8 september 2010 -
Iedere manager moet het vroeg of laat doen: een slecht nieuws gesprek voeren, slecht nieuws mededelen aan zijn team of vertellen dat de onderneming in een crisis beland is. Hoe brengt u dergelijk nieuws met zo weinig mogelijk stress? Management Today geeft elf tips.
1. Stel het niet uit
Hoe langer u wacht, hoe moeilijker het wordt en hoe meer geruchten de kans krijgen. Plan een bijeenkomst. Nu!
2. Relativeer
Stel uzelf even voor over drie maanden van nu. Wat bent u aan het doen? Hoe voelt u zich? Is er echt iets veranderd? Hoe moeilijk het gesprek ook is dat u moet gaan voeren, u zult het heus wel overleven.
3. Bereid u voor
Bedenk een gedetailleerd antwoord op elke mogelijke vraag die u gesteld kan gaan worden. Oefen deze antwoorden tot ze vloeiend uit uw mond komen.
4. Wees eerlijk
Eerlijkheid leidt tot betrokkenheid en dat is vooral in slechte tijden van groot belang.
5. Ga in gesprek
Zorg dat mensen zich gehoord voelen door te vragen naar hun zorgen. Luister zonder hen te onderbreken of te veroordelen, doe geen beloftes die u niet waar kunt maken en toon medeleven en begrip.
6. Blijf objectief
Blijf bij de feiten (‘je resultaten zijn vijftien procent slechter dan de doelstellingen’) en hou gemene of flauwe waardeoordelen (‘je bent lui’) en uw persoonlijke gevoelens (‘ik voel me in de steek gelaten’) voor u.
7. Reken af met ontkenning
Leg de situatie nogmaals uit in andere bewoordingen of op een andere toon. Blijft u gehoor ontkennen, dwing het dan om logisch na te denken door te vragen waarom ze de dingen anders zien dan u.
8. Blijf kalm
Ook als u persoonlijk aangevallen wordt. Onthoud: men is boos op de situatie, niet op u.
9. Zeg ook iets positiefs Slecht nieuws wordt vaak opgevat als persoonlijke kritiek. Herstel het evenwicht en vertrouwen door ook de goede dingen te benoemen (‘je hebt een geweldig gevoel voor humor/bent een doorzetter’).
10. Kijk vooruit
Of u er nu een coach voor in moet schakelen of iemand die kan helpen goede CV’s te schrijven, doe er alles aan om samen met uw team naar de toekomst te kijken.
11. Leef u in
Hoe vaker we slecht nieuws brengen, hoe meer we dat doen vanuit ons eigen perspectief. Probeer dat te voorkomen en leef u in in de ander. Bedenk welke eventuele voordelen er voor hem/haar/hen inzitten.
Alle punten (op punt 9 na) zijn echter ook van toepassing op een ... Goed nieuws gesprek! Het effect daarvan is zo ongeveer 'omgekeerd evenredig' aan het effect van een 'slecht nieuws gesprek'.
Beiden zijn van tijd tot tijd hard nodig, maar de praktijk wijst uit dat 'een goed nieuws gesprek' nog nauwelijk onderdeel uitmaakt van het managementjargon. De resultaten zijn hier te vinden: (Klik hier)
