In onzekere tijden is er niets dat blijvend succes beter ondersteunt dan wendbaarheid
2 oktober 2020 -
Op dit moment verandert de wereld sneller dan ooit tevoren. De vraag is hoe organisaties deze ongekende veranderingen bijhouden. Het antwoord op deze vraag is even simpel als ingewikkeld, stelt Henry Barenholz, Country Manager Nederland bij Workday: "Met veerkracht en wendbaarheid".
Zelfs onder normale omstandigheden is het belangrijk wendbaar te zijn. Een organisatie is beter in staat om te anticiperen op veranderingen en sneller te handelen wanneer veranderingen plaatsvinden. Een wendbare organisatie reageert snel op verschuivingen in consumentenverwachtingen of de markt en op nieuwe concurrentie. Maar juist nu is wendbaarheid cruciaal. Organisaties móeten wendbaar zijn om succesvol op de crisis te reageren en een vervolgkoers uit te stippelen. Met andere woorden: wendbare organisaties zijn beter in staat om de gevolgen van deze pandemie succesvol te doorstaan.
"Wereldwijd doen organisaties hun best om onder deze extreme omstandigheden te blijven functioneren", zegt Barenholz. "Diverse organisaties zijn goed in staat om het snelle tempo van verandering het hoofd te bieden, vooral omdat zij goed (en continu) kunnen plannen voor de toekomst. Toch is wendbaarheid nog voor lang niet alle organisaties een gegeven. Finance managers merken dat hun planningsprocessen hen onvoldoende in staat stellen te reageren op onverwachte economische verstoringen. En de huidige crisis is een economische verstoring van jewelste."
Finance als verandermanager voor de organisatie
Organisatorische wendbaarheid begint ongeacht de situatie bij planning. De afgelopen maanden werd duidelijk dat traditionele, statische jaarplanningen een verwoestend concurrentienadeel kunnen zijn in een gedigitaliseerde en mondiale economie.
"Gelukkig is het niet alleen maar kommer en kwel," stelt Barenholz. "Het is nu ook duidelijk dat finance de sleutel tot wendbaarheid voor de gehele organisatie is. Dit komt omdat finance vanzelfsprekend het centrale verzamelpunt van alle financiële en operationele data is. Finance is ook de drijvende kracht achter budgetteringen en prognoses binnen alle afdelingen van de organisatie. Deze activiteiten vormen samen als het ware de routekaart van de organisatie. Finance geeft in deze activiteiten vorm aan planningsprocessen en kan hierbij gebruikmaken van drie essentiële hulpmiddelen voor wendbaarheid." Henry maakt hierin een verschil in de volgende drie hulpmiddelen: scenarioplanning, continue planning en rolling forecasts. "Deze drie planningsprocessen geven finance de tools om organisatorische wendbaarheid mogelijk te maken – en op te treden als verandermanager voor de organisatie."
1. Scenarioplanning
Allereerst scenarioplanning. Dat draait om het denken in ‘wat als?’-scenario’s. Op basis van allerlei factoren zoals concurrentiebedreigingen, verstoringen in de supply chain, natuurrampen, oorlogen en pandemieën, werken teams verschillende scenario’s uit. Hiermee anticiperen organisaties op de impact wanneer een scenario bijvoorbeeld 30, 60, 90 dagen of langer duurt. Wat gebeurt er als onderdelen twee maanden lang niet beschikbaar zijn? Wat gebeurt er als 90 procent van de werknemers thuis moet werken? Wat als een van de productielocaties wegvalt? Het loont om plannen te maken voor verschillende toekomstscenario’s. Chris Hadfield, de voormalige commandant van het International Space Station (ISS), heeft vaak toegelicht dat om in de ruimte te overleven, het missieteam talloze uren moest besteden aan het identificeren en uitwerken van mogelijke scenario’s. Uiteindelijk hielp dit in de praktijk: de bemanning was voorbereid en kon snel handelen toen de zuurstofsystemen onverwachts uitvielen. Natuurlijk is niet ieder toekomstscenario bedrijfskritisch. Maar voor organisaties kan het van levensbelang zijn om zich op onwaarschijnlijke scenario’s voor te bereiden. Dat hoeft geen pandemie te zijn. Denk ook aan verstoringen in supply chains of essentiële veranderingen in uw personeelsbestand.
2. Continue planning
"In een snel veranderende markt is het cruciaal om een plan te hebben dat relevant is voor actuele gebeurtenissen," gaat Barenholz in op het tweede hulpmiddel. "Statische jaarplannen zijn in latere kwartalen vaak van beperkte waarde en bieden weinig houvast in het geval van onvoorziene gebeurtenissen die uit het niets komen en zowel de markt als het dagelijks leven verstoren. De oplossing is continue planning. Door handmatige processen te automatiseren, van het vergaren van alle informatie tot de integratie met ERP-, HCM- en andere enterprisesystemen, kunnen op doorlopende basis aanpassingen aan de planning worden gemaakt. Een bijkomend voordeel is dat teams hiermee ontzettend veel tijd besparen en fouten voorkomen. Met continue planning wordt het makkelijker om budgetten aan te passen aan actuele veranderingen, waardoor budgetten realistisch blijven en aanpasbaar zijn aan een nieuwe werkelijkheid."
3. Rolling Forecasts
Tot slot gaat Barenholz in op het belang van rolling forecasts. "Dat kan worden omschreven in één simpele zin: ‘het kan verkeren’. Waarom wachten op de volgende budgetperiode om te schakelen? Rolling forecasts zijn een manier om snel bij te sturen met voldoende inzichten en de benodigde zekerheid om snel kritische beslissingen te nemen. Rolling forecasts hebben een aantal unieke kenmerken:
Ze zijn gebaseerd op de grote lijnen, niet op details. Deze strategische benadering van forecasting bevordert wendbaarheid, omdat zelfs wanneer specifieke details veranderen, de grote lijnen grotendeels onveranderd kunnen blijven.
Ze leveren normaliter forecasting voor de komende vier tot acht kwartalen. Door een continue prognose over een specifieke periode te geven, bewegen de actuele uitgaven elke maand mee, waardoor besluitvormers makkelijker kunnen zien wat er realtime gebeurt.
Ze hebben een constante prognosehorizon, in tegenstelling tot kwartaalprognoses, die korter worden naarmate u het einde van het jaar nadert.
Ze bevorderen de besluitvorming. Dit is met name het geval wanneer data van buiten de financiën wordt meegenomen, zoals arbeidskosten, recruitment pipeline en retentiepercentages."
Daar hebben we een plan voor!
"De meeste problemen – en crises – zijn niet uniek. Het is allemaal al een keer eerder gebeurd, en vooruitkijkende organisaties hebben waarschijnlijk al in grote lijnen uitgestippeld hoe ze met veranderingen om moeten gaan om concurrerend te blijven. Maar écht wendbare organisaties kunnen uiteenlopende scenario’s rigoureus en tijdig verkennen, zelfs scenario’s die onmogelijk lijken. In een tijd die gekenmerkt wordt door snelle veranderingen en toenemende onzekerheid is wendbaarheid cruciaal. En wendbaarheid vraagt om tools voor continue planning om te voorspellen en bij te sturen. Want in onzekere tijden is er niets dat blijvend succes beter ondersteunt dan wendbaarheid," concludeert Barenholz.
