder tijd, toch heel goed voorbereid, verlopen soepeler en omdat beide partijen (en meer) hun mening kunnen inbrengen onstaat er meteen een goed dossier en matchingkansen voor een betere persoonlijke loopbaan binnen en buiten de organisatie.
Er is inderdaad goede software die de processen kan ondersteunen op de markt, maar die software zorgt er nog niet voor dat de gesprekken op een professionele manier worden gevoerd.
Ik heb wat pakketten gezien en vindt ze best wel wat toegevoegde waarde hebben. Helaas wordt ook hier de aloude ICT fout weer gemaakt, de organisatie wordt in het stramien van de ICT gewrongen terwijl de ICT eigenlijk het proces zou moeten volgen.
Arvel
|
|
6
-
09
-
2008
|
11
:
19
uur
Uiteraard zorgt goede software niet per definitie voor goede gesprekken. Daarvoor moet de manager toch echt zelf vaardigheden hebben (of ontwikkelen). De software kan wel direct toegang geven tot kennisbanken met de best-practices die in een specifieke ondernemening worden gebruikt. Dat heeft voor alle partijen o.m. als voordeel dat er eenduidig over de bedrijfswaarden en normen wordt gepraat.
Ik heb ook heel veel softwarepakketten gezien. Er zijn er gelukkig steeds meer die zijn ontwikkeld door goed naar de echte behoeften van de gebruikers te luisteren.
Omdat de gebruiker altijd gelijk heeft, is de toename van het aantal tevreden eindgebruikers (in dit geval managers, medewerkers en HRM afdelingen) een goede indicatie dat we op de goede weg zijn.
Christine
|
|
29
-
09
-
2008
|
16
:
03
uur
Ik ben het eens met Ad, indien door het jaar heen sprake is van goede en eerlijke communicatie tussen leidinggevende en medewerker, dan kost een beoordeling weinig tijd en is het als het goed is alleen maar een samenvatting van wat de medewerker al weet.
Ik ben wel benieuwd naar goede software om dit proces te ondersteunen, die dus echt uitgaat van het goed administreren van de afspraken die medewerker en leidinggevende maken, en daar uiteindelijk de beoordeling ook goed in kan weergeven. Heeft iemand daar voorbeelden van?
Arvel
|
|
29
-
09
-
2008
|
16
:
33
uur
Als je googled op personeelsbeoordeling of beoordelingssysteem, dan vind je wel wat (kijk ook rechts bij de gesponsorde links)
Ik moet je gelijk geven, gewoon omdat je het hebt. Met behulp van software kun je databases aanleggen, verder niet veel. Die software kan het proces aardig ondersteunen, meer ook niet.
@Christine,
Er zijn diverse goede pakketten in de handel. Zelf bestudeer ik momenteel MyVersion, dat veel belooft, niet alleen wat betreft beoordelingen, maar ook op het gebied van MD en HRD.
Arvel
|
|
29
-
09
-
2008
|
17
:
12
uur
Uiteraard direct gegoogled op MyVersion
Lijkt een leuke frisse site, maar....
Bij mijn beveiligingsinstellingen komt bij iedere klik een lastige popup dat het een Name.dll wil installeren. Dat lijkt me niet veilig.
Christine
|
|
30
-
09
-
2008
|
10
:
33
uur
Ik zoek ook eigen meer een (online, bij voorkeur SaaS based) HR systeem waarbij het managen van de beoordelingscyclus een onderdeel is. Daarbij zou ik het liefste de formulieren ook online laten invullen en daar akkoord op laten geven door medewerker en leidinggevende, zodat papierwerk overbodig wordt. MyVersion sprak mij niet erg aan.
Christine
Tinus Beckers
|
|
30
-
09
-
2008
|
13
:
49
uur
En bovenstaande is nu precies wat ik bedoelde. De discussie gaat niet meer over beoordelen maar hoe we het administratief kunnen stroomlijnen. En het ene automatiseringssysteem is nog beter dan de ander. Als de manager het formulier maar kan invullen. Blijkbaar kunnen we alleen nog in formulieren denken. En dit is geen populistische praat of links gedachtengoed. Maar laten we toch eens onze energie steken om managers die handvatten te geven die nodig zijn om goed te kunnen managen. En de cultuuromslag bij managers? Ach ik neem aan dat als de bril eens wordt opgezet (of juist af) er een heel andere wereld zichtbaar is en wordt. Managers hebben veel ondersteuning en advies nodig in een wereld die snel veranderd.
En ik verschil dus van mening met de opvatting die op mijn eerdere reactie is gegeven door de auteur. Ik praat niet in termen van links gedachtengoed, links conservatisme of rechts. Hokjes denken lost niets op. Moet streven naar win win situatie. En hoe je het doet kan verschillen per organisatie, bedrijfstak etc.
Gerrit Michels
|
|
30
-
09
-
2008
|
19
:
09
uur
Je kunt merken dat de eindejaars beoordelingen er weer aankomen. Mijn eerste vraag aan alle schrijvers is: wie heeft er eind 2007 beoordeeld? Wat wilde je hiermee bereiken? Wat heb je uiteindelijk met deze beoordelingen gedaan? Wat wil je komend jaar beter doen? Welk beoordelings systeem(lees software) je ook kiest, door het systeem gaat je afdeling echt niet beter functioneren. Met vriendelijke groet,
Gerrit.
Niks is minder waar. Bij beoordelen en functioneringsgesprekken zijn de communicatieve eigenschappen aan beide kanten van de tafel van eminent belang.
Een leidinggever die zo'n gesprek niet kan voeren mag van mij bij zijn eerstvolgende beoordeling te horen krijgen dat hij niet geschikt is voor zijn functie.
