Digitaliseren zorgt voor een betere organisatie en meer rust
Digitalisering bespaart tijd en verbetert de efficiency
17 april 2020 -
Wie tijd wil besparen en efficiënter wil werken, kan het best de transitie naar een digitale organisatie inzetten. Nog steeds werken veel organisaties met papieren en brieven, terwijl dit als onoverzichtelijk en bureaucratisch kan worden ervaren. Het kost veel tijd, is arbeidsintensief en levert maar weinig rendement op. Daarom is het tijd om te digitaliseren.
Dat stelt Incontrol.
Digitaal als basis, niet als aanvulling
Volgens Incontrol kunnen bedrijven het best overstappen naar een digitale basis. Nu gebruiken veel bedrijven digitale kanalen nog als aanvulling. Dat kan effectiever door de transformatie naar digitaal in de hele organisatie door te voeren. Digitaal moet geen aanvulling zijn, maar de basis vormen. Het is daarom tijd dat managers een voorstel tot digitaliseren doen.
Het benutten van digitale technologieën is van belang om relevant en winstgevend te blijven. Het is een vorm van goed ondernemerschap. Organisaties die achter de feiten aanlopen als het gaat om digitale technieken, lopen het risico terrein te verliezen. Nieuwkomers hebben tegenwoordig al hun bedrijfsmodellen gedigitaliseerd en zijn er klaar voor om de markt op te schudden. Daarom is het van belang dat organisaties de transformatie naar een digitale organisatie inzetten. Anders zouden bedrijven hun eigen meerwaarde kunnen verliezen.
Waarom digitaliseren?
Bedrijven die digitaliseren, werken vaak nauw samen met klanten en maken een groei door op een ongekend hoog tempo. Wat deze bedrijven zo bijzonder maakt, is dat ze geen drie- tot vijfjarige planning gebruiken. Ze werken in het nu en bouwen aan de dag van morgen. Ze verbeteren zich elke dag.
Voor digitaliseren geldt een proces van ‘learn by doing’: leren door te doen. Wees niet bang voor verandering of bang voor het verlies van klanten. Door te ontdekken en risico’s durven te nemen, komt innovatie tot stand. Dankzij digitalisering wordt het mogelijk sneller en frequenter producten en diensten te leveren, bijna op maat gemaakt. Steeds meer bedrijven werken met vraaggestuurd leveren: de producten en diensten zijn afgestemd op de werkelijke behoeften van de afnemers.
Om relevant te blijven, moeten innovatieve waardeproposities ontwikkeld worden en moeten bedrijven kunnen schakelen naar de nieuwe standaarden op de markt. Met andere woorden: de eisen van de markt moeten altijd meegenomen worden in nieuwe strategieën.
Incontrol en de digitalisering van Schindler
Onderhoudsmonteurs van Schindler België gebruikten voorheen papieren periodieke keuringsverslagen. Ook Schindler maakte de slag naar het gebruik van digitale technologie. Zo wordt er nu gebruikgemaakt van een elektronisch formulier, dat eenvoudig kan worden ingevuld via een app op een mobiele telefoon of een tablet.
De liften van Schindler worden regelmatig gekeurd op een aantal eisen. Nadat de onderhoudsmonteurs de keuring hebben uitgevoerd, moet de informatie worden gedeeld met de fabrikant en met de klant van de lift. Deze wordt dankzij de digitale formulieren geïnformeerd over de status van het onderhoud.
Het digitale formulier is in opzet simpel: de onderhoudsmonteur komt op locatie, opent de applicatie en voert het nummer van de lift in. In de app verschijnen dan meteen inhoudelijke opmerkingen uit het keuringsverslag. De monteur kan meteen aan de slag met de werkzaamheden. Het fijne van de app is dat er ook gestandaardiseerde antwoorden gegeven kunnen worden. Zo kunnen monteurs bijvoorbeeld ‘opgelost tijdens bezoek’ of ‘oplossen in Backoffice’ aangeven. Uiteraard kunnen er ook foto’s toegevoegd worden.
Dit is nog maar een van de mogelijkheden van digitalisering. Het biedt een betere organisatie, het zorgt voor een beter overzicht en minder verspilling van papier. Het heen en weer sturen van papieren en het manueel invoeren van de resultaten, behoort tot de verleden tijd. Dat is hoe rust en orde in het bedrijf kan worden gecreëerd.
Digitale formulieren gebruiken
Of het nu gaat om audits, inspecties, of de interne communicatie: digitale formulieren kunnen helpen bij het verschaffen van duidelijkheid. Alle organen binnen een organisatie kunnen direct informatie met elkaar delen en bewerken. Het voordeel van een digitaal formulier is dat de uitkomst of het resultaat meteen bekend is. Dat is zeker handig bij rapporten met veel getallen: bedrijven komen meteen tot een kloppend resultaat. Dat is wat rust en efficiëntie brengt in een organisatie.
