Zes manieren om van elke vergadering een productieve te maken
5 september 2016 -
Tijd is kostbaar: eenmaal verspild, krijgt u die uren en minuten nooit terug. Het is dus nogal frustrerend om te beseffen hoeveel tijd er verloren gaan met slechte vergaderingen. Daarom presenteert Entrepreneur.com zes manieren om goede vergaderingen te organiseren.
Stuur de agenda van te voren rond
Stel deelnemers van de tevoren op de hoogte van de vergaderonderwerpen. Doe dit minstens 24 uur van tevoren zodat iedereen de kans heeft zich te verdiepen in de onderwerpen en zich goed voor te bereiden.
Begin op tijd
Als u niet op tijd begint, is de kans levensgroot dat u ook niet op tijd klaar bent. Daardoor kan de volgende bijeenkomst ook niet op tijd beginnen en voor u het weet loopt uw hele dag in het honderd.
Nodig de juiste deelnemers uit
Nodig niet klakkeloos iedereen uit, maar denk goed na wie waarom aanwezig zou moeten zijn. Elke deelnemer moet een duidelijke rol en een reden om aanwezig te zijn hebben.
Let op de lengte
Een goede vergadering is niet te kort en zeker niet te lang. Heeft u de noodzakelijke knopen doorgehakt? Beëindig de vergadering dan. Ook als u nog een half uur over heeft.
Geef elke vergadering een ‘parkeerplaats’
Wat doet u als u tijdens een vergadering in een discussie belandt die niets te maken heeft met het onderwerp maar zeker de moeite waard is? Zet het idee op de ‘parkeerplaats’ en beleg er een nieuwe vergadering over.
Eindig altijd met duidelijke actiepunten
Vat aan het eind van de vergadering de actiepunten samen en wijs iemand aan die verantwoordelijk is voor de uitvoering. Doet u dat niet, dan vergadert u de volgende keer over exact hetzelfde onderwerp.