Het beeld dat de wereld snel verandert is macho praat van mensen die hun falen willen verexcuseren. Het verandert allemaal echt zo snel niet en een beetje organisatie is zo gebouwd dat ze lekker kan meebewegen. (had ik dat hier geschreven over de lenige organisatie?)
Ik denk, Tinus, dat we het in grote lijnen met elkaar eens zijn.
Om managers of leidinggevers aan het beoordelen te krijgen is vaak behoorlijk veel overtuigingskracht nodig. Ze moeten hun angst om eerlijk te zijn overwinnen.
Maar het lukt me toch regelmatig om deze omslag te realiseren.
Tinus Beckers
|
|
1
-
10
-
2008
|
13
:
44
uur
Beste Ad,
Helaas moet ik je dan toch teleurstellen. Een hele grote bedrijfstak waar het echt fundamenteel niet goed gaat (een zichzelf in stand houdende circus) is de gemeentelijke overheid.
Vanuit vele kanten gehoord door ervaringskundigen en zelf ook gezien is dat beoordelen bij de gemeentelijke overheid gaat in termen van leven en laten leven. Ik zeg het bewust zwart wit maar als we het elkaar niet lastig maken laten we alles in stand bij zoals het is en was.
En helaas werkt het (volgens diverse bronnen) ook bij grote (bureaucratische) organisaties zo. En ik deel volstrekt de mening van jou dat communicatieve eigenschappen van groot belang zijn. Maar helaas, al te vaak wordt deze eigenschap ondergewaardeerd en lijkt de beoordelingssystematiek voor velen op een survival.
Een anekdote: een medewerker die bijna tegen pensioen aanloopt heeft een beoordelingsgesprek. Hoe ging het? Ach zeg de medewerker ik stond met 5 minuten weer buiten. Ik zit op het maximum van mijn loon, over enkele jaren ga ik met pensioen en de ledinggevende heeft mij het hele jaar slechts twee of drie keer gesproken. En hij weet hoe ik over hem denk (en andersom) en waarom zullen we het elkaar lastig maken? We hebben elkaar niet zoveel te vertellen. Een incident? Welnee. Dit soort voorbeelden krijg ik (te) vaak te horen. Leidinggevenden vinden het moeilijk, erg moeilijk om te coachen, feedback te geven etc.En de wereld verandert wel snel in mijn optiek. Want er zullen andere verhoudingen ontstaan door datgeen wat zich nu afspeelt op de financiele markten.
En ik doel hiermee specifiek op: een naderende recessie..Wordt een beoordelingsgesprek dan een ontslaggesprek? Een mooi uitdaging voor vele leidinggevenden om hier handen en voeten aan te geven.
Ik ken gemeentes waar de HR cyclus gewoon goed loopt. Op tijd een goed functioneringsgesprek, op tijd een goede beoordeling en niet alleen om die periodiek weer vast te stellen.
Helaas, en dat moet ik toegeven, zie je bij overheden nog te vaak een hierarchische cultuur waar beoordelaars zich van macht bedienen, gewoon omdat ze denken dat dat zo moet.
Helaas is het verschil tussen managers en leiders niet overal duidelijk (zie mijn artikel daarover op www.interim-anders.nl).
Voorwaarde voor een goede HR cyclus is naast goede leiders ook een HR afdeling die snapt waar het om gaat en in staat is om zwakke leiders naar een meer passende functie te leiden.
Of de huidige soap op de financiele markten tot een recessie leidt, we zullen het zien. Recessie is een gevolg van management, niet van leiderschap.
Een beoordelingsgesprek kan nooit een ontslaggesprek zijn. Het kan hooguit de verantwoording zijn voor een beleidsbesluit dat genomen gaat worden. Ontslaggesprekken voeren is nog vele malen moeilijker dan beoordelen.
Tinus Beckers
|
|
1
-
10
-
2008
|
19
:
13
uur
''Een beoordelingsgesprek kan nooit een ontslaggesprek zijn. Het kan hooguit de verantwoording zijn voor een beleidsbesluit dat genomen gaat worden. Ontslaggesprekken voeren is nog vele malen moeilijker dan beoordelen''.
Ik ben het er helemaal eens. Maar ik ben gewoon benieuwd of er in onzekere tijden nog steeds zo zorgvuldig mee wordt omgegaan. En of de HR afdeling in staat is dit proces in goede banen te leiden. Dit is een uitdagende vraag waarop ik niet meteen een antwoord durf te geven.
Ik ben het met je eens. Iedere keer weer blijkt dat HR afdelingen onvoldoende professionaliteit hebben. Voor een deel is dat te wijten aan opleidingen die nog een te hoog gehalte sociale accademie hebben, aan de andere kant mensen die denken dat HR de softe kant is van het beroepsspectrum.
Juist dat gebrek aan professionaliteit zorgt voor veel onnodig leed, frustratie, woede en agressie.
Het inhuren van een deskundige en ervaren interim manager kan veel leed, tijd (en daarmee geld) besparen.
Overigens vind ik niet dat HR afdeling eventuele aanzeggingen moet doen, dat is een taak van de manager die ''het besluit'' genomen heeft. HR dan maar even als de brenger van het slechte nieuws inschakelen is laf en een leidinggever onwaardig.
HR kan ondersteunen, trainen en bijstaan. Maar is nooit degene die aanzegt.
(ik moet eerlijk zeggen dat ik regelmatig die taak heb overgenomen van managers omdat ik gewoon aan zag komen dat ze het slechtnieuwsgesprek geweldig zouden verkloten, met alle gevolgen van die, je kunt een beoordeling overdoen, een aanzegging niet).
Over de auteur:
