11 juli 2011 -
Bij vergaderingen komt het regelmatig voor dat een werkgroep een onderwerp toelicht. Soms komt er iemand van buiten een presentatie geven. Dat is nuttig, want dan hoeft niet iedereen zich in alle (achtergrond-)informatie te verdiepen. Geeft u wel eens een presentatie tijdens een vergadering? Dan weet u dat er wel eens wat mis kan gaan.
Carla van de Bos van Vergaderen doe je zo! vertelt wat er zoal mis kan gaan en geeft tips.
1. De techniek laat u in de steek
Vaak is de presentatie een powerpointpresentatie. Daarvoor is zowel een werkende laptop als een werkende beamer nodig. Probeer ze allebei voor uw presentatie uit. Neem er ruim tijd voor. Soms heeft u een internetverbinding nodig. Zorg ook dat die werkt. Bedenk ook hoe donker of hoe licht u het in de ruimte wil hebben. Als het te donker is zien de mensen u niet. Een donkere ruimte is bovendien
slaapverwekkend. Een te lichte ruimte heeft het nadeel dat de geprojecteerde presentatie minder scherp en duidelijk te zien is.
En denk bij een belangrijke presentatie ook na hoe het zonder technische hulpmiddelen kan. Een plan B is vaak de redding van een presentatie.
2. De presentatie duurt te lang
Oefen thuis hoe lang uw toespraak ongeveer wordt. Spreek langzaam en kijk hoe lang u over een A4-tje of over een paar plaatjes bij uw powerpointpresentatie doet. Bedenk dat mensen hooguit vijftien minuten geconcentreerd kunnen luisteren. Houd daarom bij voorkeur een korte en krachtige presentatie. Als u een lang verhaal wilt gaan vertellen, vraag u dan van te voren af of het echt zo lang moet zijn. Zo ja: knip het in meerdere stukken en geef tussendoor ruimte voor vragen. Af en toe een grapje of een verhaal om uw betoog te ondersteunen is ook een manier om de aandacht vast te houden. Een andere manier is om af en toe een paar vragen aan uw toehoorders te stellen. Bedenk wel van te voren hoe u de antwoorden inbouwt in u verdere verhaal.
3. De presentatie is onduidelijk
Kijk tijdens de presentatie goed naar uw publiek. Begrijpen uw toehoorders wat u zegt? Stel om dit te testen tussendoor wat vragen en luister goed naar de antwoorden. Is het iedereen duidelijk? Als u merkt of denkt te merken dat je toehoorders het niet helemaal begrijpen: vraag hen wat niet duidelijk is en leg dat beter uit. Als het ingewikkelde materie is: probeer uw presentatie van te voren uit bij iemand die ook bij de vergadering is en kijk wat hij of zij ervan vindt. De bedoeling is tenslotte dat iedereen uw verhaal begrijpt en ook dat er na afloop een besluit over genomen kan worden of op een andere manier mee verder gewerkt wordt.
4. Het is niet duidelijk wanneer er vragen gesteld kunnen worden
Vragen zijn natuurlijk welkom. Meestal is het prettig als die aan het eind van de presentatie gesteld worden. Uw presentatie is immers logisch opgebouwd. Als u tussendoor vragen gaat beantwoorden, die eigenlijk qua inhoud pas later aan bod komen, wordt het een warrig verhaal en begrijpt men het moeilijker. Waarschijnlijk vertelt u nog waar ze vragen over hebben. Zeg dus dat u vragen aan het eind van uw verhaal zal beantwoorden. Dan is het ook voor iedereen duidelijk dat er ruimte is voor vragen.
5. De presentatie is niet voorbereid
Bereid uw presentatie altijd goed voor. Zowel voor uzelf als voor de toehoorders is dat een voorwaarde voor een prettige en duidelijke presentatie. Een goed voorbereide presentatie geeft veel minder aanleiding tot veel vragen en een onnodige discussie.
En heeft u informatie op papier staan? Deel die dan pas na de presentatie uit. Anders gaat men zitten lezen in plaats van luisteren.
Een nuttige opsomming, Carla. Zeker dat van die 15 minuten geconcentreerd kunnen luisteren is iets om goed in de gaten te houden! Daar ga je als spreker gemakkelijk overheen.
Klopt, 15-20 minuten, dan moet het klaar zijn. En inderdaad, laat je toehoorders weten wat je gaat bespreken.
M.W.
|
|
11
-
07
-
2011
|
18
:
42
uur
Ik denk dat de grootste misser (en helaas een veelgemaakte) er niet bij staat:
Precies de punten voorlezen die je ook in de Powerpoint hebt staan. Een instant-killer voor de aandacht en de algemene stemming van je publiek is gegarandeerd.
