3 februari 2012 -
Heeft u wel eens met elkaar nagedacht wat het doel van uw vergadering is? Carla van den Bos van Vergaderendoejezo! zet voor u op een rijtje wat dat doel kan zijn. Dat kan variëren tussen: informatie geven, informatie uitwisselen, een mening vormen, ideeën ontwikkelen, besluiten nemen, activiteiten plannen of een lange termijn planning maken. Vaak heeft een vergadering meer doelen.
Soms lijkt het duidelijk wat het doel is. Als u in een adviescommissie zit is het doel om advies te geven. Maar wat voor advies geeft u? En geeft u alleen advies als het gevraagd wordt? Of ook ongevraagd? Wat houdt een advies in? Hoe uitgebreid is het advies? Wat gebeurt er met het advies? Hoort u wat er mee gebeurt? Heeft u regels ervoor? Of doet u elke keer wat anders? Interessante vragen om over na te denken.
Meerdere doelen
Het kan ook veel complexer zijn. Als u met een projectgroep vergadert is het doel een combinatie van alle hierboven opgesomde doelen. Ook bij een vergadering van een ondernemingsraad heeft u meestal meerdere van deze doelen. Als u meerdere doelen heeft raad Van den Bos aan per agendapunt heel duidelijk aan te geven wat het doel daarvan is. Vaak staat op een agenda 'ter informatie'. Dat is duidelijk. Maar bij de rest van de punten staat meestal niet aangegeven wat het doel is. Dat merkt u pas uit de context van de stukken of tijdens de discussie erover. Jammer. Als het eerder duidelijk was had u uw voorbereiding daarop aan kunnen passen.
Jaarplanning biedt houvast
Als u een jaarplanning maakt voor uw vergadering kunt u zien wanneer iets op de agenda komt en wat het ongeveer inhoudt. De meeste vergadergroepen hebben echter geen jaarplanning. Er wordt per keer bekeken wat er besproken gaat worden. Het is een beetje toeval of iets op de agenda komt. En dus of er over gepraat gaat worden. Een tip die Van den Bos hierbij kan geven is: hou voor uzelf bij over welke agendapunten u in de loop van de tijd zeker wilt bespreken. Als het dan niet op de agenda komt kunt u het zelf aandragen. Zo houdt u ook voor ogen wat u echt belangrijk vindt.
Nieuwe deelnemers
Als er nieuwe mensen bij uw vergadering komen is het handig om hen duidelijk te maken wat het doel van de vergadering is. Bij elk agendapunt vermeldt u nu het doel. En het is nuttig om hen te vertellen hoe ze zelf een agendapunt kunnen inbrengen. Of kan dat niet? Dan is het ook goed om hen dat snel te laten weten.
