Vijf tips waarmee vergaderafspraken wel nagekomen worden
28 november 2011 -
Wat zou u willen verbeteren aan uw vergadering? Wat gaat niet goed? Carla van den Bos van vergaderendoejezo! deed navraag. Ze ontdekte bijvoorbeeld dat afspraken die tijdens vergaderingen gemaakt worden lang niet altijd nagekomen worden. Van den Bos geeft vijf tips om dit proces wat soepeler te laten verlopen.
1. Maak een besluiten- en actielijst Op de actielijst zet u welke activiteit er gedaan moet worden, wie het gaat doen en voor wanneer het klaar moet zijn. Spreek termijnen af die werkbaar zijn. Alles moet eigenlijk gisteren af zijn, maar dat stimuleert niet om er vandaag aan te beginnen.
2. Spreek elkaar aan op verantwoordelijkheden Als iemand tijdens een vergadering zegt een taak te gaan uitvoeren en het niet doet kunt u hem of haar daar zeker op aanspreken. Hij of zij heeft zelf gezegd het te willen doen.
3. Splits grote taken op in kleinere of doe een grote taak met meer mensen Als u een enorme taak aan iemand geeft is de kans groot dat het niet gedaan wordt. Als het een overzichtelijker geheel is, gebeurt het wel.
4. Vraag hulp
Maak duidelijk dat als iemand er alleen of in een klein groepje niet uit komt dat er altijd hulp van de rest te vragen is. Het is beter dat iedereen snel weet dat er een probleem is dan dat er gewacht wordt tot de volgende vergadering en dat dan gezegd wordt dat het niet gedaan is.
5. Spreek een werkmiddag af
Tijdens zo'n werkmiddag of zelfs een werkdag is iedereen bezig met taken voor de organisatie. Het stimuleert om samen bezig te zijn en u kunt heel makkelijk even overleggen of taken ruilen.
