Vijf belangrijke knelpunten in sollicitatieprocedures bij bedrijven
25 april 2014 -
AFAS Software heeft de vijf belangrijkste knelpunten in sollicitatieprocedures bij bedrijven in kaart gebracht. Hieruit blijkt dat de grote hoeveelheid administratieve handelingen tijdens het sollicitatieproces als grootste uitdaging beschouwd wordt.
AFAS Software baseert de knelpunten op een rondvraag onder klanten, medewerkers en HR-managers van diverse bedrijven naar de problemen die zij ondervinden bij sollicitatieprocedures.
Als leverancier van ERP-software weet AFAS uit ervaring dat van alle administratieve processen op de HR-afdeling het wervings- en selectieproces het minst vaak geautomatiseerd is. Om die reden besloot de softwareleverancier de belangrijkste knelpunten bij een sollicitatieprocedure in kaart te brengen. De volgende knelpunten werden het meest genoemd:
1. Veel administratieve handelingen
De respondenten gaven aan veel handmatige werkzaamheden te moeten verrichten gedurende het selectietraject. Het uitzetten van de vacature, het verzamelen en doornemen van sollicitanteninformatie en het afhandelen van de reacties wordt gezien als een tijdrovend proces.
2. Onnodig papierwerk
De sollicitatieprocedure blijkt in veel gevallen onvoldoende geautomatiseerd en gedigitaliseerd wat leidt tot veel, en vaak onnodig, papierwerk. Bedrijven blijken vaak nog met stapels geprinte sollicitatiebrieven en CV’s te werken die intern van hand tot hand gaan.
3. Geen overzicht
Doordat het sollicitatieproces vaak onvoldoende geautomatiseerd is, is er weinig overzicht in de reacties die binnenkomen en de status van sollicitaties. Een Excel-bestand met daarin een overzicht van sollicitanten is vaak de enige houvast. Dit zorgt ervoor dat het proces onnodig veel tijd in beslag neemt.
4. Verschillende kanalen
Waar sollicitatiebrieven vroeger alleen per post binnenkwamen, stromen de reacties nu via verschillende kanalen binnen, zoals e-mail, social media en diverse vacaturesites. Voor veel HR-afdelingen zorgt dit voor minder overzicht in het aantal sollicitaties dat binnenkomt en kost het inventariseren en afhandelen van de reacties via de verschillende kanalen meer tijd.
5. Verouderde sollicitatieprocedure
Uit de reacties van de respondenten blijkt dat bij veel bedrijven de sollicitatieprocedure vaak sterk verouderd is. Om de interesse van Generatie Y te wekken, voldoen de standaard procedures - waarbij de sollicitant een motivatie en CV opstuurt en een reactie afwacht - niet meer.
Automatiseren van HR
AFAS Software verbaast zich over het grote aantal bedrijven waar de automatisering van het sollicitatieproces achterblijft. "Hoewel organisaties de voordelen zien van automatisering en al veel bedrijfsprocessen gedigitaliseerd hebben, wordt hiervan voor de sollicitatieprocedure nog opvallend weinig gebruikgemaakt," vertelt Bas van der Veldt, CEO van AFAS Software. "Toch kan het automatiseren van dit proces de HR-afdeling een aanzienlijke tijd- en kostenbesparing opleveren."
De manier waarop veel bedrijven hun sollicitatieprocedure op dit moment hebben ingericht, raakt natuurlijk ook de sollicitant. Van der Veldt: "In veel gevallen is een sollicitatie een ‘black box’. Wanneer een sollicitatie verstuurd is, is het vaak een kwestie van afwachten. Dit zorgt voor onduidelijkheid en veroorzaakt ergernis bij sollicitanten. Het automatiseren van de sollicitatieprocedure kan uitkomst bieden, omdat het bijdraagt aan de optimalisatie van de dienstverlening vanuit de werkgever naar de potentiële werknemer. Door sollicitanten toegang te geven tot een online portal zijn zij altijd op de hoogte van de status van de procedure en weten ze dus op elk moment waar ze aan toe zijn."
E.e.a. kan inderdaad vergemakkelijkt worden door software. Het lastige is en blijft wel dat er (dan) veelal 'op de letter' gescreend wordt door software. Wij zien dit nogal eens gebeuren. Onze vraag is daarom: vind je daarmee de beste kandidaat of kandidaten?
De processen kunnen inderdaad wel verkort worden door software. Dat is een belangrijk verschil.
En, er is natuurlijk ook een andere manier: schakel één of twee bureau(s) in die de werving & (voor)selectie doet/doen. Dat scheelt een hoop werk en heel veel tijd. (Niet meer bureaus, anders 'zie je weer door de bomen het bos niet meer' met alle toegestuurde c.v.'s en alle communicatie daarmee gepaard gaande.)
Het hierboven beschreven administratieve proces met knelpunten is duurder dan men denkt, al zijn de kosten niet zichtbaar. Dit is dus eigenlijk een verkeerde bezuiniging.
Software is objectief waar een selecteur subjectief is.
Goede software selecteert ook niet op woorden, maar op valide kenmerken zoals competenties.
Onze software doet dat als eerste en enige in De wereld.
De voorselectie die nu voor veel, heel veel, geld kan worden uitbesteedt aan recruiters, waarvan er veel niet in staat zijn objectief te werven, kan daardoor tegen zeer lage kosten (250 euro bij succes) objectief worden gedaan.
De organisatie krijgt meteen na het plaatsen van een vacature een overzicht van geschikte kandidaten met scoringspercentage. Iedere nieuwe kandidaat wordt meteen na het plaatsen van een profiel gematcht op alle vacatures. Zo mist niemand de beste kandidaat en geen enkele kandidaat de beste loopbaan.
