14 oktober 2011 -
Er kan veel mis gaan voor en tijdens vergaderingen. Veel van die missers kunt u echter eenvoudig voorkomen. Carla van den Bos van vergaderendoejezo! somt een aantal veelgemaakte fouten en hun gevolgen op. Natuurlijk vergeet ze niet de voordelen te benoemen van het omzeilen van deze missers. Zo voorkomt u weer een hoop onnodige frustratie.
1. Onvoorbereid zijn
Voorbereiding is essentieel om een goede vergadering te hebben. Met een goede voorbereiding heeft iedereen over de vergaderpunten nagedacht en kan er een afgewogen en inhoudelijk goed besluit genomen
worden. Met een goede voorbereiding vergadert u bovendien korter.
2. Te laat komen
Als u te laat komt zijn er twee mogelijkheden. Of de vergadering is op tijd begonnen en dan stoort u. Vaak gaat de voorzitter u nog uitleggen wat er al besproken is. De tweede mogelijkheid is dat de hele groep op u zit te wachten. Beide kosten veel tijd en remmen en verstoren het proces. Juist in het begin van een vergadering, als iedereen vol energie en enthousiasme zit, is dat vervelend.
3. Tijdens de vergadering bezig zijn met andere dingen
Zet uw telefoon uit of op stil, zodat u en de anderen er niet door gestoord kunnen worden.
4. Over iets anders dan het agendapunt praten
Het kan nog zo interessant zijn, het is een ander onderwerp. Als u iets heel belangrijks bedenkt wat niets te maken heeft met het agendapunt dat u aan het behandelen bent: schrijf het op. Kijk of het bij een volgend
punt past. Zo niet: bewaar het voor de volgende vergadering.
5. Praten met mensen die naast u zitten Praat als u iets over het agendapunt wilt zeggen met iedereen. En als het niet over het agendapunt gaat: zie 4.
6. Geen besluit nemen
Neem altijd aan het eind van een agendapunt een besluit. Een besluit kan ook zijn dat u er de volgende vergadering op terug komt of dat iemand eerst iets uit moet zoeken voordat er verder over gepraat kan
worden. Formuleer het besluit en neem het op in de actie- en besluitenlijst.
7. Bij elkaar komen als er geen noodzaak toe is
Vergaderen zonder voldoende inhoudelijke agendapunten, omdat u nu eenmaal altijd op dat tijdstip vergadert is zonde van ieders tijd. Kijk of er genoeg inhoudelijke punten zijn en zo niet: schuif de vergadering door.
