Acht tips om de agenda van uw vergadering samen te stellen
4 februari 2013 -
Uit overleg rond een Adwordscampagne kwam naar voren dat de zoekzin 'agenda vergadering maken' veel gebruikt wordt. Voor de campagne vond Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo! het niet geschikt. Maar wel om weer een artikel over te schrijven. Hieronder geeft ze acht tips om de agenda op een effectieve manier op te stellen.
1. Verzamel ruim op tijd agendapunten
Maak een lijst van wat er nog 'over' is van de vorige vergadering, wat de vaste punten zijn en wat nu aan de orde komt.
2. Rangschik ze naar belangrijkheid
Wat is voor uw vergadering belangrijk om te behandelen?
3. Rangschik ze naar urgentie
Wat moet u nu behandelen? En wat kan wel een tijdje wachten? Maak een tijdstabel voor de agendapunten die u nu niet op de agenda zet.
4. Schuif door
De agendapunten die zowel belangrijk als dringend zijn zet u op de agenda voor de komende vergadering.
5. Noem bij alle agendapunten het doel
Is het punt ter informatie? Moet er een besluit over genomen worden?
6. Zet bij alle agendapunten de tijdsplanning Plan krap. Als u een kwartier uittrekt voor een agendapunt neemt het dat meestal ook in.
7. Zet de belangrijkste punten bovenaan de agenda
Dan is iedereen nog fris en enthousiast.
8. Stuur de agenda en vergaderstukken ruim op tijd door
De voorbereiding van een vergadering is heel belangrijk. Geef deelnemers daar tijd voor.
