zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
nieuws
 

Op afstand werken vaak niet optimaal

12 mei 2015 - Maar liefst 71 procent van de mensen die gebruik maken van telefoon- of videoconferentie ervaart moeilijkheden wanneer zij willen samenwerken met collega’s op afstand.

Dit blijkt uit onderzoek dat Harris Interactive onlangs heeft uitgevoerd in opdracht van Steelcase. Op basis van onderzoek naar de impact van de fysieke ruimte komt


Steelcase met zes principes die organisaties helpen videoconferenties beter te ondersteunen.
 
Verbonden wereld
In een verbonden wereld waarin de window of opportunity voor bedrijven steeds kleiner wordt en de innovatiekracht in sterke mate het concurrentievermogen bepaalt, wordt er steeds meer samengewerkt in teams waarvan de leden verspreid zijn over verschillende locaties, tijdzones en culturen. Meer dan de helft van de kenniswerkers (54 procent) geeft aan dat ze regelmatig met anderen op afstand samenwerken. Tegelijkertijd is het zo dat het merendeel van deze mensen dit als minder effectief en prettig ervaart dan wanneer zij met collega’s samenwerken die zich in dezelfde ruimte bevinden. Dit fenomeen wordt ook wel aangeduid met de term ‘presence disparity’.
 "Ongelijke aanwezigheid is niet alleen maar lastig, het heeft ook daadwerkelijk een negatieve uitwerking op de effectiviteit van de samenwerking en de productiviteit van het team. Organisaties investeren wel in videoconferentie-technologie om werken op afstand te faciliteren, maar ze gaan daarbij vaak voorbij aan de rol die de fysieke ruimte daarbij speelt. Maar hoe meer verspreid teams gaan werken, hoe belangrijker het wordt om het gevoel van afstand weg te nemen en een eenduidige gebruikerservaring te creëren," zegt Terry Sullivan, directeur integrated technologies bij Steelcase.
 
Aloude problemen
Onderzoekers van Steelcase ontdekten dat ondanks de vooruitgang in technologie, de aloude problemen blijven bestaan bij het op afstand samenwerken met collega’s, vooral als dat via video gebeurt. Zo geeft 29 procent van de kenniswerkers aan dat ze al dan niet bewust wel eens een collega buiten een call of overleg hebben gehouden. Andere klachten van mensen die regelmatig op afstand met anderen samenwerken, zijn:
 
•             Het is moeilijk om te volgen wat anderen zeggen, omdat ze snel na en door elkaar praten (43 procent);
•             Er worden fysieke documenten of presentaties gebruikt die ik niet kan zien (34 procent);
•             Mijn collega’s plannen calls en meetings in op momenten die mij niet uitkomen (34 procent);
•             Mijn telefoon- of videoverbinding valt weg (31 procent);
•             Ik word niet betrokken in een call door het feit dat collega’s me niet kunnen zien (21 procent);
•             Niemand reageert op mijn inbreng (veertien procent);
•             De hoek van de video/webcam flatteert niet (elf procent).
 
