zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
nieuws
 

Houd continuïteit en vaart in samenwerkingsprojecten ondanks corona

Andere mindset, meer improviseren

31 maart 2020 - Thuiswerken is – in ieder geval tijdelijk - het nieuwe normaal. Het vergt zeker aanpassingen in technologie en mindset, maar over het algemeen zijn managers en medewerkers inmiddels zo goed en zo kwaad als het gaat overgestapt op online werken. Vergaderen via beeldscherm was even wennen, maar is, na de eerste hick-ups, business as usual geworden. Geldt dit ook voor de intensieve samenwerking in scrums en sprints?

De meeste (agile) projecten kunnen uitstekend doorgaan in een digitaal format als organisaties er de schouders onder zetten," zegt Herman-Jan Carmiggelt, expert in Digital Innovation & Transformation bij PA Consulting. Na de eerste restricties in het onderlinge contact was de neiging bij veel organisaties om scrumsessies en andere projectbijeenkomsten maar helemaal af te zeggen. Carmiggelt: "Dat hoeft echt niet. Er zijn voldoende digitale tools beschikbaar die effectieve online communicatie en samenwerking mogelijk maken. Maar in deze onzekere tijden gaat het niet alleen om de beschikbare technologie."



Een tijd waarin zekerheden wegvallen
Er zijn meer aspecten die houvast geven in een tijd waarin zekerheden wegvallen, vertelt Carmiggelt. "Het is belangrijk dat je medewerkers, klanten en partners gerust kunt stellen in woord en daad. Laat medewerkers zien dat hun positie en werk veilig is en dat de organisatie alles doet om negatieve impact te beperken. Wees ook consistent en accuraat in de online communicatie met klanten en partners. De boodschap is: ook als we thuiswerken, blijft het niveau van service en samenwerking hoog."

Fysiek is nu digitaal
Daarvoor moeten de faciliteiten wel goed genoeg zijn om op een andere plek dan voorheen te werken. De toegang tot data, processen en programma’s moet eenvoudig zijn. Maar ook is het nodig om een helder beleid te hebben over gegevensveiligheid en over bijvoorbeeld pauzes, ziekteverlof en zorg voor naasten. Verder is het van belang dat de onderlinge samenwerking blijft functioneren. Carmiggelt: "De geplande fysieke meetings worden online meetings. Een algemene vergadering kan prima via Zoom, Skype of een andere videoconference tool. Maar voor echt inhoudelijke projectmeetings waar je te maken hebt met brainstorms, sprintplanning, tests, surveys, whiteboards en andere ‘live’ samenwerkingsactiviteiten, heb je andere digitale platforms nodig."
Veelgebruikte en effectieve tools voor interne projecten en samenwerking met klanten en partners zijn onder meer: Microsoft Teams, Mentimeter, Miro, Stormboard, Jira en Slido. PA Consulting heeft in de afgelopen weken al vele grote en kleinere workshops bij Nederlandse ondernemingen omgezet van fysieke bijeenkomsten naar online meetings, inclusief break-outs en brainstormsessies voor onder meer scrumteams. Herman-Jan Carmiggelt: "We zijn zelf bijna verrast over het gemak waarmee toch best complexe bijeenkomsten zich laten vertalen naar digitaal. Niet alleen in logistiek, maar ook waar het gaat om het effect en de resultaten van de bijeenkomsten en workshops. Afspraken afzeggen blijkt dus in de meeste gevallen niet nodig – iedereen kan gewoon doorwerken en blijven samenwerken."

