zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
nieuws
 

Zeven tips voor een effectieve vergadering

31 augustus 2009 - Het blijft de gemoederen bezig houden: die oh zo noodzakelijke, maar vaak ook oh zo tijdrovende vergaderingen. Hoe benut u vergadertijd zo efficiënt mogelijk? Dustin Dumas Weeks geeft op Examiner.com haar zeven tips.

1. Zorg voor een agenda


Het doel van een vergaderagenda is tweeledig. Een: hij geeft de deelnemers houvast en twee: mensen kunnen zich voorbereiden. Het is ook slim om de uitnodiging niet via de mail te versturen maar op het interne netwerk te zetten, bijvoorbeeld middels gedeelde documenten. Dan kunnen de deelnemers eventueel veranderingen aanbrengen en zich al tijdens de voorbereiding actief met de agendapunten bezig houden.

2. Begin op tijd
Te laat komen werpt een smet op de rest van de vergadering en is helemaal niet nodig. Iedereen heeft tegenwoordig elektronische geheugensteuntjes die waarschuwen dat een vergadering gaat beginnen. Denk aan Outlook, online agenda’s, telefoonagenda’s. Stel een reminder in op de dag van tevoren en eentje een half uur voordat de vergadering begint zodat u nog even de puntjes op de i kunt zetten. Vertrouw nooit alleen op de standaard reminder die tien minuten voor aanvang klinkt, dan hebt u niet meer genoeg tijd om u voor te bereiden. 

3. Stel een vaste begin- en eindtijd in

De meeste vergaderingen hebben wel een duidelijk aanvangstijdstip, maar geen eindtijd. Als de deelnemers weten dat ze hun tijd goed moeten gebruiken, houden ze zich beter aan de agenda en hakken ze sneller knopen door. Een goede manier daarvoor is ook om van te voren (al in de uitnodiging) per agendapunt het aantal minuten vast te stellen dat eraan besteed mag worden. 

4. Zet telefoons en PDA’s uit

Dit lijkt voor de hand te liggen maar er zijn nog steeds genoeg mensen die nog geen uur zonder hun mobiel kunnen. Sommigen gaan zelfs gewoon bellen of sms’en tijdens een vergadering. Het enige excuus om uw mobiel aan te laten is als uw kind op het punt staat geboren te worden of als u ander, net zulk belangrijk, nieuws verwacht. 

5. Wijk niet af van de agenda

Agenda’s en tijdlimieten per onderwerp zijn natuurlijk volkomen zinloos als de deelnemers ervan af gaan wijken. Houd u aan de agenda, hoe verleidelijk het ook is om ‘eventjes’ verder te praten over een aanverwant onderwerp. Dit duurt echter altijd langer dan u denkt en verstoort uw concentratie. 

6. Gebruik desnoods een timer

Sommige mensen zijn van nature breedsprakig en zelfs de best voorbereide vergadering kan uit de hand lopen als niemand de tijd in de gaten houdt. Gebruik een timer om iedereen bij de les te houden en wijs eventueel iemand aan om de tijd daadwerkelijk in de gaten te houden. 

7. Plan iets direct na de vergadering

Een goede manier om de vergadering binnen de tijd af te wikkelen is om direct daarna iets belangrijks te plannen, bij voorkeur iets waar iedereen graag naar toe wil, zoals de wekelijkse vrijdagmiddagborrel.

 
 Doorsturen   2 reacties  

 

Laatste nieuws

 Een op de vier bedrijven niet bezig met klimaat en duurzaamheid
 Gen-Z’ers en Millennials zouden van baan veranderen voor bedrijf dat beter aansluit bij waarden
 Duurzaamheidsmanagement steeds belangrijker voor moderne bedrijven
 

Gerelateerde nieuwsitems

 'Blackberry en iPhone schaden bedrijfsbelangen'
 Waarom we alleen horen wat we willen horen
 Manager verspilt vijf uur per week aan vergaderingen plannen
 Manipulatie troef tijdens vergadering
 
 
reacties
 
RV  |   | 
2-09-2009
 | 
20:16 uur
8. Maximale vergaderduur 60 minuten
De rest bespreek je maar met elkaar onderling in je eigen tijd :-)

9. Plas en rookpauze na 30 minuten.

10. Zorg ervoor dan de agenda voor ALLE aanwezigen interresant is en van toepassing.
Icnivad  |   | 
4-09-2009
 | 
08:31 uur
11. Probeer wanneer mogelijk van die verplichte vergaderdrift af te komen, vraag medewerkers agenda punten in te brengen. Geen punten = geen vergadering.

12. Pleeg meer onderling 1:1 overleg, laat de emailbox voor wat hij is, deze wordt teveel voor cover-my-ass gebruikt .

13. Maak zoveel mogelijk hamerstukken, wat niet tijdens de vergadering wordt besloten móet in de volgende worden besloten.

14. Vermijdt algemene regelgeving, regelgeving wijst op laf management.

etc..

REAGEREN

Naam:
Emailadres:
URL: (niet verplicht) http:// 
 
Reactie/Opmerking:
Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
 
Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
Pas op met het snijden in de kosten als ondernemer
reacties
Top tien arbeidsmarktontwikkelingen 2022 (1) 
‘Ben jij een workaholic?’ (1) 
Een op de vier bedrijven niet bezig met klimaat en duurzaamheid (3) 
Eén op zeven Nederlanders staat niet achter aanbod van hun organisatie  (1) 
Drie manieren om te reageren op onterechte kritiek (1) 
Een cyber-survivalgids voor managers: hoe ga je om met cyberaanvallen?  (1) 
Mind your data (1) 
top10