Vier aandachtspunten voor een effectieve crisiscommunicatiestrategie
Kritische communicatie voor bedrijfscontinuďteit
8 september 2020 -
In een snel veranderende wereld moet een organisatie in staat zijn te anticiperen, zich voor te bereiden, te reageren en zich aan te passen aan plotselinge veranderingen. Deze flexibiliteit is een belangrijk onderdeel van de strategie en gaat verder dan alleen crisismanagement. Het gaat om het leren van ervaringen en het overnemen van best practices om bedrijfsverbetering te realiseren.
In deze onduidelijke fase van de crisis moeten organisaties ervoor blijven zorgen dat hun bedrijven voorbereid zijn op een mogelijk tweede golf en zich kunnen aanpassen aan plotselinge veranderingen.
David Wiseman, Vice President Marketing and Secure Communications bij BlackBerry, staat stil bij vier belangrijke aandachtspunten voor een effectieve crisiscommunicatiestrategie:
1. Beschik over een vast proces en veilig systeem om met stakeholders te communiceren
Thuiswerken is geen nieuwe trend, maar de wereldwijde pandemie heeft het aantal mensen dat er op dit moment gebruik van maakt, vergroot. Hierdoor is de manier waarop mensen werken veranderd en zal het vele maanden duren voordat de dagelijkse routine weer is zoals het was. Het hebben van een divers en uiteenlopend personeelsbestand maakt de druk op de IT-teams nog groter, niet alleen om aan de eisen en behoeften van uw medewerkers te voldoen, maar ook om hen en de apparaten die ze gebruiken, te beveiligen. Bovendien moet u ervoor zorgen dat uw organisatie in een crisis effectief en betrouwbaar kan communiceren met medewerkers op afstand.
Maar simpelweg communiceren is niet voldoende in een crisis, het is noodzakelijk voor de bedrijfscontinuïteit om ervoor te zorgen dat alle belangrijke partijen uw boodschap op een duidelijke en snelle manier ontvangen. Daarnaast moet het communicatieproces aangeven waar de medewerkers zich bevinden en moet de informatie die alleen voor hen en hun werk relevant is, worden uitgefilterd.
3. Gebruik meerdere kanalen om met stakeholders te communiceren
Het is algemeen bekend dat mensen informatie op veel verschillende manieren consumeren en verwerken, dus het is essentieel om ervoor te zorgen dat uw crisiscommunicatiestrategie gebruik maakt van een aantal verschillende kanalen. Ervan uitgaan dat slechts één methode of medium voldoende is, zal nadelig zijn. Zodra u zich tijdens een crisis als de centrale bron van de waarheid profileert, moet u gebruik maken van alle instrumenten en kanalen die u ter beschikking hebt. Om ervoor te zorgen dat de verspreiding van de informatie betrouwbaar is.
In geval van dringende noodzaak om contact op te nemen met uw medewerkers wordt er vaak van uitgegaan dat e-mail voldoende is. Maar het is niet zeker dat iedereen altijd toegang heeft tot een internetverbinding of zijn of haar zakelijke e-mail. Neem daarom andere kanalen op in de communicatiestrategie zoals Apps, SMS/tekstberichten, radio, digital signage en sociale media.
3. Wees in staat om verantwoording af te leggen richting stakeholders tijdens iedere situatie
In staat zijn de stakeholders te bereiken en hen te voorzien van correcte informatie in een tijd van nood is de eerste stap in uw crisiscommunicatiestrategie. Maar u moet er ook zeker van zijn dat u zich kunt verantwoorden, een reactie kunt sturen als dat nodig is en kunt bevestigen dat ze veilig zijn. Een effectief plan moet ook tweerichtingsverkeer bevatten. Doordat u kunt zien waar mensen zich bevinden en of ze veilig zijn, kunt u beslissingen nemen en actie ondernemen.
4. Zorg voor een netwerk met betrouwbare maatschappelijke organisaties
Noodgevallen komen niet voor in silo's en het hebben van een netwerk van vertrouwde maatschappelijke organisaties zoals lokale brandweer-, ambulance- en gezondheidsautoriteiten is van cruciaal belang. Om deze relaties in stand te houden, moet u gebruik maken van dezelfde best practices die u hebt voor uw interne communicatie en ervoor zorgen dat u kunt communiceren, verbinden en samenwerken met deze externe belanghebbenden. Dit vertrouwde netwerk vormt een bron van gegevens die uw reactievermogen beïnvloedt zodra zich een situatie voordoet.
Om de weerbaarheid van de organisatie te vergroten en de bedrijfscontinuïteit te waarborgen, hebben organisaties behoefte aan zoveel mogelijk informatie om de beste beslissingen te nemen in het belang van het bedrijf en zijn mensen. Het is duidelijk dat dit geen gemakkelijke taak is, maar een gevestigd proces en een veilig communicatiesysteem zorgen ervoor dat wat er ook gebeurt, een storing geen ramp hoeft te betekenen.
