Drie manieren om veelpraters af te remmen in een vergadering
13 mei 2013 -
Dinsdag 7 mei gaf Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo! de online training 'Voorzitten van een vergadering'. Aan deelnemers vroeg ze om vragen over hun voorzitterschap. De meest voorkomende was 'wat ik vaak zie is dat iedereen zijn zegje wil doen (en zijn eigen punt wil maken), relevant of minder relevant. Hoe ga ik daarmee om?'
De tweede vraag was: 'Er zijn mensen die steeds weer spreektijd voor zich opeisen, mensen die moeilijk te beteugelen zijn. Wat doe ik als voorzitter?'
Een algemene tip van Van den Bos aan voorzitters is om wat strenger te zijn tegen veelpaters. Hieronder geeft ze drie tips om dat te doen.
1. Als u al langer voorzitter van een bepaalde vergadering bent weet u wie graag veel wil praten. U weet ook wat relevant is en wat niet. Ga af op die ervaring en rem op een vriendelijke manier iemand die een stokpaardje wil gaan berijden. Dat doet u door te zeggen dat u begrijpt wat iemand zegt, u vat het samen. Daarna zegt u dat u nu iemand anders het woord wilt geven zodat iedereen aan het woord komt of omdat er weinig tijd is voor de discussie en u alle meningen wilt horen.
2. U zorgt dat iedereen evenveel tijd heeft om te praten. Dat kunt u makkelijk bijhouden. Dus u geeft iedereen bijvoorbeeld twee minuten de tijd om over een agendapunt zijn of haar mening te geven. Natuurlijk kondigt u dit in de agenda aan. En u zegt, als de tijd bijna voorbij is,:'Uw tijd is bijna om, wilt u nog iets belangrijks toevoegen voordat ik de volgende spreker het woord geef?'
3. U doet een van de volgende oefeningen met uw vergadergroep:
a. U zorgt dat iedereen op een andere plek zit dan normaal, dus naast iemand waar ze anders niet naast zitten. Dan maakt u duo’s. U geeft ieder een paar minuten om over het betreffende agendapunt te praten. Dan vraagt u iedereen niet zijn of haar eigen mening te geven, maar die van de buurman of -vrouw waarmee hij of zij het besproken heeft. U geeft de notoire veelpraters de opdracht helemaal niet te praten tijdens de discussie. Ze schrijven op wat ze hadden willen zeggen. Helemaal aan het eind van de discussie mogen ze punten toevoegen die niet gezegd zijn. Meestal wordt hun mening voordat zij aan het woord komen door iemand anders vertelt. Ze merken dat ze helemaal niet zo veel hoeven te praten.
Wil u meer weten hoe u effectief uw vergadering voorzit? Van den Bos geeft donderdag 23 mei nogmaals gratis de online training 'Voorzitten van een vergadering'.
Goede tips! Vooral de laatste tip spreekt me aan, omdat in deze oefening mensen ook (moeten) leren om echt goed te luisteren naar elkaar. Dat wil er in de praktijk nog wel eens bij inschieten omdat de veelprater gefocust is op het moment waarop hij z'n verhaal kan doen.
Het aanzetten tot goed luisteren naar elkaar in het laatste punt vind ik een originele. Het is zeer verstandig bij vergaderproblemen als deze er de god van organisatie-logistiek en vergadering, de oude Northcote Parkinson bij te halen.Hij zou zeker wijzen op de macht van de voorzitter om de agendapunten slim te ordenen.Als je de vergaderaars kent dan kun je d.m.v. het ordenen van de agenda veel invloed hebben op het verloop van de vergadering.
Als de voorzitter de stokpaardjes kent kan hij de veelprater ook remmen door het initiatief te houden.Zoiets als:''Mijnheer Jansen, ik denk dat u wel iets interessants te zeggen heeft over dit agendapunt''. Ook de verrassing van het plots iemand het woord geven versterkt overwicht van en focus op de voorzitter.
