Vier tips om te zorgen dat mensen naar elkaar luisteren in een vergadering
13 december 2012 -
Voor haar tweewekelijkse VergaderSter vroeg Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo! om onderwerpen. Een onderwerp waar meerdere vragen over kwamen was het door elkaar praten en niet naar elkaar luisteren in een vergadering. Van den Bos heeft vier tips hoe u dit probleem op kunt lossen.
1. Zet luisteren op de agenda en ruim er tijd voorin Het is niet alleen uw probleem. Het is voor iedereen immers belangrijk om naar elkaar te luisteren en elkaar de gelegenheid te geven zijn of haar verhaal (kort) te doen. Vraag aan de deelnemers wat zij ervan vinden en geef uw mening het laatste. Vertel hoe moeilijk het is om als voorzitter de lijn erin te houden als mensen niet luisteren, en dus steeds hetzelfde herhalen, of als ze door elkaar praten. Probeer samen tot een oplossing te komen. Het is een probleem van de hele vergadergroep.
2. Zit een vergadering een keer samen met iemand anders voor
Kies daarvoor iemand die veel in te brengen heeft en soms (of vaak) niet luistert of door iemand anders heen praat. Vraag zijn of haar hulp. Bereid het samen voor en zit voor als duo. Dat kan door de vergaderpunten te verdelen of door de taken te verdelen. Taken, die u kunt verdelen zijn bijvoorbeeld: één houdt de lijn van de agenda in de gaten en de ander let op de deelnemers en houdt hen bij de vergadering.
3. Houd rondjes en wees daarbij streng Diegene die niet aan de beurt is praat dus niet. Handig is het als u nadat iemand heeft gesproken het samenvat in één of twee zinnen. Dan weet iedereen wat er gezegd is en hoeven ze dat niet te herhalen. Verwijs er ook naar als iemand dat wel doet. Dus bijvoorbeeld: 'Dat is precies wat mevrouw Kuipers net ook zei. Heeft u nog aanvullingen?' U mag gerust iemand onderbreken die een lang verhaal houdt en vooral als hij of zij herhaalt wat iemand anders al gezegd heeft. Blijf vriendelijk, maar wees streng.
4. Een mogelijkheid is aan iemand anders te vragen het samen te vatten Dus na een betoog vraagt u :'Zou iemand dit in één of twee zinnen kunnen samenvatten?' Hulp vragen kunt u prima doen. U hoeft niet alles alleen te doen. U betrekt hiermee de deelnemers ook bij de vergadering.
