26 mei 2011 -
Niet alleen de voorzitter, maar alle deelnemers van een vergadering zijn verantwoordelijk voor het vergaderverloop. Iedereen kan vorm geven aan de vergadering. Vaak werkt het zelfs beter als u er van tevoren met elkaar over nadenkt en vervolgens duidelijke afspraken maakt in plaats van dit allemaal aan de voorzitter alleen over te laten.
Dat stelt Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo! Ze geeft zes tips om met elkaar af te spreken:
1. Bepaal samen wat de taken van de voorzitter zijn en sta hem/haar daarin bij
Bedenk hierbij welke taken er liggen met betrekking tot een vergadering en wie wat zou moeten en kunnen doen.
2. Bepaal hoe uw notulen eruit moeten zien en wat hun doel is
Als u de notulen ook maakt voor een andere afdeling - of voor de achterban - om hen te informeren moeten ze er anders uit zien dan wanneer ze alleen als geheugensteuntje dienen voor een kleine groep.
3. Bespreek hoe u besluiten wilt nemen
Leg dit ook vast
4. Bedenk samen hoe u de vergadering structureert
Stelt u per agendapunt een tijd vast? Houdt u één of twee rondes bij een discussie? Stelt u een tijdslimiet in voor sprekers? En hoe strak moet de voorzitter de deelnemers hieraan houden?
5. Bespreek samen hoe u de vergaderingen voorbereidt
Houd u hier vervolgens aan.
6. Spreek af wanneer de agenda en de vergaderstukken voor de volgende vergadering bij de deelnemers zijn
Zo heeft iedereen ruim tijd heeft om zich voor te bereiden.
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje '10 tips over besluitvorming.'
