zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
nieuws
 

Top vijf problemen bij contractbeheer

26 november 2007 - Slecht contractbeheer zorgt voor een aanzienlijke kostenpost. Decos, softwareleverancier voor document-en informatiebeheer, stelde een top 5 samen met de meest voorkomende problemen bij contractbeheer. Computable zette ze op een rij.

Top vijf


De meest voorkomende problemen op het gebied van contractbeheer volgens Decos zijn:
1. Contracten worden ongewild verlengd
De looptijd van contracten varieert. Veel contracten bevatten een clausule waardoor de overeenkomst automatisch wordt verlengd, tenzij het contract binnen de gestelde termijn wordt opgezegd. Dit kan betekenen dat een contract ongewild/onbewust wordt verlengd en de organisatie met onvoorziene kosten wordt geconfronteerd. 

2. Contractgegevens zijn onvoldoende toegankelijk voor medewerkers
Een veel voorkomend probleem is dat contractgegevens decentraal worden opgeslagen op een server en dat iedere afdeling een eigen werkwijze heeft voor het archiveren van contracten. Gegevens zijn hierdoor vaak niet goed beschikbaar voor andere afdelingen. Hier komt bij dat, wanneer een medewerker het bedrijf verlaat, de kans bestaat dat waardevolle informatie verloren gaat als er geen gestructureerde werkwijze is. 

3. Afdelingen profiteren onvoldoende van schaalvoordelen
Wanneer afdelingen niet van elkaar weten welke afspraken er zijn gemaakt met leveranciers, profiteren zij ook niet van eventuele schaalvoordelen. Door gegevens onderling te delen, verbeteren afdelingen hun onderhandelingspositie en maken zij het inkoopproces efficiënter. 

4. Management heeft onvoldoende inzicht in processen
Van organisaties wordt steeds vaker verwacht dat zij kunnen aantonen dat zij er alles aan doen om bedrijfsprocessen te verbeteren. Wanneer ze hun contractgegevens centraal opslaan, kunnen ze eenvoudiger rapportages genereren ten behoeve van het management. Zo kan het management inkoopbeslissingen beter onderbouwen. 

5. Te veel papier

Er is nog altijd te veel papier binnen de meeste organisaties. Afdelingen archiveren contracten zowel digitaal als fysiek. Dit is niet alleen inefficiënt, maar ook zeer kostbaar. Het is verstandiger om documenten digitaal te archiveren en ze alleen fysiek te bewaren als dit echt noodzakelijk is.


Bron: Computable
 
 Doorsturen   3 reacties  

 

Laatste nieuws

 Kwart bedrijven heeft meer mensen ontslagen als gevolg van de coronacrisis
 Bumperkleven en smartphone grootste ergernis in het verkeer
 Bestuurders kunnen aansprakelijk zijn bij het aangaan van overeenkomsten
 

Gerelateerde nieuwsitems

 ICT'er onderschat belang ethiek
 Ordertoewijzing psychologisch bepaald
 Informatie nauwelijks gebruikt voor strategische doeleinden
 Foutief versiegebruik groot probleem
 Informatie-overload leidt tot stress
 
 
reacties
 
Gerard Winter  |   | 
13-06-2008
 | 
00:34 uur
Een simpele verbetering in dit gehele proces is het centraal opslaan van contracten, waar vervolgens iedereen bij kan komen (wel met beveiliging). Als er dan ook nog automatisch een email gestuurd kan worden voordat een contract afloopt, dan heb je prima grip op je contractuele afspraken.

Er zijn aanbieders zoals Contracto (lokaal) en Contracked (on-line).
Marco Wiese  |   | 
1-09-2008
 | 
14:35 uur
Contractmanagement is een serieuze aan gelegenheid. Veel bedrijven hebben geen idee wat contractmanagement voor hun bedrijf kan betekenen.

Voordat we deze vragen kunnen beantwoorden moeten we ons eerst af vragen waarom men een contract afsluit. De kern van het antwoord is ''risicobeperking'' voor alle partijen.

Contractmanagement is hierbij het instrument wat hierin kan faciliteren
Fred Wojciechowski  |   | 
1-09-2008
 | 
20:19 uur
Contracten zou ik niet voor een lange periode vastleggen. Het is zeer aan te bevelen om steeds nieuwe, maar vooral ook concurrerende aanbieders te benaderen. Enerzijds voor het vergaren van informatie en anderzijds om het zgn servicelevel te verifieren. Als manager word ik ook elk jaar beoordeeld op mijn functioneren.

REAGEREN

Naam:
Emailadres:
URL: (niet verplicht) http:// 
 
Reactie/Opmerking:
Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
 
Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
advertorial
Plan van Aanpak: 3 stappen voor meer e-mail marketingsucces
In dit white paper / Plan van Aanpak legt Spotler uit hoe je 1) je doelen en doelgroepen in kaart brengt, 2) met welke middelen je je doelen en doelgroepen bereikt en 3) wie het uitvoert en wanneer. Download het handige document, inclusief checklist.
Download het Plan van Aanpak
Lees verder
Zo maak je een indrukwekkende online bedrijfspresentatie
reacties
Tien suggesties voor meer 'fun' op de werkplek (1) 
Bouw-cao zet aan tot fraude (1) 
Topmanagers vergaderen 100 procent van hun tijd (1) 
Manager moet werknemer los kunnen laten (4) 
Horeca start glimlachcursus voor medewerkers (1) 
Tips om online de perfecte werknemer te vinden (1) 
'Beleggers hebben binnen 3 tot 6 jaar hun geld terug' (1) 
top10
Van smart tv tot speelgoedpop: deze apparaten in huis bespioneren u
Nederlandse hackers nemen laptops over door ernstige kwetsbaarheden in Zoom
Een op zes mannen vindt dat partner te veel verdient
De favoriete vakgebieden van oud-horecapersoneel
Corona-versoepelingen in aantocht, maar bordspellen onverminderd populair
Kwart bedrijven heeft meer mensen ontslagen als gevolg van de coronacrisis
Jongere vindt werkgever verantwoordelijk voor de gezondheid van medewerkers
DDoS-aanvallen in 2020 krachtiger, complexer en langer
Door pandemie meer behoefte aan duurzame en flexibele mobiliteitsoplossingen
Medewerker overschat zichzelf in het herkennen van cyberincidenten
meer top 10