23 juni 2009 -
E-mail verbetert de communicatie en samenwerking maar kan ook tot miscommunicatie en misverstanden leiden. We hebben ze allemaal gekregen – en verzonden: inhoudsloze e-mails, e-mails die bedoeld zijn voor iemand anders en e-mails waar we niks van snappen. En dan zijn er nog de e-mailberichten die nooit geopend worden.
Business Week komt met tien tips voor effectieve e-mails.
1. Vul het adres als laatste in Als het e-mailadres al ingetypt is, is het maar al te gemakkelijk om een e-mail te verzenden die nog niet af is of die nog niet gecontroleerd is.
2. Vergeet de bijlage niet
Het maakt geen goede indruk als een e-mail waarin u melding maakt van een bijlage, helemaal geen bijlage bevat.
3. Benoem het onderwerp
Voorzie de onderwerpregel van een tekst die op een passende, heldere manier de aandacht grijpt. Wees kort, krachtig en specifiek. Grappige, lieve of mysterieuze onderwerpregels komen niet professioneel over.
4. Kies uw ontvangers met zorg
Druk niet zomaar op de ‘reply to all’ knop. Ga in de schoenen van de mogelijke ontvangers staan en bepaal wie de informatie écht nodig heeft. Iedereen lijdt onder informatie-overload, doe mensen een plezier en draag er niet aan bij.
5. Zorg voor overzicht Lange e-mails nodigen niet uit tot lezen en leiden daardoor niet altijd tot de gewenste respons. Heeft u toch een heel verhaal te vertellen, deel het dan op in alinea’s en maak gebruik van opsommingstekens.
6. Geef een reden om in actie te komen
Stel open vragen en stel specifieke deadlines.
7. Ga in gesprek Als er een vraag gesteld wordt die om uitleg vraagt of waardoor het bericht een dringendere lading krijgt, stuur dan niet nog een e-mail maar vervolg de dialoog face tot face of via de telefoon.
8. Controleer
Gebruik altijd de spellingchecker, en lees uw e-mail nog eens goed door voor u op de verzendknop drukt.
9. Laat ze niet wachten
Reageer binnen 24 uur. Als u meer tijd nodig hebt om iets uit te zoeken of om actie te ondernemen, stuur dan een mailtje waarin u laat weten dat u het bericht ontvangen hebt, wat uw volgende stap is en wanneer u erop terugkomt.
10. Blijf van de Caps Lock knop af
ALS U ALLES IN HOOFDLETTERS SCHRIJFT, LIJKT HET OF U AAN HET SCHREEUWEN BENT. Dat roept irritatie of andere ongewenste reacties op. Maak woorden liever vet, schuin of gebruik een andere kleur om ze te benadrukken.
Het is me uit het hart gegrepen! Hooguit nog één aanvulling: doe niet mee aan Operatie 'Information Overload'. Alleen relevante dingen sturen aan mensen die daar wat mee moeten of kunnen. (Trap ik nu in mijn eigen valkuil?)
Ron Ladage
|
|
23
-
06
-
2009
|
09
:
26
uur
Vooral regel 5 is een hele goede, dit geldt niet alleen voor e-mails, maar zeker ook wanneer je een artikel publiceerd.
Maar misschien heeft u dit wel zo gedaan om te kijken of het iemand opvalt, wanneer er een fout geschreven woord in staat.
Dus wie ziet de fout?
trudis
|
|
23
-
06
-
2009
|
14
:
16
uur
publiceerd MOET ZIJN publiceert!
Marcel
|
|
23
-
06
-
2009
|
15
:
24
uur
@Ron: Ik zie 2 fouten: 1 in het artikel, 1 in jouw reactie.
1. ''face tot face'' zou ik schrijven als ''face-to-face''.
2. ''... publiceerd.'' zou ik schrijven als ''... publiceert.'' (tegenwoordige tijd actief).
Groet,
Marcel
Ron Ladage
|
|
23
-
06
-
2009
|
20
:
30
uur
Prima Marcel en Trudis jullie zijn geslaagd, daar deed ik het voor, je ziet dat reclame technisch daar ook mee te scoren is. Het gevaar van typen op de computer is de snelheid die je met het typen maakt.
Vandaar dat het in e-mails zo vaak voor komt.
Veel mensen reageren vaak direct en impusief op een e-mailbericht. Ook is het niet handig om te reageren als je wat alcohol op hebt. Deze worden over het algemeen 's avonds laat of zelfs 's nachts verzonden. Dat leidt vaak tot veel heftigere reacties dan je eigenlijk zou willen. In sommige gevallen kun je dan beter even wachten met reageren. Zo voorkom je emotionele ontladingen die je niet meer kunt terugdraaien. En bedenk altijd dat een e-mail niet meer terug te draaien is en tegen je gebruikt kan worden. Denk dus goed na voor je hem verzend!
Veel mensen beschouwen e-mail nog altijd als een extra communicatiemiddel en niet als vervanging van geschreven post, terwijl het dat toch vaker is. Vacatures worden momenteel vooral digitaal en niet per brief afgehandeld.
Desondanks heeft e-mail (nog) niet de status van geschreven post, daar waar men een brief aan iemand anders nooit zou lezen, is bij e-mail die drempel veel lager. Ook is het zo dat op brieven bijna altijd gereageerd wordt terwijl je bij e-mails een hoog percentage van niet gelezen of in ieder geval niet beantwoord tegenkomt. Natuurlijk is er nog altijd het gemis van even laten aantekenen bij een brief t.o.v. een e-mail.
Een reactie op het bericht van Paul Logemann, het is net de e-mail die je in tegenstelling tot een brief nog kan terugdraaien c.q. verwijderen!