Andere mindset, meer improviseren
In korte tijd heeft deze switch al de nodige waardevolle inzichten opgeleverd, aldus Carmiggelt: "Ten eerste zijn de bandbreedte van het netwerk en de faciliteiten van Nederlandse thuiswerkers eigenlijk helemaal geen punt van zorg. Er is ruim voldoende capaciteit. Verder schort het ook niet aan goede digitale samenwerkingsplatforms. Wel is er een andere mindset nodig. Digitale evenementen vragen om een andere vorm van interactie en teams moeten ook kunnen improviseren. Een hoofdrol in deze omschakeling is er voor managers: zij moeten meer sturen op output en minder op aanwezigheid, en dus ook meer leren te vertrouwen op de inzet en betrokkenheid van hun teamleden. En tot slot zien we dat organisaties die al grotendeels digitaal werken, vrij moeiteloos omschakelen naar de eisen van deze crisis: ze hebben de tools en ervaring al voor remote werken en kunnen snel schakelen." 
Deze crisis vraagt in allerlei opzichten nogal wat van organisaties, zegt Carmiggelt. "Zeker in persoonlijke zin – hoe houd ik medewerkers en hun naasten veilig en gezond? – en in financieel en economisch opzicht. Daarnaast is de manier van (samen)werken noodgedwongen veranderd. We werken veel flexibeler en meer op afstand. Dat laatste vraagt veel aanpassingen, maar het blijkt nu al wel dat dat prima kan werken en dat de fysieke afstand niet ten koste gaat van de continuïteit, effectiviteit en de resultaten. Als straks de coronacrisis bezworen is, zal misschien blijken dat het niet noodzakelijk is om alles weer naar het oude terug te brengen. Mogelijk besluiten organisaties – als een van de ‘lessons learnt’ - om die flexibiliteit erin te houden.
 

 
 Doorsturen   Reageer  

 

Laatste nieuws

 'De CFO gaat aan de CSO rapporteren'
 Bedrijven investeren in Open Banking om besluitvorming te verbeteren
 Wat heeft 2023 in petto voor HR? De vijf belangrijkste trends volgens Culture Amp
 

Gerelateerde nieuwsitems

 Vier tips om verbonden te blijven als uw team thuiswerkt
 Leidinggevende is voorstander van zelfsturende teams
 Duurzaam succes van data science is team effort
 Goed managen? It’s all in the mix!
 
 
reacties
 
Er zijn nog geen reacties.

REAGEREN

Naam:
Emailadres:
URL: (niet verplicht) http:// 
 
Reactie/Opmerking:
Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
 
Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
advertorial
Waar sta jij voor als leider?
Wat heb je als leider van vandaag en morgen nodig om jouw doelen te behalen? Het antwoord op deze en andere vragen, vind je in het boek ‘Leiderschap in Beeld’ door hoogleraar Jan de Vuijst. TIAS deelt de eerste 4 hoofdstukken in een gratis e-book.
Lees verder
Houd als manager grip op de cijfers bij de groei van je organisatie
reacties
Een nieuwe taal leren, maar dan anders (1) 
Wat is er nodig voor échte duurzame en sociale impact? (1) 
De Metaverse: wat kan je er eigenlijk mee? (2) 
Helft Nederlandse werknemers last van mentale problemen, verergerd door kosten levensonderhoud (1) 
Data-savvy organisaties zijn winstgevender, veerkrachtiger en innovatiever (1) 
Hoe laat ik anderen zelf nadenken? (1) 
Zeven tips voor het omgaan met klagende medewerkers (4) 
top10
Een op de drie Nederlanders met hoog inkomen kan door geldgebrek rekening niet betalen
Kwart Nederlanders wil liever ander werk
Organisaties willen SD-WAN, maar laten kansen liggen
HR-professionals staan niet achter huidige wet- en regelgeving
Bedrijven moeten medewerkers meer vrijheid geven om hun eigen productieve werkomgeving te creëren
Acht stappen om een toxische werkomgeving te voorkomen
Mimecast waarschuwt voor phishing uit naam van Twitter
Geld besparen op dataprotectie kan zorgen voor vervelende verrassingen
Hoe smishing misbruik maakt van populaire mobiele providers
Top-drie leiderschapstips voor het winnen van het WK voetbal
meer top 10