Emoties tijdens vergaderingen – hoe gaat u er mee om?
3 september 2013 -
Tijdens vergaderingen kunnen de emoties soms hoog oplopen. Hoe reageert u dan en hoe lost u dit op? In onderstaand artikel beschrijft Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo! Een vergadering waarin de emoties hoog opliepen en wat de oplossing van de deelnemers was. Zij geeft u tips om er makkelijker mee om te gaan.
De situatie
Bij een workshop Effectief Vergaderen brachten twee deelnemers zo’n vergadersituatie in. Zij zaten in het bestuur van een wooncomplex. Het project is moeizaam tot stand gekomen. De onderhandelingen tussen de gemeente, de woningbouwcorporatie en de bewoners duurden jaren. Uiteindelijk is het een heel mooi complex geworden. Bijna zoals de bewoners steeds wilden. In de tuin stond een kunstwerk vlak voor het gemeenschappelijke gebouw. Het is geschonken door de architect. Het struikelblok werd het genoemd.
Het voorstel
Iedereen die aanwezig was in de vergadering vond het kunstwerk oerlelijk. Het stond bovendien flink in de weg. Het voorstel om het weg te halen vond veel bijval.
De reacties
Een groot deel van de mensen die er al lang wonen waren niet op de vergadering geweest. Zij wilden het kunstwerk niet weg hebben. Het kunstwerk stond voor hen symbool voor hun gevecht om het wooncomplex te realiseren. Ze vonden het vreselijk dat het nu weg zou gaan.
Het probleem
Nu was er een groot probleem. Mensen wilden het kunstwerk weg hebben en anderen juist niet.
De oplossing
Tijdens de volgende vergadering werden veel mensen heel emotioneel. Het bestuur had geen grip op de vergadering. Uiteindelijk besloten de deelnemers het kunstwerk te verplaatsen naar een minder opvallende plek in de tuin. Het is een oplossing waar niemand blij mee was.
Ruimte bieden aan emoties
Als een situatie zo gevoelig ligt raadt Van de Bos aan ruimte te bieden aan emoties. Emoties uitspreken en gehoor erin vinden is de eerste stap naar een oplossing. U kunt ruimte inruimen tijdens de vergadering, maar het kan ook in een gesprek van een kleine groep met het bestuur. Zorg dat u het gesprek of het agendapunt goed structureert en maak een tijdsplanning. Vraag door naar de kern van de zaak. Waarom is het zo’n zwaarbeladen en emotioneel onderwerp?
Mogelijkheden op een rij
In de bovenstaande vergadering was het nuttig geweest om alle mogelijkheden op een rij te zetten. Het is immers nooit alleen het één of het ander. Er is met goede wil en creativiteit wel iets anders te bedenken dat de symboolfunctie over kan nemen. Een mooie opening daarvan zorgt voor verbondenheid tussen de bewoners. Nu waren de emoties heel hoog opgelopen. Dan is het moeilijk om een goede oplossing te vinden. En zo’n hoog opgelopen discussie is nog lang van invloed op de onderlinge verhoudingen.
Speel met rollen
Tijdens workshops laat Van den Bos vaak in een spelvorm met rollen een denkbeeldige vergadering spelen door de deelnemers. Eén van die rollen is De Gevoelsmens. Ook in deze denkbeeldige vergadering wordt duidelijk dat gevoelens tijdens een vergadering lastig zijn. Ze staan meestal een rationele oplossing in de weg.Door te oefenen met rollen in een vergadering leert u er beter mee omgaan. In een gespeelde situatie is het minder bedreigend en minder heftig. U vindt zo makkelijker manieren om te gaan met lastige situaties.
Effectiever vergaderen? Abonneer u gratis op de 2-wekelijkse VergaderSter.
Een andere slimme oplossing: Zet er een notulist op met een horloge die onafhankelijk is, iemand laat uitpraten en vooraf een agenda maakt door rond te gaan.
