zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
nieuws
 

Tien tips om korter te vergaderen

14 april 2011 - Heeft u ook zo’n hekel aan die ellenlange vergaderingen? Volg dan deze tien tips van Carla van den Bosch van Vergaderendoejezo! Korter en slimmer vergaderen zorgt ervoor dat er meer tijd voor andere zaken overblijft en maakt het vergaderen bovendien leuker.


1. Stel personen of groepjes in die verantwoordelijk zijn voor deelonderwerpen


Zij verzamelen daar alle informatie over en sturen het aan de anderen voorafgaand aan de vergadering

2. Zorg dat de deelnemers aan de vergadering alle informatie ruim op tijd hebben 

3. Bereid de vergadering goed voor 

4. Verzamel mededelingen per email

Verzamel ze voorafgaand aan de vergadering en stuur ze dan in één keer aan alle deelnemers 

5. Prioritiseer de agendapunten van te voren

Zet de belangrijkste bovenaan de agenda. Iedereen is dan nog vol energie. Het agendapunt wordt dan sneller en inhoudelijk beter behandeld. 

6. Stel het doel van de agendapunten en de tijdsplanning van te voren vast 

7. Kom op tijd. Eindig liefst eerder dan afgesproken is 

8. Maak bij elke vergadering een actielijst

Loop dezer kort door tijdens de volgende vergadering. 

9. Voorzitter: laat mensen niet in herhaling vallen
Is alles gezegd en is iedereen aan het woord geweest, neem dan een besluit. 

10. Sluit de vergadering op een creatieve en actieve manier


Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
’10 tips over besluitvorming'.

 
 Doorsturen   8 reacties  

 

Laatste nieuws

 Autovakantie: spannendste situaties en grootste irritaties
 Financiële dienstverleners kwetsbaarder voor storingen door certificaten
 Vier tips voor een relaxte (digitale) zomer
 

Gerelateerde nieuwsitems

 Drie tips om uw vergadering effectief voor te bereiden
 Acht tips om efficiënter te vergaderen
 Slecht voorbereide collega’s zijn bron van irritatie voor managers
 Lang vergaderen kan trombose veroorzaken
 
 
reacties
 
Jerre Lubberts  |   | 
14-04-2011
 | 
17:31 uur
Prima tips, ik merk zelf dat veel punten worden afgedekt als je de structuur van de vergadering in een mindmap vooraf rondstuurt en die structuur tijdens de vergadering op de op het beamerscherm zet. Dan kan je naast het doel en de tijdsplanning ook aan de 'takken' van de mindmap alle belangrijke stukken 'attachen'. De mindmap lees je met de klok mee dus kan je daarmee ook de prioriteit aangeven. Per tak kan je bijvoorbeeld een eigenaar/verantwoordelijke aan het woord laten.

Notulen maak je dan op hoofd- en bijzaken als nieuwe takjes achter de hoofdtak zodat je steeds de essentie blijft zien maar ook nieuwe verbindingen kan maken. Bovendien kan je als de 'livemindmapper' iets niet goed opschrijft dat direct laten verbeteren.

Zo krijg je draagvlak en minder fouten. Meer details kan je in de 'notes' kwijt van de tak. Die zie je dan alleen als je met je muis over de tak gaat of hierop klikt. In de notes kun je ook plaatjes zetten van stoplichtjes, smileys of voortgang. Ook hou je dan beter overzicht.

Tijdens de vergadering kan ook, direct op de plek waar het gesprek (in de mindmap)plaatsvindt, taakinformatie worden toegevoegd.

Heel handig omdat je dan direct na de vergadering automatisch uit de mindmap de notulen als word document kunt verspreiden inclusief een taken-, besluiten en ideeën lijsten in Excel.

Ik heb business cases gezien waarbij op deze manier de vergadering met wel 30-40% verkort werden en vooral de acties en voorbereiding veel sneller en beter werden gedaan. Als je uitrekent wat dat in geld oplevert (naast minder meetbare zaken als minder energieverlies, meer draagvlak dus snellere beslissingen, betere communicatie en makkelijker kennis verspreiden) is dat al snel voor een afdeling van ca 50 mensen, met gem. 2 a 3 vergaderingen per week en een gem. uurtarief van € 50 tussen de 100.000 en 200.000 euro per jaar.

Zelf doen we dit nu ook in de Cloud om meer tijd te besparen en dat ook niet iedereen steeds in de file hoeft te gaan staan. Bovendien kan dan 'de vergadering ook doorgaan na de vergadering' omdat je in de cloud bijvoorbeeld actiepunten kan afstrepen zodat anderen dat direct kunnen zien.

