Zeven tips om uitlopen van vergaderingen te voorkomen
27 december 2011 -
Vergaderingen lopen maar al te vaak uit en maar al te vaak wordt er afgedwaald van de agendapunten. Klinkt dit u bekend in de oren? En wilt u hier volgend jaar effectief verbetering in brengen? Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo! geeft zeven tips om het uitlopen van vergaderingen en afdwalen van agendapunten te voorkomen.
1. Bereid uw vergaderingen goed voor.
2. Maak een tijdsplanning en houd u eraan.
3. Wees streng, zowel voor uzelf als voor de andere deelnemers aan de vergaderingen.
4. Stel regels op hoe lang iemand mag praten over een onderwerp.
5. Zorg dat mensen weten hoeveel tijd ze hebben voor het onderwerp. Geef alle deelnemers aan je vergadering bijvoorbeeld twee minuten voor een eerste reactie en nog eens twee minuten om te reageren op anderen. Als iemand niet in twee minuten kan verwoorden wat hij of zij wil zeggen lukt dat meestal ook niet in een spreekbeurt van vijftien minuten.
6. Merkt u dat een onderwerp toch meer tijd nodig heeft dan gepland? Bedenk of het dringend is. Zo ja: maak er meer tijd in het schema voor. Dat betekent dat u andere onderwerpen minder dringend vindt en die schuiven naar de volgende vergadering.
Zo nee: schuif het onderwerp naar de volgende vergadering. Vraag één iemand of een kleine groep het goed voor te bereiden, stuur van te voren die voorbereiding naar iedereen en behandel het snel in de volgende vergadering.
7. Als de voorzitter een inhoudelijke bijdrage wil leveren: zorg dat iemand anders de voorzitterstaak overneemt en vraag hem of haar de voorzitter net zo te behandelen als alle andere deelnemers. Streng dus.
