29 oktober 2013 -
Videogesprekken, conference calls, e-mails, whatsapp… veel mensen waar we intensief mee samenwerken ontmoeten we zelden of nooit in levende lijve. Samenwerken zonder fysieke ontmoetingen of gesprekken is niet altijd even gemakkelijk voor ons brein. Mensen zijn al miljoenen jaren ingesteld op samenwerking via het voeren van gesprekken.
Hoe kunt u als manager uw virtuele medewerkers vlot laten samenwerken, of ze zich nu naast u op kantoor bevinden, thuis zitten, met hun laptop in de koffiebar kamperen of speciaal opblijven aan de andere kant van de wereld? "Als u virtuele teams vlot wil laten samenwerken moet u vooral vertrouwen creëren," schrijft dr. Nicola Millard, Futurologe van BT in haar nieuwe whitepaper. "Als teamleden elkaar vertrouwen en het gevoel hebben dat ze een gemeenschappelijk belang hebben, wordt informatie vlotter uitgewisseld en is er een groter respect voor de inbreng van andere teamleaden."
Vijf soorten specialisten
Volgens dr. Millard kunnen managers trucs overnemen van vijf soorten specialisten om hun virtuele teamleden beter te laten samenwerken en het vertrouwen tussen teamleden te verhogen:
1. Radiopresentator
Iedereen bij de les houden in teleconferenties is niet eenvoudig. Het stemgeluid is een goede, oeroude manier om vertrouwen te creëren, maar er is sterke leiding nodig om een call productief te laten zijn. U moet de vaardigheden van een radiopresentator bezitten, uw onzichtbare publiek op hun gemak stellen en een ‘show’ presenteren die bij de deelnemers interactie uitlokt .
2. ‘Helderziende’
Met over de wereld verspreide , ‘virtuele’ teamleden kun je niet vertrouwen op hun ogen en ontmoetingen aan de koffie-automaat om problemen te voelen aankomen. Je moet andere zintuigen ontwikkelen en gevoeliger zijn voor wat speelt tijdens vergaderingen op afstand. Je moet als het ware de commentaren achter de ‘mute’ knop aanvoelen om de samenwerking beter te sturen.
3. Architect
De beste architecten maken gebouwen op maat van de behoeften van de mensen die er wonen en werken. Denk aan uw kantoor en netwerk als een hulpmiddel voor de productiviteit in plaats van alleen een plek omte werken of informatie uit te wisselen. U moet meedenken met de beheerders van uwv bedrijfsgebouw en uw netwerkinfrastructuur, om een werkruimte te creëren die de communicatie tussen werknemers en diensten bevordert.
4. Schrijnwerker
Wie hout bewerkt heeft tientallen instrumenten. De kunst is om te weten welke het meest geschikt is om welk doel te bereiken. Hetzelfde geldt voor de communicatiemiddelen die teams gebruiken. Als leidinggevende moet u weten welk middel wanneer het meest aangewezen is. Wanneer is audio beter dan video? Wat is het beste middel voor een brainstorm met teamleden in drie continenten en tijdzones? Gebruikt u in een noodsituatie Lync of Outlook? Uw voorbeeld wordt makkelijk overgenomen door collega’s en zo laat u uw hele team vlotter samenwerken.
5. Revolutionair
Durf klassieke manieren van vergaderen en samenwerken aan de kaak te stellen. Zijn die altijd even productief? Leiden ze tot meer vertrouwen en vlottere samenwerking tussen teams of verstoren ze die? Op basis hiervan kunnen nieuwe manieren van communicatie uitgeprobeerd worden en eventueel niet werkende methoden worden afgekaatst.
