17 september 2013 -
Tijdens workshops laat Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo! de deelnemers vaak oefenen in een denkbeeldige vergadering. Dit is verder ontwikkeld tot Het Grote VergaderSpel. De rollen in dit spel zijn losjes gebaseerd op ‘De Zes Denkhoeden’ van de Britse arts en psycholoog Edward De Bono. De hoeden worden als symbool gebruikt voor een bepaalde manier van denken.
Door de verschillende manieren van denken naast elkaar te zetten ziet u verschillende invalshoeken op een probleem of op een agendapunt. Door het na te bespreken krijgt u overzicht over alle mogelijkheden.
In dit artikel licht Van den Bos één van de rollen toe: de Rationalist. Het is degene die het belangrijk vindt dat alle informatie, de feiten en de cijfers bekend zijn en meegewogen wordt in een besluit.
De Rationalist benadrukt alleen het belang van informatie en ook dat gebrek aan informatie een enorme belemmering is voor een goed besluit.
Positieve en negatieve eigenschappen
Elke rol heeft positieve en negatieve eigenschappen. De positieve eigenschappen van De Rationalist zijn duidelijk. Het hebben van feiten en informatie is belangrijk om tot een goed besluit te komen.
Bij de Rationalist is één van de negatieve eigenschappen dat hij of zij blijft steken in het verzamelen van informatie. Er is immers altijd nog meer te vinden, nog meer feiten, nog meer cijfers. Hoe zat het vorig jaar? En wat gaven we toen precies uit aan die activiteit? Hoeveel bezoekers waren er drie jaar geleden bij onze activiteit? Regende het toen? Hoeveel tijd hadden we nodig voor het project van twee jaar geleden? Waren we toen halverwege op tijd volgens de planning?
Een andere negatieve eigenschap is dat er te veel waarde gehecht wordt aan informatie. Daardoor kan kennis van en ervaring over het onderwerp ondergesneeuwd worden. Natuurlijk zijn feiten en cijfers belangrijk, maar dat is niet het enige dat een besluit een goed besluit maakt.
Wat kunt u hiermee in uw vergadering?
Als voorzitter of als vergadering in het algemeen maakt u gebruik van de positieve eigenschappen van alle rollen en remt u de negatieve af. Bij De Rationalist remt u dus de behoefte aan meer informatie af. Na een tijdje is er genoeg informatie om een afgewogen besluit te nemen. Of is de informatie die hij of zij meer zou willen moeilijk te krijgen of niet relevant. Hak dan de knoop door, sluit de ronde van informatie verzamelen af en ga over tot de discussie over het agendapunt. Feiten en cijfers is daar één van de onderdelen bij. Kennis van en ervaring over het onderwerp is een ander onderdeel. Weeg met elkaar alle onderdelen af en neem een goed besluit gebaseerd op alles wat u weet en alle ervaring die in uw vergadering aanwezig is.
