1 oktober 2010 -
Trainingsbureau BasHoorn.nl heeft in de maanden mei, juni en juli een werkdrukonderzoek uitgevoerd onder 385 respondenten. Een van de bevindingen is dat we veel en ineffectief vergaderen en tegelijkertijd moeite hebben om ons werk moeiteloos af te ronden.
Managersonline.nl publiceerde een tijdje geleden dit artikel Nederland blijft gek op vergaderen, maar faalt in projectmanagement. Daarin werd het volgende gesteld: we vergaderen teveel en we falen in projectmanagement als gevolg van verkeerde omgang met informatie. De bevindingen van Hoorn laten zien dat er óók slecht wordt vergaderd én dat een derde van de mensen een overtuigende onvoldoende scoort als het op het managen van eigen taken aankomt. Dit zijn omstandigheden die sowieso niet bijdragen tot succesvolle projecten en moeten volgens Hoorn in de basis worden verbeterd.
Taakmanagement
Wanneer het bijvoorbeeld aankomt op taakmanagement constateert Hoorn het volgende:
• We leggen te bereiken doelen niet goed vast. Dat is niet handig! Door doelen vast te leggen wordt men gedwongen na te denken over het te bereiken concrete resultaat en kan men makkelijker delegeren. Bovendien is de relatie tussen de te verrichten taken en het te bereiken doel makkelijker te leggen, te begrijpen en aan te voelen.
• We delen taken niet op in behapbare en overzichtelijke acties. Door taken op te delen in behapbare acties, denk aan acties van 15, 30 of 45 minuten, wordt vooruitgang voel- en meetbaar. Bovendien wordt de afstand tot voornoemde doelen ook inzichtelijk. Men weet waar men staat en welke vooruitgang men boekt. En overzichtelijke acties zijn makkelijker te delegeren en te managen. Dat is niet alleen handig voor individuen, ook teams en complete organisaties worden daardoor productiever.
• In percentages uitgedrukt consttateert Hoorn dat slechts 25 procent van de ondervraagden voldoende tot goed scoort als het aankomt op het managen van de eigen taken:
- 33,5 procent van de respondenten scoort een fikse onvoldoende
- 41,6 procent van de respondenten scoort voldoende noch onvoldoende
- 19,9 procent van de respondenten scoort voldoende
- 5,0 procent van de respondenten scoort goed.
We vergaderen niet effectief genoeg
Ook onze vergadercultuur kan veel effectiever worden gemaakt:
• We bereiden ons voor op vergaderingen en we vinden dat we relevante informatie goed delen. Maar wat is de kwaliteit van die informatie? Kijken naar de manier waarop taakmanagement georgansieerd en vastgelegd wordt, is er ruimte voor verbetering! Er is nog teveel sprake van trash in - trash out.
• Ook blijkt dat we graag op tijd komen op een vergadering. Dat is lovenswaardig zou je denken. Maar wat is op tijd? Moeten alle deelgenoten bij het begin aanwezig zijn? Nee, dat hoeft niet. Als men weet hoe de vergadering is opgebouwd kan men aanschuiven op het moment dat het nodig is. Ook het leiden van een vergadering volgens een strakke agenda zal de effectiviteit van een vergadering verbeteren.
• Daarnaast blijkt dat Nederlanders geen held zijn op het gebied van effectief interrumperen. Sterker nog: we zijn er heel slecht in. Hierdoor lopen vergaderingen uit. Duidelijke spelregels invoeren doet wonderen. Communiceer ook dat deze spelregels in het belang zijn van alle aanwezigen.
• Wanneer Hoorn interrumperen in cijfers uitdrukt komt hij tot de volgende verdeling:
- 25,4 procent van de respondenten scoort een dikke onvoldoende
- 28,3 procent scoort voldoende noch onvoldoende
- 27,2 procent scoort voldoende
-19,1 procent scoort goed
Causaliteit?
Is er sprake van causaliteit? Dat is niet gebleken uit Hoorns onderzoek. Een speculatieve uitspraak waar Hoorn zich wel aan durft te wagen is dat heldere en concrete informatie rondom doelstellingen, taken en acties beter uitwisselbaar is, ook tijdens vergaderingen. Willen we meer tijd winnen en meer projecten succesvol afronden dan is het dus naast het verbeteren van onze vergadergewoontes ook belangrijk dat we informatie rond taken tastbaar, inzichtelijk en deelbaar maken.
Taakmanagement kan concreter dan staat aangegeven. Er wordt voorbij gegaan aan de capaciteiten van een deelnemer. Behapbare brokken, concrete doelen het is allemaal waar, maar als iemand niet capabel is, dan stopt het toch echt c.q. wordt nooit de meest optimale uitkomst behaald.
