17 april 2013 -
'Wat is de grootste worsteling in uw vergadering'. Die vraag stelt Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo! sinds kort aan abonnees van de gratis twee-wekelijkse VergaderSter. In dit artikel gaat ze in op een van de problemen die naar voren kwamen: hoe om te gaan met machtsverschillen in een vergadering.
Veelal is de directeur, de leidinggevende, de burgemeester of de voorzitter van een bestuur ook voorzitter van de vergaderingen. Dat lijkt heel logisch. Hij of zij heeft immers het meeste overzicht en vaak veel ervaring met voorzitten van een vergadering.
Machtsverschil
Van den Bos raadt u aan als er een machtsverschil is in de vergadering dat niet te versterken door het voorzitterschap te geven aan diegene met de meeste macht. Als diegene ook voorzitter is praten andere deelnemers immers minder makkelijk, minder vrij. Het gevolg daarvan is dat de deelnemers inhoudelijk minder inbreng geven en dat er dus minder resultaat uit de vergadering komt dan mogelijk is met een andere voorzitter.
Groepsbesluiten
Bedenk dus of u een goede inhoudelijke vergadering wilt met besluiten, die door de groep gedragen worden. Zulke besluiten worden met enthousiasme uitgevoerd. Als u dat wilt is het belangrijk dat de voorzitter een persoon is waarbij iedereen makkelijk praat en makkelijk zijn of haar mening geeft. Dus bijvoorbeeld niet degene met de macht iemand te ontslaan.
Informatieve bijeenkomst
Als het een vergadering is waarbij degene met de meeste macht ook alles beslist is het anders. Dan is het een informatieve bijeenkomst waarbij hij of zij het beleid voor de komende tijd vertelt aan medewerkers. De medewerkers kunnen er niet over meepraten of over meebeslissen.
One-man-show
Een ander probleem bij het voorzitter zijn van diegene die de meeste informatie heeft is dat hij of zij, naast het voorzitter zijn, ook het meeste aan het woord is. Hij of zij leidt de vergadering en geeft bij elk punt zichzelf het woord om het punt toe te lichten. Zo'n éénpersoonsshow is ook niet bevorderlijk voor de diepgang van de vergadering en dat besluiten gedragen worden door de deelnemers aan je vergadering.
Het is dus essentieel dat iemand anders de vergadering, of de punten waar de voorzitter over mee wil praten, voorzit en dus de tijd, de inhoud en de deelnemers in de gaten houdt. Diegene geeft de directeur of de leidinggevende het woord en kan het hem of haar ook weer ontnemen. Op dat vlak zijn alle deelnemers gelijk.
Inhoudelijk bijdragen
Voor de directeur of de leidinggevende is het prettig om geen voorzitter te zijn. Hij of zij kan dan op een goede manier inhoudelijk bijdragen aan de vergadering, zonder die te leiden.
Wilt u meer weten over voorzitten van een vergadering? Carla van den Bos geeft op dinsdag 7 mei de gratis online training 'Voorzitten van een vergadering'.
Als er een groot machtsverschil is, dan bepaalt de machtigste wie voorzit. Dat is dan degene die je moet overtuigen, want je hebt niet de macht iets anders af te dwingen.
Een vergadering (one-man-show) die alleen bedoeld is om informatie te geven is een zinloze tijdverspilling. Er zijn veel effectievere manieren om informatie te verspreiden (video, presentatie). Een vergadering kan wel heel zinvol zijn als je op basis van die informatie bijvoorbeeld wilt discussiëren over een aantal stellingen of scenario's. En dan geen leespauze inlassen, want wie de stukken niet vooraf gelezen heeft kan toch niet mee-brainstormen.
Ik denk eigenlijk dat in een situatie waarin 'de voorzitter' de directeur effectief het woord kan ontnemen (zonder angst om ontslagen te worden), er al geen echt vergaderprobleem door machtsverschil meer is.