Zes ontwerpprincipes
Op basis van deze resultaten, hebben onderzoekers en ontwerpers van Steelcase zes ontwerpprincipes opgesteld die organisaties moeten helpen bij het op de juiste wijze ondersteunen van teams waarvan de leden verspreid werken:
•             Zorg dat de camera en microfoon op de juiste plek staan.
Alle deelnemers moeten duidelijk in beeld kunnen komen en verstaanbaar zijn. Het gebruik van meerdere schermen wordt aanbevolen, zodat de teamleden en de documenten en presentaties die ze gebruiken tegelijkertijd zichtbaar zijn en iemand zich door de ruimte kan bewegen zonder uit beeld te geraken.
•             Creëer zones die mensen in staat stellen gemakkelijk te schakelen tussen groepswerk en individuele taken.
Mensen die regelmatig samenwerken, schakelen gemakkelijk en veelvuldig tussen beide werkvormen. Door ruimtes voor videoconferentie te realiseren in de nabijheid van de overige werkplekken, kunnen mensen op een laagdrempelige manier op afstand samenwerken met anderen.
•             Ontwerp een videoconferentieruimte die beweging stimuleert en verschillende houdingen ondersteunt, zodat mensen energiek en betrokken blijven.
Met hoge tafels kan iemand gemakkelijk bij de meeting aansluiten en ook weer gemakkelijker weglopen als bijvoorbeeld het voor hem relevante gedeelte is afgelopen. Een lounge-achtige inrichting met integratie van technologie is een andere effectieve manier om beweging  in  een informele setting te creëren.
•             Houd bij de inrichting rekening met beide kanten van de videoconferentie-ervaring. Zorg voor soortgelijke ruimtes op alle locaties, met dezelfde tools en technologische ondersteuning. Bij teamwerk waarbij de leden zich in één ruimte bevinden, beschikt iedereen immers ook over dezelfde hulpmiddelen. Zorg voor voldoende presentatiemogelijkheden, zowel analoog als digitaal, zodat het gemakkelijker wordt voor de teamleden om een gemeenschappelijk referentiekader te bewerkstelligen.
•             Bedenk hoe de ruimte kan helpen bij het creëren van vertrouwen.
Zo werkt een continue open, real-time videoverbinding als een open raam tussen twee locaties. Dit draagt bij aan de uitwisseling van smalltalk en het gebruikelijke sociale verkeer tussen mensen.
•             Ontwerp ruimtes voor verschillende teamgroottes en verschillende soorten video-uitwisseling.
Eén-op-een interactie en werken in kleine teams zijn net zo belangrijk als vergaderingen met het complete team. Als er keuze is – kleine videoconferentie-kiosken naast of afgezonderde hoekjes in een grote videoconferentie-ruimte, en mobiele videoconferentie-technologie – zorgt dit dat de technologie ook daadwerkelijk wordt gebruikt en dat de vierkante meters kantoorruimte effectief worden benut.

 
 Doorsturen   Reageer  

 

Laatste nieuws

 Digitaal bedrijfsleven uit zorgen over Nederlandse inbreng op de Digital Markets Act
 Hybride werken: Secure Access Service Edge (SASE)-oplossingen zijn de toekomst
 Doorstromer bereid te wachten met aankoop volgende woning door oververhitte huizenmarkt
 

Gerelateerde nieuwsitems

 Bewaak de betrokkenheid bij werken op afstand
 Vijf tips om teams op afstand aan te sturen
 Nederlandse managers meeste vertrouwen op afstand
 Kenniswerkers communiceren steeds vaker via video
 
 
reacties
 
Er zijn nog geen reacties.

REAGEREN

Naam:
Emailadres:
URL: (niet verplicht) http:// 
 
Reactie/Opmerking:
Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
 
Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
Beter omgaan met tijdsdruk door goed timemanagement
Hoe verbeter je de uitstraling van de website van je bedrijf?
reacties
Versoepeling maatregelen vertaalt zich in snelle groei van gewerkte uren bij niet-kantoorbanen  (2) 
Vermogensbeheerders moeten zich richten op klantbehoefte en risicomanagement (1) 
Kosten vermogensbeheer moeilijk te achterhalen (1) 
Finance-afdeling belangrijker geworden door coronacrisis (1) 
Bedrijven zijn niet goed uitgerust om de klantervaring te verbeteren (1) 
Het nieuwe vergaderen  (1) 
Managers hebben weinig op met personeelsfeestjes (1) 
top10
Versoepeling maatregelen vertaalt zich in snelle groei van gewerkte uren bij niet-kantoorbanen
64 procent Nederlanders ergert zich aan digibeten op werk
Collega’s niet geliefd op de BBQ
De geluiden die we het meest hebben gemist tijdens de pandemie
Vakantiekriebels: nieuwe situaties brengen automobilist van slag
Nederlander mist het ‘dagje uit gevoel’ van fysieke evenementen
Financiën onderbelicht thema in vitaliteitsbeleid organisaties
Gebruik werkplekken en vergaderruimtes kelderde sinds corona stevig
Groeiende datacenterbranche levert komende jaren meer dan 5. 000 banen op
Meer dan de helft van de Nederlanders ervaart ongezond veel stress op werk
meer top 10