Organisaties verspillen jaarlijks meer dan 591. 000 euro aan opslag van nutteloze data
29 oktober 2015 -
Veritas Technologies maakte gisteren de resultaten van het Databerg Report 2015 bekend. Hieruit blijkt dat Nederland een van de slechtst scorende landen is in Europa voor wat betreft verspilling van IT-budget aan de opslag van data die ze niet nodig hebben.
Volgens het Databerg Report 2015 heeft slechts elf procent van de gegevens die Nederlandse organisaties bewaren aantoonbare zakelijke waarde. Deze 'Dark Data' neemt 44,5 procent van de Nederlandse data voor zijn rekening. Nog eens 44,5 procent, wat organisaties jaarlijks meer dan 591.000 kost, is puur afval en zou indien mogelijk meteen moeten worden verwijderd.
Hoge boetes
De cijfers, onthuld op een moment waarop de EU hoge boetes wil introduceren voor organisaties die persoonlijke gegevens niet kunnen verklaren, laat zien dat Nederlandse bedrijven een verontrustend hoog zakelijk risico lopen. "De belangrijkste uitkomsten van het Databerg Report 2015 zijn dat bedrijven een aanzienlijk bedrag investeren om data die totaal niet relevant zijn voor hun bedrijf te behouden," aldus Driss Chhayra, Country Manager Benelux bij Veritas. "Volgens het onderzoek zou 44,5 procent van de data van Nederlandse organisaties Redundant, Obsolete of Trivial (ROT) zijn. Hieronder vallen opvallend genoeg muziek, foto's of persoonlijke juridische documenten en identiteitsdocumenten die door werknemers opgeslagen zijn op zakelijke netwerken. Uit het onderzoek blijkt ook dat 77 procent van de Nederlandse organisaties geen strategie heeft voor het toekennen van zakelijke waarde aan hun data, één van de hoogste percentages in EMEA. Dit is zorgwekkend omdat deze bedrijven, die hun IT-strategieën en budgetten baseren op de datavolumes die worden opgeslagen in plaats van op de waarde van de data, steeds meer tijd besteden aan het beheren van gegevens die niet essentieel zijn voor het runnen van hun bedrijf."
Omzetten van data
Het onderzoek verschaft inzicht in hoe 1.475 respondenten (waarvan 75 in Nederland) in veertien verschillende landen in EMEA omgaan met de uitdagingen rondom het omzetten van data in waardevolle bedrijfsinformatie. Het rapport introduceert een nieuw fenomeen genaamd de Databerg, en laat zien dat er drie soorten data worden opgeslagen:
- Bedrijfskritische gegevens - data die is aangemerkt als essentieel voor de voortdurende activiteiten en het aanhoudende succes van de organisatie. Bedrijfskritische gegevens moeten proactief worden beschermd en beheerd door professionals met een duidelijke verantwoordelijkheid aan het managementteam van de
organisatie.
- ROT-data - data die is aangemerkt als Redundant, Obsolete of Trivial. ROT-data moeten proactief worden geminimaliseerd en regelmatig op een veilige manier worden verwijderd.
- Dark Data - waarde van de data is niet geïdentificeerd. Hieronder kunnen belangrijke bedrijfskritische gegevens vallen en nutteloze ROT-gegevens of - het belangrijkst - illegale of niet-conforme data, waardoor er een ongeziene aansprakelijkheid achterblijft in de kern van zakelijke IT-systemen.
Dark Data
Uit het onderzoek bleek dat een gemiddelde Nederlandse organisatie Dark Data-percentages meldt van 44,5 procent (EMEA gem. 54 procent), ROT-niveaus van 44,5 procent (EMEA gem. 32 procent), waardoor er slechts elf procent overblijft (EMEA gem. veertien procent) aan identificeerbare bedrijfskritische gegevens. Dit komt tegen 2020 uit op een geschatte verspilling van 784 miljard euroaan bedrijfsresources in EMEA voor het opslaan van ROT-data als bedrijven hun strategie voor en houding ten opzichte van informatiebeheer niet veranderen.
Cloudopslag
Terwijl organisaties steeds meer gegevens naar de cloud verplaatsen om zo om te gaan met de uit de hand lopende datavolumes, blijkt uit het onderzoek dat in EMEA cloudopslag en -verwerking in de komende twaalf maanden met een derde zal stijgen (van 33 procent naar 45 procent). Maar met 43 procent van de respondenten in Nederland die aangeeft dat zij tegen 2016 gebruik zullen maken van cloudopslagfaciliteiten, ligt Nederland onder het Europese gemiddelde, zo blijkt uit het Databerg Report 2015. Er is een groter risico dat organisaties die deze clouddiensten zullen gebruiken geen passend beleid hebben om de follow-upkosten te berekenen, over te gaan naar een andere leverancier of zich uit de cloud terug te trekken in geval van nood.
Databerg
Wat veroorzaakt de databerg? Het onderzoek identificeert drie grote oorzaken voor de groei van de databerg. Deze zijn gerelateerd aan hoe datavolumes een onevenredig effect hebben op IT-strategie, hoe leveranciers het grootschalig gebruik van momenteel 'gratis' opslag promoten en hoe werknemers bedrijfsgegevens in gevaar brengen door hun eigen handelingen en het feit dat ze dataverzamelaars worden:
1) IT-strategieën zijn gebaseerd op datavolumes, niet op zakelijke waarde
2) Een verhoogd vertrouwen in 'gratis' opslag zoals in de cloud
3) Een stijgende onverschilligheid van werknemers inzake bedrijfsbeleidsregels rondom
gebruik van data
Volgens het onderzoek vormen al deze factoren de voornaamste oorzaken van Dark Data en ROT aangezien het bedrijfsresources weghaalt uit het directe zicht van managementteams. Het kan ook, dankzij toekomstige wetgeving, juridische kwesties en zakelijke risico's met zich meebrengen die op het moment van aankoop of gebruik niet duidelijk zijn.
Aanbevelingen van het rapport
De volgende stappen kunnen door organisaties genomen worden om inzicht in hun informatie te krijgen en bijbehorende risico's te reduceren:
- Identificeer Dark Data, leg risico's bloot en erken waardevolle informatie
- Elimineer ROT snel om verspilde kosten te reduceren
- Definieer een uitvoerbare information governance-strategie voor ongestructureerde data
met ondersteuning van C-Level, om correct gebruikersgedrag aan te moedigen
- Verhoog bedrijfsflexibiliteit door gebruikt te maken van cloudopslagomgevingen