Het is van belang dat een team elkaar aanvult en de juiste spelers worden samengevoegd. Pas dan ben je in staat het juiste resultaat neer te zetten. Daarnaast maak je het voor de deelnemers ook veel prettiger werken.
Helma heeft natuurlijk een punt. Met onvoldoende bekwame mensen in een bus word je nooit kampioen. Zelfs als mensen bekwaam zijn en er alles aan gedaan wordt om op basis van motivatie tot goede vergaderresultaten te komen is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over ''wat er als de afspraken niet gehonoreerd worden in de praktijk''.
Meestal wordt er niet meer gezegd dan ''de volgende keer niet meer doen...!'' of ''ik verwacht dat het de volgende keer beter is...!''.
Per saldo zijn wij in Nederland erg voorzichtig in het disciplinair handelen op momenten dat dit juist wel gevraagd wordt.
Naast de juiste kennis, vaardigheden en gedrag (competenties) of het nog verder moeten ontwikkelen is het m.i. noodzakelijk de motivaties en drijfveren van medewerkers te begrijpen.
Ik kan me wel vinden in het artikel en de gepresenteerde cijfers. Ik kan me ook zeker de voorstelling van mw. van Wanrooij indenken. Me dunkt, en ik heb daar eerder ook al eens onderzoek en artikelen aan gewijd, moeten we even een stapje terug.
Vaak ziet men dergelijke situaties ontstaan door plotse en ongebreidelde groei van een organisatie, of de afwezigheid van een duidelijke managments structuur of methodiek. Veel managers komen om in werkzaamheden en hebben botweg de tijd niet altijd bepaalde zaken, zoals meetings, goed voor te bereiden, ook al doen ze nog zo hun best daarvoor.
Verschillende malen hebben ze me wel eens om een oplossing gevraagd en telkens kwam ik tot twee hele eenvoudige oplossingen. Ik wil ze graag 'frank en vrij' aan u lezer[es] meegeven.
Clean desk policy.
Mensen vroegen mij laat in de middag, of aan het einde van mijn werkdag, waar al mijn papieren etc toch waren gebleven, omdat er niets meer op mijn bureau lag. Ik legde hen graag uit dat mapjes en mappen bijzonder handig waren en je zaken deed structureren. ook al ben je dat nog niet zo gewend.
jezelf verplichten papieren die je print, of aangereikt krijgt meteen te catalogiseren en ergens bij te voegen, dwingt je op een zachte manier te ordenen. Jezelf opleggen, lees goed, jezelf opleggen werkt veel beter dan het je op laten leggen, maar geeft je meteen ook een goed gevoel. Immers, als je aan het einde van de dag een net rijtje met mapjes ziet liggen en geen chaos, geeft je echt een heel leuk gevoel.
Je kunt mapjes heel eenvoudig stapelen en in een lade of kast plaatsen aan het einde van de dag. Je bent dan gedwongen de andere dag ze als eerste weer uit die lade of kast te nemen waardoor je sneller op gang gaat. Lezen met een kopje koffie terwijl de pc/laptop opstart geeft meteen een productief gevoel. Buiten dat zit er een veiligheids element aan, niemand zal snel iets van je bureau wegnemen en je bent er zelf de bazin/baas over.
Een tweede is een duidelijke organisatiestructuur. Ik heb voor veel verschillende grotere maar ook kleinere organisaties geacteerd. Je zag links en rechts vage managemnets structuren maar niet altijd een duidelijke lijn. Bij gebrek aan val ik dan persoonlijk graag terug naar de Prince2 principes. Men heeft me vrij vaak aangekeken volgens welke methodiek ik te werk placht te gaan.
Prince 2
Even voor de goede orde, ik roep hier even Prince 2 maar het kan om het even elke gelijkwaardige methodiek zijn. Het grappige van deze methodiek is dat het een 'kale neutrale standaard' is die heel makkelijk schaalbaar is. De benodigde documenten kunt u zo met een google van een internet plukken en u kunt het zo inrichten als u zelf wil.
Een tweede hele grappige hiervan is dat u, wanneer u hiertoe over gaat, gedwongen wordt op een uniforme wijze te werken. Zie dit dan ook op een speelse manier zodat je er ook snel de vruchten van plukt. Maakt u zich niet druk om 'aansluiting' van voorgaande manieren en wegen vs uw nieuwe methodiek.
Het oude zal zich langzaam maar zeker gewoon uit faseren en voor je het weet ben je volkomen in je nieuwe manier van werken op gegaan. Het mooie daarnaast is dat iedereen die het nog niet doet, jou zo bezig ziet en denkt, waarom niet? Het is handig en eenvoudig en het bespaard je erg veel tijd. Het is even wennen, maar dan krijg je er flink voor terug.
