Bespaar tijd: maak uw notulen tijdens de vergadering
9 december 2011 -
Notulen blijken vaak tijdrovend en het wachten erop leidt tot vertraging. Carla van den Bos van Vergaderendoejezo! heeft een tip om dit te voormkomen: maak tijdens een vergadering de notulen op een laptop en projecteer ze direct. Iedereen ziet wat er genotuleerd wordt en kan direct aanvullen en corrigeren. De notulen zijn aan het einde van de vergadering meteen klaar. Inclusief de actie- en de besluitenlijst.
Iedereen kan na de vergadering vervolgens meteen beginnen met de taken die hij of zij toegezegd heeft te gaan doen. Vaak wordt gewacht met het uitvoeren van taken totdat de notulen er zijn omdat men niet meer precies weet wat hij of zij zou gaan doen. Met deze manier van verslaglegging hoeft er niet meer gewacht te worden op de notulen.
Echte agendapunten
Nog een voordeel": tijdens de volgende vergadering kan het – vaak tijdrovende - agendapunt 'Notulen vorige vergadering' overgeslagen worden. Met deze methode heeft u namelijk tijdens de vorige vergadering al over de notulen gepraat. U kunt meteen aan de 'echte' agendapunten beginnen.
Het maken van een besluitenlijstje en dat meteen na afloop van de vergadering uitdelen is zeker een goed plan, daar werk ik al jaren mee.
Meteen notulen maken kan de vergadering echter wel verlengen.
Het bekende n.a.v. leidt er dikwijls toe dat vergaderingen nog eens worden overgedaan, maar er komen wel vaak nieuwe gezichtspunten en inzichten naar voren en dat kan ook een positief gevolg hebben.
Wat meer rendement kan opleveren is beginnen met de vragenronde, zit die zoals gebruikelijk aan het einde leidt dat al vaak tot het opnieuw bespreken van agenda punten.
Ik heb voor een MT eens de verslagen vóór de vergadering al eens geschreven, om aan te geven dat de vergaderingen erg voorspelbaar waren, dat werkte ook erg goed.
Tot slot, zet de MT vergadering niet op maandag 9.00 uur maar op vrijdag 15.00 uur, dan wordt er, met het weekend voor de deur, erg kort en efficiënt vergaderd.
Dit werkt inderdaad er goed. Doe het zelf ook altijd. Meestal stuur ik de besluitenlijst al vanuit de vergaderruimte naar de emailbox van mijn medewerkers. Dan hebben ze de besluiten al op het moment dat ze weer plaats nemen achter hun bureau.
