zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
nieuws
 

Drie tips om uw vergadering effectief voor te bereiden

12 januari 2011 - Hoe beter u uw vergadering voorbereidt hoe meer er uit komt. Dat lijkt een open deur. Maar toch gaan veel mensen nog steeds onvoorbereid naar een vergadering en laten ze het maar over zich heen komen. Dat is jammer. Hiermee mist u de kans om tijdens de vergadering uw mening te geven en de mogelijkheid om goed onderbouwde kritiek of aanvullingen te geven.

Dit stelt Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo! Hoe beter u een vergadering voorbereidt hoe zekerder u ook wordt dat u de onderwerpen goed begrijpt en invloed kunt hebben op de besluitvorming. Met goed voorbereide mensen gaat een discussie sneller en kan een besluit goed onderbouwd genomen worden. 



Onnodig tijdverlies
Iedereen kent waarschijnlijk wel de situatie dat iemand iets helemaal uitgelegd wil krijgen, ondanks dat het op papier staat en rondgestuurd is. Of dat iemand vraagt om een leespauze omdat hij of zij een stuk nog niet gelezen heeft. Vaak worden ook agendapunten doorgeschoven naar een volgende vergadering omdat leden van de vergadering het (nog?) niet voorbereid hebben. Dat is niet nodig als iedereen tijd in de voorbereiding stopt. 

Korter en effectiever vergaderen
Met een goede voorbereiding vergadert u korter en effectiever. Het levert voor uzelf meer op om uw vergadering goed voor te bereiden. U vergadert korter en effectiever. Bovendien bespaart u anderen ergernis. Immers: als zij het voorbereiden en u niet remt u de vergadering en ervaren ze u niet als gelijkwaardige vergadergenoot. 

Tips
Drie tips voor een goede voorbereiding:

1. Zorg dat de notulen ruim voor de vergadering bij iedereen zijn
Maak hierover afspraken met diegene die notuleert. Zorg voor een ruime voorbereidingstijd, zodat het echt mogelijk is voor iedereen om het goed voor te bereiden. 

2. Lees de notulen en de stukken voor de vergadering aandachtig
In de eerste ronde zijn alle gedachten goed. Dus dan laat u ook uw gevoel spreken. U hoeft uw reacties niet te onderbouwen. Schrijf op wat er bij u op komt. Vlak voor de vergadering bekijkt u uw aantekeningen opnieuw en maakt u er punten van. In deze tweede ronde onderscheidt u bijzaken en hoofdzaken. U onderscheidt procedures en inhoud. Als u een voorstel krijgt wat in de vergadering besproken zal worden zet u er in de eerste ronde bijvoorbeeld bij ‘mee eens’. In de tweede ronde bedenkt u waarom u het er mee eens bent, wat de voor- en nadelen zijn, wat problemen zijn waar u tegen aan kunt lopen, hoe die op te lossen zijn en hoe een en ander volgens u het best uitgevoerd kan worden. Of u realiseert u bij het lezen van de notulen bijvoorbeeld dat er uitgebreid ergens over gepraat is, maar dat er niets besloten is. Dan zet u in de eerste ronde erbij ‘besluit?’. In de tweede ronde formuleert u een besluit dat logischerwijs uit de discussie voortvloeit. Als u dit vervolgens inbrengt in de volgende vergadering is het makkelijk om snel alsnog een besluit te nemen. 

3. Kom met oplossingen voor de problemen die u signaleert
Het signaleren zelf is waardevol, maar door ook met een oplossing te komen verbetert u de vergadering. Als u niet direct een oplossing hebt zijn ook uw gedachten richting een oplossing vaak genoeg om met elkaar een oplossing te vinden. Positieve inbreng wordt meestal beter opgepakt dan alleen het signaleren van een probleem. Daarmee kan het probleem meteen opgelost worden. 

Meer tijd, meer resultaat
Deze manier van voorbereiden kost meer tijd, maar levert veel meer op. Begin dus ruim voor een vergadering de stukken te lezen en commentaar erop te geven. Hou er rekening mee dat het tijd kost. Maar ook dat vergadering zo veel meer oplevert en dat de vergadering zelf korter en effectiever verloopt. Vermijd anderen te verwijten dat ze niet goed voorbereiden. Wijs ze erop dat het nuttig is of geef ze dit artikel als tip.
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje '10 tips over besluitvorming.'

 
 Doorsturen   Reageer  

 

Laatste nieuws

 Citrix onderzoek toont verdeeldheid over werken op kantoor
 Werknemer worstelt met lastige IT-beveiligingsprotocollen
 Gefragmenteerde informatie staat optimale customer experience in de weg
 

Gerelateerde nieuwsitems

 Mobiele telefoon leidt tot onbeschoft gedrag
 Vier tips om de vooringenomenheid uit vergaderingen te halen
 Acht tips om efficiënter te vergaderen
 Slecht voorbereide collega’s zijn bron van irritatie voor managers
 
 
reacties
 
Er zijn nog geen reacties.

REAGEREN

Naam:
Emailadres:
URL: (niet verplicht) http:// 
 
Reactie/Opmerking:
Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
 
Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
In welke gevallen moet je aan de slag met een BAV
reacties
Nederlanders willen vooral buiten kantoor kunnen werken (1) 
Drie eenvoudige tips tegen SIM-swapping (1) 
Nederlander bang voor misleidende online reviews (1) 
Werknemer wil fiets in arbeidsvoorwaardenpakket (1) 
Nederland positieve uitschieter: 62 procent vertrouwt op huidige pensioenstelsel (1) 
Het grote verschil tussen weten en kunnen (1) 
Onderweg naar meer bevlogenheid  (1) 
top10
Sterk gestegen hypotheekrente zorgt voor impasse op woningmarkt
‘Extended reality’ brengt hybride werkers weer naar kantoor
Koffie op kantoor: dit komt er allemaal bij kijken
Risicofactoren voor bedrijfssucces in een wereld na de pandemie
Onderzoek onthult bloeiende ransomware-marktplaats op het dark web
Kennismigranten buiten EU zijn interessant arbeidspotentieel voor schaarste arbeidsmarkt
Een inclusieve werkplek: vier tips om de volgende stappen te zetten
Een ambitieuze bedrijfscultuur realiseren: 'Succes hangt af van ongeduld'
Diverse organisatie trekt accounting talent aan
Werknemer die moeilijk rondkomt, zoekt naar manieren om extra te werken
meer top 10