25 februari 2009 -
Bedrijven ontvangen en versturen facturen nog steeds massaal per post. Ook verwerken veel bedrijven facturen nog handmatig. Staatsecretaris De Jager van financiën wil het digitaal factureren stimuleren en stelde onlangs een versoepeling van de regels voor, onder andere het niet langer verplicht stellen van de elektronische handtekening.
Bedrijfssoftware-leverancier IBS: "Zie elektronisch factureren als een aspect van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Als iedereen klein begint, zowel verzenders als ontvangers, dan wordt de digitale stroom vanzelf groter en profiteren we uiteindelijk allemaal van kostenbesparingen." Dat kan, want door de nieuwe regels is ook een klein aantal digitale facturen te accepteren. Voorlopig volstaat printen en archiveren.
Elektronische handtekening
Zowel verzender als ontvanger moesten de elektronische factuur inclusief elektronische handtekening opslaan en bewaren. Door een elektronische handtekening kan worden gecontroleerd of de verzender van een document echt degene is die op het document staat. De verzender kan – zeker als het een groot bedrijf is – die techniek gemakkelijk regelen. Maar, merkt Robert-Jan Vonk, Manager Products & Development bij IBS in de praktijk: de ontvanger, die wellicht slechts van één of enkele leveranciers een elektronische factuur ontvangt, zag al die rompslomp voor die paar facturen vaak helemaal niet zitten met als gevolg dat hij geen toestemming gaf. En die toestemming is en blijft een vereiste. Overigens stelt de staatssecretaris wel dat de ontvanger geacht wordt te accepteren zodra hij een factuur betaalt.
Echtheid
Is het op termijn verstandig om de elektronische handtekening niet te gebruiken? Niet per se. Weliswaar verlangt de Belastingdienst het niet als bewijs van integriteit, maar er zijn ook nog andere situaties denkbaar waarin zo’n bewijs van belang is. Een factuur is tenslotte een document met juridische aspecten, ook los van de Belastingdienst. Een papieren factuur kan ook nagemaakt worden. Maar digitale technieken en internet maken dit gemakkelijker en grootschaliger. Waardoor de impact van vervalsing snel veel groter is.
Digitaal factureren scheelt geld
De ontvanger kan de methode van elektronisch factureren gemakkelijker accepteren, uitprinten en in een map stoppen. Bij weinig elektronische facturen, zijn deze kosten geringer dan de kosten van het inrichten van een elektronisch archief. Voor verzenders geldt nu de digitale handtekening is vervallen dat vrijwel iedereen zonder investering de factuur als pdf in een e-mail kan verzenden. En zijn er dus bij een klein volume al besparingen mogelijk. Dit scheelt porti en geld dat is gemoeid met wachten op geld van de afnemers, die de facturen nu sneller ontvangen. In deze tijden belangrijker dan ooit!
Klein beginnen is het devies Ook voor veel kleine ondernemers zal het nu aantrekkelijk worden om gewoon per e-mail te factureren. Het zal gemakkelijker worden, gewoner, en de maatregel van de staatssecretaris zal inderdaad leiden tot meer acceptatie. Vonk voorspelt dat de papieren factuur beetje bij beetje zal verdwijnen: "Zie het als een aspect van maatschappelijk verantwoord ondernemen, als iedereen klein begint, zowel factuurverzenders als ontvangers, dan wordt de digitale stroom vanzelf groter, en profiteren we uiteindelijk allemaal van de kostenbesparingen." Hier vindt u praktische tips om facturen te digitaliseren.
