Cruciale inzichten voor een crisiscommunicatiestrategie
Voor een veerkrachtige organisatie is zoveel mogelijk informatie nodig
23 februari 2021 -
Als 2020 in één les is samengevat, komt dat neer op het anticipatievermogen van organisaties. Deze moeten kunnen reageren op, en zich aanpassen aan, de meest ondenkbare omstandigheden. Bijna een jaar na de start van de pandemie wordt het steeds duidelijker dat deze situatie volledig anders is dan de conventionele risicoscenario's.
Nu het vaccineren is begonnen, moeten organisaties ervoor blijven zorgen dat ze voorbereid zijn en zich kunnen aanpassen aan (soms plotselinge) verstoringen. Organisaties moeten voorzieningen blijven treffen om hun meest waardevolle bezit – werknemers – en de bedrijfsvoering te beschermen.
Een effectieve crisiscommunicatiestrategie is daar een essentieel onderdeel van. John Schaap, Senior Director Benelux & Nordics bij BlackBerry, deelt daarom belangrijke overwegingen bij een passende strategie.
Ondersteuning vanuit een sterk platform
Thuiswerken is geen nieuwe trend, maar de pandemie heeft het aantal mensen dat vanuit huis werkt aanzienlijk vergroot. De manier waarop mensen werken is veranderd en voor velen zal hun dagelijkse routine nooit meer terugkeren naar wat het was vóór de pandemie.
Een divers en wijdverspreid personeelsbestand kan daarmee de druk voor IT-teams verder verhogen. Niet alleen om aan de eisen en behoeften van werknemers te voldoen, maar ook om alle apparaten die ze gebruiken te beveiligen. Zo blijft betrouwbare communicatie, ook in het geval van een crisis, gegarandeerd.
Maar communiceren alleen is niet genoeg tijdens een crisis. Schaap: "Ervoor zorgen dat alle stakeholders een boodschap op een duidelijke en tijdige manier ontvangen, is noodzakelijk voor de bedrijfscontinuïteit. Daar is een platform voor nodig dat tweezijdige communicatie en samenwerking mogelijk maakt. Allemaal in combinatie met het hoogste niveau van beveiligingsnormen om de digitale veiligheid te waarborgen."
Verbreed de kanalen
Het is algemeen bekend dat mensen informatie op veel verschillende manieren ontvangen en verwerken. Dat maakt het cruciaal voor een crisiscommunicatiestrategie om een reeks aan verschillende kanalen te benutten. Zo blijft onmisbare informatie niet beperkt tot slechts één kanaal. De juiste tools en afgestemde processen zorgen er vervolgens voor dat de verspreiding van informatie daadwerkelijk betrouwbaar is.
In het geval van dringend contact opnemen met het personeel, bijvoorbeeld, wordt al gauw gedacht dat e-mail voldoende is, als een van de meest voorkomende vormen van communicatie. Schaap: "Maar in het geval van een crisissituatie is het niet altijd zeker of iedereen toegang heeft tot een internetverbinding, of zijn of haar zakelijke e-mail. Overweeg andere kanalen binnen de crisiscommunicatiestrategie, zoals app- of sms-berichten, radio en sociale media."
Een vertrouwd netwerk
Noodsituaties gebeuren niet op zichzelf en zijn van invloed op veel mensen. Het hebben van een netwerk dat bestaat uit veiligheidsorganisaties, zoals de brandweer-, ambulance- en gezondheidsautoriteiten, is daarom van cruciaal belang. Zeker met het oog op een volledige terugkeer naar het leven van vóór de pandemie en het navigeren langs alle verschillende gezondheidsrichtlijnen.
Om goede connecties te onderhouden, is het verstandig om dezelfde best practices voor interne communicatie toe te passen op de externe communicatie. Communiceren, verbinden en samenwerken met deze externe belanghebbenden is de sleutel tot de best mogelijke reactie op een crisissituatie. Het biedt ook een bron van extra informatie in tijden van nood.
"Voor het opbouwen van een veerkrachtige organisatie – en de bedrijfscontinuïteit te waarborgen – hebben organisaties zoveel mogelijk informatie nodig om de beste beslissingen te nemen ten behoeve van het bedrijf en zijn medewerkers," sluit Schaap af. "Hoewel dit geen eenvoudige taak is, zal het besteden van de tijd en middelen aan de ontwikkeling van een passend informatieproces en een veilige communicatiestrategie ervoor zorgen dat wat er ook gebeurt, dit geen ramp zal zijn."