Ook kun je zo je projecten en programma's opzetten en managen. Mocht je een voorbeeld willen of meer tips reageer dan even.

Suc6!

Jerre.
Laura P  |   | 
14-04-2011
 | 
21:01 uur
Beste Jerre,
Welk programma (mindmap) gebruik jij hiervoor?
Heb je een voorbeeld?
Ik ben met een paar collega's de mogelijkheden aan het verkennen.
Heb jij een cursus oid gedaan?
Hoor het graag!
Laura
Jerre Lubberts  |   | 
16-04-2011
 | 
14:58 uur
Hoi Laura,

Hier staat een vergelijking van alle desktop programma's: (Klik hier) Ik gebruik MindManager voor de meer zakelijke toepassingen zoals vergaderen, projecten opzetten, kennismanagent, rapporteren en presenteren omdat er veel add-ins voor beschikbaar zijn, zie hier: www.mmdevx.com

en hier staan on-line programma's vergeleken: (Klik hier) Ik gebruik mindmeister in the cloud.

Beste cursus staat op deze trainingsportal: www.academyofminds.com (geef ik zelf ook les ;-)!

Ik zou beginnen met Life Long Learning.

Succes!

PW,

Jerre.
Jerre Lubberts  |   | 
18-04-2011
 | 
22:02 uur
Hoi Laura en andere twitteraars,

Ik heb een uitgebreide blogpost gemaakt over hoe je 'Het Nieuwe Vergaderen' zou kunnen aanpakken met mindmappen. Ik hoorde vandaag van de uitgever van hetnieuwewerkenblog.nl dat de post er wo a.s. opstaat.

Ik ben benieuwd wat jullie ervan vinden.

VrgR.,

Jerre.
Jerre Lubberts  |   | 
19-04-2011
 | 
23:32 uur
Hij staat er! Met tips voor de voorbereiding, vergadering zelf en erna: (Klik hier)

VrGr. Jerre.
Leon Vincken  |   | 
21-04-2011
 | 
07:47 uur
Handige tips en zeker opvolgen waard in combi mindmap = agenda + actielijst ineen. Neem in eerste tak de starttijd van het item.
Jerre Lubberts  |   | 
21-04-2011
 | 
15:50 uur
Hoi Leon,

Goede tip. Voordeel is dan dat je ook automatisch een strokenplanning in Excel of MS project kan genereren. Als je dan wat in je strokenplanning veranderd in Excel veranderd de data in de mindmap automatisch mee. Hier zie je een aantal voorbeeldschermen: (Klik hier)

VrGr.,

Jerre.
Jerre Lubberts  |   | 
3-05-2011
 | 
22:03 uur
Grappig artikel over dat 1 op de 10 Belgen niet meer wil vergaderen! (Klik hier)

REAGEREN

Naam:
Emailadres:
URL: (niet verplicht) http:// 
 
Reactie/Opmerking:
Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
 
Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
advertorial
Leer in 2 dagen ontspannen en overtuigend te presenteren
Spreekangst wordt ontrafeld en geëlimineerd. Ruim 14.000 professionals volgden eerder de 'Sneltraining ‘Spreken in het openbaar’ van Pieter Frijters. Rebels, open en ‘out of the box’. Kijk op Spreek.nl of bel 0182 631 232.
Lees verder
Meer dan 100 gratis checklists voor ondernemers. Op Brisk Magazine, internetmagazine voor ondernemers.
Een zakelijke lening afsluiten bij de bank? Bereid u goed voor
Last van ongedierte in en rondom het bedrijfspand? Deze maatregelen kun je treffen!
reacties
Autovakantie: spannendste situaties en grootste irritaties (1) 
Wat leert Maarten van der Weijden ons over doelen stellen? (1) 
Tien excuses bij het aanhoren van klachten (2) 
Hoog tijd om aan de slag te gaan met het Klimaatakkoord (1) 
Vijf tips om customer feedback van vijfsterrenkwaliteit te krijgen (1) 
De kracht van stilte (1) 
Kan IT de populariteit van Virtual Reality bijhouden?  (2) 
top10
De top tien meest schaarse beroepen in Europa
Drie manieren om ‘bad hires’ te voorkomen
Nederlandse bedrijven minst flexibel in werktijden werknemer
De twintig populairste steden deze zomervakantie het populairste
Aantal nieuwe cao’s zeer laag
1,2 miljoen Nederlandse huizen slim beveiligd
De veranderingen op het werk van de afgelopen tien jaar
Te weinig loon voor één op de vijf werkenden
Explosieve toename Emotet malware
Kwaliteit bestuursverslag laat te wensen over
meer top 10