Negen tips voor een goed lopend managementinformatiesysteem
5 juni 2008 -
Waar moet u op letten als u een managementinformatiesysteem (MIS) wilt (laten) maken? Volgens Steens & Partners Interim Finance Consultants moet dit met name makkelijk te bedienen zijn en snel met bruikbaar resultaat komen.
Bovendien moet de presentatie overzichtelijk zijn, zodat de gebruiker onmiddellijk zijn weg vindt. Financieel Management zet negen tips van de consultants op een rij:
1. Reken alleen op professionals Het MIS wordt voor de organisatie een cruciaal systeem. Op basis van de informatie in het systeem worden straks beslissingen genomen. Het is dus niet iets dat u wel even door een stagiair kunt laten bouwen. Daar zijn professionele automatiseerders (van binnen of buiten de organisatie) voor nodig. De mensen die ermee moeten werken, horen erachter te staan. De controller geeft leiding aan het project.
2. Inventariseer!
Inventariseer eerst wat het MIS precies moet bevatten en praat daarna pas over geschikte software. Blijkt bij de inventarisatie dat de administratie niet op orde is? Zorg eerst voor een sluitende administratie en ga dan pas verder. Het MIS is geen wondermiddel dat de fouten van de administratie corrigeert!
3. Zorg voor aansluiting op andere systemen
In bijna iedere organisatie zijn al een of meer informatiesystemen in gebruik. Het managementinformatiesysteem moet aansluiten op de bestaande systemen en gebruikmaken van de informatie die er al is. Maar de bestaande systemen moeten niet de beperkingen van het nieuwe systeem dicteren. Dat levert óf te weinig informatie op óf een informatiebrij waar niemand meer uit wijs kan. Het zijn nog altijd de bedrijfsdoelstellingen die de opzet van het nieuwe systeem moeten bepalen.
4. Neem de tijd De voorbereidingsfase kan lang duren. Dat is normaal. Vaak gaat de helft van de tijd die voor de bouw van een informatiesysteem nodig is, in de voorbereidingsfase zitten. Vertel dit aan iedereen die ongeduldig wordt. De extra tijd die in de voorbereiding wordt gestoken, wordt dubbel en dwars terugverdiend als in de volgende fasen het systeem echt wordt gebouwd.
5. Houd kosten in de gaten
Het is niet erg als het MIS in gedeelten wordt opgeleverd, als de meest essentiële informatie maar al in de eerste lichting beschikbaar komt. Houd de kosten per lichting in de gaten. Als de kosten van de volgende lichting niet meer opwegen tegen de baten, is het waarschijnlijk verstandig om te stoppen en genoegen te nemen met het systeem dat er op dat moment is.
6. Eis voortgangsrapporten
Zorg dat het systeem tijdens de ontwikkeling blijft leven voor de betrokkenen. Zorg dat er minstens elke drie maanden een voortgangsrapport ligt.
7. Vergeet de testfase niet
Zorg dat alle betrokkenen actief meedoen tijdens de testfase en druk ze op het hart dat ze alles rapporteren wat niet helemaal goed gaat, hoe onbenullig ook. Het systeem is immers essentieel voor de organisatie.
8. Geef goede voorlichting
Is het MIS klaar? Zorg dan voor goede voorlichting, training en begeleiding. De mensen die ermee moeten werken, moeten weten op welke knoppen ze moeten drukken, maar moeten zich vooral ook betrokken voelen bij het systeem. Er komen onherroepelijk suggesties ter verbetering. De organisatie moet daarvoor openstaan.
9. Stel een MIS-functionaris aan
Stel een functionaris aan die de suggesties ter verbetering verzamelt, ze doorspreekt met de eindverantwoordelijken en de voorstellen waar het management achter staat nogmaals doorspreekt met de technici die bij het onderhoud van het systeem zijn betrokken.
Bron:Financieel Management
Bij de negen tips mis ik de twee belangrijkste tips: is de organisatie ervan overtuigd dat er een MIS wordt ingevoerd en ten tweede, zijn ze dan ook bereid om met deze gegevens indien nodig coorigerende maatregelen te nemen. Kortom is men zich bewust dat er niet vrijblijvend omgegaan kan worden met deze gegevens. Met vriendelijke groet, Gerrit Michels. www.germarmich.com
Waarom de controller de leiding geven van het project?
Weer eens een keer een financiele pastoor die preekt voor de financiele parochie.
De ICT boer, die zich zo graag CIO noemt, roept meteen dat het eigenlijk zijn pakkie an is.
De personeelboer, tja, is hij een professional dan wil hij toch ook wel de leiding hebben.
Dan komt de productiemanager die vindt dat alles om de productie draait en ........
Kortom, slecht advies.
Stel met het MT een set van kengetallen op die gemonitored moeten worden (laat je niet leiden door gedrochten als BSC want dat is een verzinsel van een financiele man die op hoge leeftijd pas ontdekte dat er meer is dan geld alleen) en bouw het systeem daarom heen.
In 80% van de gevallen lukt het best aardig met een leuk excel sheetje of een access bestandje dat opgeleukt wordt door een bureau dat aardig met MS Office kan spelen.
Zoals Gerrit al terecht opmerkt, indien een MIS wordt geimplementeerd denk er dan aan dat een MIS dient voor de derde staf in de Deming Circel. Sla je stap 1 en 2 over, dan heeft het geen zin. Ga je niet verder met stap 4, dan kun je ook beter geen systeem kopen.
Het systeem ondersteunt de management processen, zijn er geen management processen dan is het systeem alleen maar een verspilling van geld en energie.
