Ondersteun werken op kantoor in de anderhalvemetermaatschappij met de juiste communicatie
24 juli 2020 -
Het lijkt erop dat steeds meer werknemers een dagje naar kantoor gaan. Daar aangekomen hebben ze te maken met de getroffen coronamaatregelen, zoals looproutes, handgel en beperkt toegang tot de kantine. Werkgevers moeten volledig inzicht hebben in de mogelijkheden op kantoor en zorgen dat processen optimaal worden beheerd.
Een passende communicatiestrategie is daarbij onmisbaar. Want met de verantwoordelijkheid voor alle medewerkers en het bedrijf draaiende houden, moeten managers nu hun continuïteitsplannen transformeren door hun communicatieproces opnieuw onder de loep te nemen. Zo zijn ze beter voorbereid op wat er mogelijk komen gaat. Pete Frasco, Senior Manager Sales Engineering bij BlackBerry, deelt daarom drie handige tips om werken op kantoor in de anderhalvemetermaatschappij te ondersteunen aan de hand van een effectieve communicatiestrategie:
1. Zorg voor een veilig proces
Medewerkers werken vanuit iedere denkbare locatie. Hoewel dit geen nieuwe trend is, heeft de huidige situatie deze manier van werken in een stroomversnelling gebracht. Het kan nog maanden duren voordat we teruggaan naar de oude situatie, als we dat al gaan doen. Het managen van de verschillende eisen van werknemers – die vaak divers zijn – in combinatie met beveiligingsuitdagingen van externe actoren kan moeilijk zijn. Hoe weet u zeker dat u alle belanghebbenden bereikt hebt?
Duidelijke en tijdige communicatie is noodzakelijk in iedere situatie. De juiste mensen moeten de boodschap altijd ontvangen. Inventariseer waar iedereen is gesitueerd en welke informatie voor hen noodzakelijk is. Met behulp van de juiste software kunt u vervolgens instructies veilig verstrekken op basis van iedere individuele situatie. Een platform dat communicatie, connectiviteit en samenwerking mogelijk maakt – ondersteund door het hoogste niveau van beveiligingsnormen – verbetert de veiligheid.
2. Communiceer via meerdere kanalen
Effectieve communicatie betekent dat u via betrouwbare kanalen kunt communiceren. Daarbij consumeren mensen informatie tegenwoordig op verschillende manieren. Overweeg daarom in uw strategie de rol van de organisatie als betrouwbare informatiebron in het totale proces centraal te zetten en maak gebruik van de betrouwbaarste tools en kanalen als onderdeel van deze strategie. Ga er daarbij niet van uit dat slechts één methode betrouwbaar is.
Hoewel e-mail de meest voorkomende vorm van communicatie is, wordt ervan uitgegaan dat iedereen toegang heeft tot breedband of zakelijke e-mail. En wat als er een netwerk- of e-mailstoring is? Wat als bijvoorbeeld zendmasten of Wifi uitvallen? Overweeg om andere kanalen in de strategie mee te nemen, zoals sms-berichten, radio en sociale media. Dit kunnen effectieve hulpmiddelen zijn.
3. Blijf denken aan de veiligheidsregio
Terwijl we de verschillende gezondheidsrichtlijnen in ogenschouw nemen en weer naar kantoor gaan, is het van strategisch belang om de regels van de veiligheidsregio op te nemen in je communicatieproces. Dit helpt bij het beheren en coördineren van kritieke gebeurtenissen wanneer zich een onverwachte situatie voordoet. Hoe beheertu immers de relevante contacten van externe organisaties als ambulances en politie? Hoe kunt u er zeker van zijn dat u communicatie (en die van hen) de juiste personen bereikt?
Maak gebruik van goede praktijkvoorbeelden die je ook hebt bekeken voor je interne communicatie en zorg ervoor dat u ook kunt communiceren, verbinden en samenwerken met de hulpverleners. Noodgevallen kunt u niet in hokjes plaatsen. Wanneer u een betrouwbaar netwerk opbouwt, is dit een bron van feitelijke data die kan helpen om correct te reageren op een situatie – zoals de huidige een pandemie of een andere situatie die medewerkers in gevaar kan brengen. Kortom, real-time communicatie is essentieel voor het oplossen van noodsituaties.
