Drie tips om de touwtjes van uw vergadering in handen te krijgen
9 juli 2014 -
Tijdens de workshops die Carla van den Bos van Vergaderen Doe Je Zo! geef aan voorzitters vraagt ze de deelnemers meestal een lijst te maken van belangrijkste eigenschappen voor een voorzitter. Op de lijsten staat 'de touwtjes in handen' hebben altijd hoog. Soms wat anders geformuleerd.
Het is voor een voorzitter een van de belangrijkste eigenschappen: controle over de vergadering hebben, weten wanneer u moet sturen, weten wanneer u juist ruimte moet geven. Het wordt ook een van de lastigste elementen van het voorzitterschap gevonden. Hoe vindt u daar evenwicht tussen? Elke vergadering is ook weer anders. Hoe krijgt u de touwtjes in handen? Van den Bos geeft u drie tips:
Tip 1. Stuur op het gewenste resultaat
Bedenk wat het doel is van de vergadering en van het betreffende agendapunt. Wat heeft u daarvoor nodig? Hoe strak moet u de vergadering houden om dat resultaat te krijgen? Of moet u juist ruimte geven?
Tip 2. Ken de deelnemers
Om echt de touwtjes in handen te hebben en houden is het belangrijk dat u weet hoe de deelnemers reageren op de inhoud van de agendapunten, op elkaar en op u als voorzitter. Maak hier van te voren een inschatting van en bepaal dan al hoe strak u het wilt houden.
Tip 3. Doe wat nodig is en laat ruimte als het kan
Als u de eerste tips navolgt kunt u daarna uitproberen wat er gebeurd als u iets meer ruimte geeft en wat er gebeurt als u het weer strakker houdt. Hoe is de wisselwerking met de deelnemers? Wat heeft het meeste effect?
Wilt u meer tips over vergaderen? Of over voorzitten van een vergadering? Kijk eens op de website van Vergaderen Doe Je Zo!
