Wat u moet weten over ICT-beheer op afstand, ook na de crisis
Zorg voor heldere instructies voor medewerkers
8 juni 2020 -
In tijden van corona werken ook ICT-beheerders zoveel mogelijk thuis. Die bevinden zich dus fysiek op afstand van de serverruimte. Dat hoeft niet zo’n probleem te zijn, zolang ze maar creatief én communicatief zijn. De grootste uitdaging is niet meer hoe ze alles in de lucht krijgen, maar hoe ze alles in de lucht houden. Wilco Ravestein, Country Manager bij Paessler, deelt tips over ICT-beheer vanuit huis.
Als u thuiswerkt en uw niet-technische collega’s ook, wilt u dat iedereen zo zelfredzaam mogelijk is. Ravestein licht toe: "Zorg voor een Q&A met de meest gestelde vragen en de bijbehorende heldere antwoorden en instructies. Mail die lijst rond, zet hem op intranet of op een andere plek waar alle medewerkers in uw bedrijf hem makkelijk kunnen vinden. Weinig tijd of geen zin? Betrek de communicatieafdeling erbij (als die er is) om alle instructies zoveel mogelijk eindgebruiker-vriendelijk te maken. Is dit niet genoeg, zorg dan voor een goedwerkend ticketingsysteem."
Permanent versus tijdelijk thuiswerken
Er zullen collega’s zijn die voortaan zoveel mogelijk thuis blijven werken, maar er zijn ook mensen die veel liever op kantoor zitten. Zij zullen in het nieuwe normaal weer regelmatig op kantoor zijn. Ravestein: "Maak tijdens deze crisis de balans op wie waar wil werken en bepaal vervolgens op welke manier ze toegang krijgen tot de bedrijfsomgeving. Is dat via een remote desktop, die op kantoor blijft draaien zodra ze een dagje thuiswerken? Of past een oplossing zoals Direct Access beter bij hun situatie?"
Check, check, check…ook vanuit huis.
Als u zelf veel thuis blijft werken kunt u daar ook in de gaten houden of alle kritische onderdelen van de infrastructuur nog werken.
Bandbreedte
Denk bijvoorbeeld aan bandbreedte. "U kunt moeilijk een monitoringtool in het thuisnetwerk van al uw collega’s hangen. Wat u echter wel kunt doen, is bewaken wat er binnen het bedrijfsnetwerk gebeurt, ook als u niet fysiek op kantoor aanwezig bent. De truc is om potentiële probleemgebieden binnen het netwerk te monitoren. Op die manier heeft u kennis van opstoppingen van het netwerkverkeer voordat eindgebruikers naar de telefoon grijpen," aldus Ravestein.
VPN
Als het voltallige personeel zich via een Virtual Private Network aanmeldt, zijn er waarschijnlijk tientallen of zelfs honderden thuiswerkers met het bedrijfsnetwerk verbonden. Dat betekent vanzelfsprekend dat u voortdurend moet controleren of het VPN naar behoren werkt. Ravestein licht toe: "De belangrijkste factoren om rekening mee te houden zijn het inkomende en uitgaande VPN-verkeer en het aantal verbindingen. Langzaam verkeer zou op een potentieel probleem kunnen wijzen. En kennis van het huidige aantal verbonden gebruikers kan helpen met de probleemoplossing en het diagnoseproces."
Tools voor videobellen
Er bestaat geen twijfel over: online videovergaderingen vormen de lijm die virtuele teams bij elkaar houdt. En die tools, zoals Microsoft Teams of Zoom, moeten natuurlijk in de lucht blijven. Maar hoe checkt u dat? Ravestein legt uit: "De meeste diensten bieden ofwel een API of een website waar gebruikers de beschikbaarheid van de dienst kunnen aflezen. Zoom biedt bijvoorbeeld deze servicestatus, samen met informatie over een API waarmee u zelf de status kunt opvragen."
Bezoek aan kantoor
Uiteraard zijn er nog een heleboel andere zaken die u in de gaten zult moeten houden. De bovenstaande aspecten zijn simpelweg het belangrijkst wanneer een grote groep werknemers thuiswerkt. En zo nu en dan ontkomt u niet aan ritje naar kantoor, zodat u hardware kunt vervangen of iets ompatchen. En dat is natuurlijk helemaal niet erg, want dan kunt u meteen even bijkletsen met die leuke collega van HR.
