6 februari 2009 -
Steeds meer zakenreizigers verruilen hun koffers en vliegtickets voor een videoconferencingstudio. The Regus Group meldde een toename van maar liefst 40 procent in het aantal boekingen voor videoconferencing nu bezuinigingen bedrijven dwingen om de manier waarop ze zaken doen te herzien.
"Gezien de moeilijke economische omstandigheden verwachten we dat het aantal zakenreizen verder zal afnemen," aldus Mark Dixon, algemeen directeur van The Regus Group. "De kwaliteit van de beschikbare virtuele middelen is de afgelopen jaren enorm toegenomen; ik kan me niet voorstellen dat een bedrijf nog terug wil naar de oude manier van vergaderen."
Doorslaggevend jaar
2009 wordt een doorslaggevend jaar voor bedrijven, aangezien de greep van de wereldwijde recessie nog niet zal verslappen. Om te kunnen overleven zullen bedrijven elk proces en elke procedure nauwgezet moeten herzien. Dixon verwacht dat dit het jaar zou kunnen zijn waarin bedrijven er eindelijk toe besluiten toepassingen en technologieën te omarmen die zich al enige tijd aandienden om zo te komen tot een hogere productiviteit en lagere operationele kosten.
Besparing
Volgens de berekening van Regus resulteert een videoconferentie tot een gemiddelde besparing van 75 procent op het zakelijk reisverkeer, en elimineert het de ongemakken van het heen en weer reizen. Dixon wijst tevens op de voordelen van het virtueel vergaderen voor het milieu, met name wanneer hierdoor het reizen per vliegtuig kan worden vermeden. "Vergaderen op afstand maakt een efficiënte samenwerking mogelijk tussen collega's die zich op verschillende locaties bevinden en elimineert de ongemakken en hoge reiskosten," voegt Dixon toe. "Bedrijven kunnen daarnaast een bijdrage leveren aan het behoud van het milieu door over te stappen op videoconferencing - dankzij de verminderde uitstoot van CO2 , een lager brandstofverbruik en minder verkeersopstoppingen is videoconferencing een groenere manier van werken."
De toename is niet verwonderlijk. Met videoconferentie kan inderdaad een behoorlijke afstand overbrugd worden zonder daarvoor te reizen, daarnaast is het mogelijk om beeld en data tegelijkertijd te delen, dus er kan ook intensief samen gewerkt worden aan projecten. (Ik weet niet of Regus die service ook biedt, maar met de meeste professionele systemen zoals van LifeSize en Polycom is dit mogelijk).
De beschikbaarheid van videoconferentie in bijvoorbeeld de Regus kantoren wordt steeds algemener geaccepteerd, het is eenvoudig te boeken en het is vrijwel direct toegankelijk, veel organisaties weten de weg om partijen naar de dichtsbijzijnde gelegenheid te sturen. Van Regus naar Regus is vaak veel korter, goedkoper en sneller dan van eigen kantoor naar buitenlands kantoor. Zelfs binnen Nederland wordt er al geboekt.
Bovendien wordt de beschikbaarheid van systemen overal een stuk beter, temeer omdat professionele systemen al beschikbaar zijn vanaf ongeveer 3.000 euro, realistisch gezien zijn de totale kosten per systeem gedurende drie jaar 6.000 euro, inclusief alle bijkomende kosten. Het spreekt voor zich dat dit de toekomst heeft.
In mijn loopbaan heb ik in bijzonder brede zin bij een multinational hier in Nederland, kennis gemaakt en het technische onderhoud gedaan van video conferencing rooms. [VCR] Wat mij hier erg verbaasde was dat men toch nog steeds erg veel reisden terwijl je eigenlijk wist dat veel van die reizen evengoed door een VCR had kunnen worden gedaan.
Het verbaasd me dan ook geenszins dat dit, door de huidige malaise eigenlijk is herontdekt. Ik pleit er zelf dan ook al jaren voor dat thuiswerkers dan ook dit instrument vaker gebruiken om visueel contact te houden met de zaak.
De technieken zijn er, de software, de hardware en als we de lijn doortrekken dan levert het gebruik van video conferencing elke organisatie grote besparingen op. Wat te denken van flexibeler werken en zo de spits omzeilen?
Ik pleit hier dan ook zeker voor het meer en vaker inzetten van VCR als zakelijk instrument. Het levert namelijk aan alle kanten besparingen op, als men er even over na denkt.
In het zakenwereldje draait het grotendeels toch om wat voor product / dienst je te bieden. Het heeft meer zin te investeren in je bedrijf dan in dure business class vliegtickets en luxe zaken hotels. Ik zie wel een trend dat vakbeurzen drukker worden en hier meerdere afspraken / vluchtige gesprekken plaatsvinden (een soort twitteren maar dan live op de werkvloer).