Vervolgens komen we dan bij het vergaderen. Zoals ik zei, ik gooide Prince 2 hier neer, als basis en voorbeeld. Er zit namelijk een pracht document [sjabloon] genaamd een Project Initiatie Document. [PID] Dit PID is een heerlijk document want je kunt de structuur en indeling volkomen naar je hand zetten.
Wijzig alle irrelevante uitingen in dat PID en je hebt plots een bijzonder prachtig en compleet vergader document. Enkele hele eenvoudige tips.
- Notulen
Deze moeten bereikbaar middels het intranet. Het bespaart echt tijd en papier. Een eenvoudige email aan de betrokkenen dat er een nieuwe versie staat is voldoende.
Structuur
- Er is een Leid[st]er nodig die de agenda bepaald. Ook de wijze van het plaatsen van onderwerpen op die agenda worden door deze bepaald. Criterium is altijd, gaat dit iedereen aan of slechts een select gremium? Indien dit laatste, zoek een andere manier.[PUNT!] In andere woorden wees hier rigide in.
- Tijd
Vooraf dient de tijd te worden bepaald die er bij benadering voor nodig is. Alleen agendapunten worden besproken. Urgenties kunnen altijd nog worden toegekend.
TIP! Voer afgehandelde agendapunten van de agenda af.
- Notuleren
Altijd een heikel punt. Bij toerbeurt? Waarom? De een kan dit nu eenmaal beter en sneller dan een ander. Spreek doch wel af wanneer wordt verwacht dat de nieuwe versie on line staat.
- Dictafoon
Besef eens wat een besparing de inzet van een dictafoon kan zijn. Hiervoor zijn vrijwel geen extra investeringen nodig maar levert enorme tijdwinst op. Een notuliste die een dictafoon afluistert is vele malen goedkoper dan een drukbezet manager. Denkt u daar maar eens over na.
Als het tijd is, is het tijd. Punten die niet konden worden besproken worden naar een volgende meeting doorgezet. Dat dwingt namelijk tot prioriteren.
Zo kunnen zaken helder en punctueel blijven en weet een ieder waar deze of gene aan toe is. Zoals eerder aangestipt. Is een punt voor een beperkt gremium? Behandel dit op een andere wijze. Wel van belang als onderdeel van.....? Vermeld dan de genomen acties en de uitkomsten/verwachting in de meeting. Dan ligt ook dit formeel vast.
- Respect
Dit laatste is een bijzonder punt voor een ieder natuurlijk. Behandel elkaar met respect maar zeker heb respect voor de meeting. Men kan natuurlijk wel eens te laat komen maar een meeting is een goede graadmeter voor de wijze waarop je met elkaar om gaat.
- Videoconferencing of telefoon conferencing
Beide uitstekende alternatieven. Ik heb nota genomen van wat tips in de zin van do's en don'ts gedurende videoconferencing.
Ik heb deze voor de Shell ontwikkeld en geďmplementeerd in den beginne. Ik moet u zeggen dat ik nog nooit iemand ben tegen gekomen die rare taal bezigde of plots vertrok naar een toilet.
Mocht u video of teleconferencen vanuit huis? Technisch is dit heel eenvoudig te realiseren, dan geloof ik niet at men zich te buiten zou gaan aan het doen van handelingen waarvan je weet dat anderen met je mee kunnen kijken.
Het is verrassend eenvoudig mits je maar even van tevoren bepaald hoe je het graag ingericht zou willen zien.
Er valt waarlijk nog flink winst te halen op dit vlak.
Dank voor jullie reacties! Het is inderdaad zo dat samenstelling van teams, drijfveren en vaardigheden medebepalend zijn.
Ik heb dit onderzoek uitgevoerd om de inhoud van onze trainingen (zie bijvoorbeeld: (Klik hier) te optimaliseren. Naast opdrachtgeverspecifieke casuďstiek constateer ik dat een aantal basisvaardigheden ontbreken.
Dit neemt niet weg dat programma's daarnaast natuurlijk worden aangevuld met de punten die jullie terecht ter sprake brengen!
Dank voor jullie input!
Hartelijke groet
Bas Hoorn
JohN
|
|
7
-
10
-
2010
|
11
:
54
uur
@Civile: over effectief communiceren gesproken. ''Ik kan me wel vinden in het artikel...''
Je pakt het artikel van Bas Hoorn gemakshalve even om je eigen verhaal omstandig te publiceren. Zonder inhoudelijk de punten van Bas verder uit te werken of aan te vullen ga je gewoon je eigen verhaal hier vertellen. Een egocentrische vorm van zelf profilering die de originele post in de schaduw zet. Bah, ga je eigen blog beginnen zou ik zeggen.
